Zásady ochrany osobních údajů Talentpilot

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto zásady ochrany osobních údajů vydává společnost explore & beyond s.r.o., se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČO 09525602, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 337604 (dále také „my“, „nás“ nebo „naše“). Veškeré naše produkty, služby, webové stránky a aplikace, zejména náš produkt „Talentpilot“, v těchto zásadách souhrnně označujeme jako „Služby“.

1.2 Respektujeme potřebu soukromí a ochrany informací osobní povahy, mimo jiné veškerých osobních údajů.

Pro účely těchto zásad se osobními údaji rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor, nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby („Osobní údaje“).

1.3 Osobní údaje vždy zpracováváme v souladu s těmito zásadami a platnými právními předpisy, například nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).

1.4 Tyto zásady vysvětlují, jak Osobní údaje shromažďujeme, používáme a chráníme a jaká práva vám náleží.

1.5 Jako správce jednáme, pokud určujeme účely a podstatné prostředky zpracování Osobních údajů, mimo jiné pro naše vlastní webové stránky, správu našeho podnikání a případně Služby poskytované přímo pro osobní potřebu. Pokud Osobní údaje zpracováváme jménem zákazníka využívajícího Služby („Zákazník“), jednáme jako zpracovatel nebo další zpracovatel na základě doložených pokynů a příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů. Toto zpracování je vysvětleno v informacích o ochraně osobních údajů příslušného správce.

2. Kategorie Osobních údajů

2.1 V závislosti na využívaných Službách a vašem kontaktu s námi můžeme zpracovávat:

• Identifikační a kontaktní údaje a údaje o účtu, včetně jmen, kontaktních údajů, identifikátorů účtů a fakturačních a transakčních záznamů.
• Profesní a organizační informace, včetně životopisů, vzdělání, pracovních zkušeností, kvalifikace, rolí a vztahů v týmu.
• Informace o dovednostech a hodnocení, včetně kompetencí, preferencí, motivací, odpovědí a výsledků osobnostních hodnocení, hodnocení pracovní kultury a dalších hodnocení.
• Obsah a komunikaci, včetně nahraných dokumentů, zpráv, zadání pro AI, obrázků, přepisů a zvukových záznamů či videozáznamů, pokud je využívána příslušná funkce.
• Informace o rozvoji a koučování, včetně cílů, rozhovorů, zpětné vazby, plánů a pokroku.
• Vygenerované výsledky a informace o pracovních postupech, včetně shrnutí, skóre, pořadí, doporučení, shody s pracovními rolemi, stavu přihlášek a úkonů provedených prostřednictvím Služeb.
• Technické údaje a údaje o používání, včetně IP adres, informací o zařízení a prohlížeči, identifikátorů relací, přístupových protokolů a záznamů o činnosti.

2.2 Tyto kategorie zahrnují informace poskytnuté vámi nebo Zákazníkem, obsažené v nahraných materiálech či hodnoceních třetích stran nebo vygenerované prostřednictvím Služeb. Takové materiály a výsledky mohou rovněž obsahovat nebo odhalovat citlivé Osobní údaje, například údaje o zdravotním stavu, nebo informace o odsouzeních v trestních věcech a trestných činech.

3. Účely zpracování Osobních údajů a doba uchovávání

3.1 Osobní údaje získáváme, shromažďujeme a zpracováváme, když:

• zadáváte Osobní údaje do našich Služeb (například vyplňujete formuláře, nahráváte životopis apod.)
• obdržíme vaše Osobní údaje od Zákazníka, který jedná jako správce vašich osobních údajů (v takovém případě jsme zpracovatelem Osobních údajů) nebo jako zpracovatel (v takovém případě jsme dalším zpracovatelem Osobních údajů)

3.2 Pokud jednáme jako správce, zpracováváme Osobní údaje pro následující účely:

• Poskytování vámi požadovaných Služeb, včetně osobního koučování, a správa vašeho účtu, podpory a plateb, pokud je to nezbytné pro plnění naší smlouvy s vámi nebo pro provedení opatření na vaši žádost před jejím uzavřením.
• Správa obchodních vztahů, vyřizování dotazů a zajišťování bezpečnosti a spolehlivosti našich Služeb na základě našich oprávněných zájmů na provozování a ochraně našeho podnikání, ledaže nad těmito zájmy převažují vaše práva a zájmy.
• Plnění právních povinností, včetně příslušných účetních a daňových požadavků.
• Určení, výkon nebo obhajoba právních nároků na základě našeho oprávněného zájmu na ochraně našich práv.

Pokud zpracování vyžaduje souhlas, vysvětlíme příslušný účel a souhlas získáme samostatně.

3.3 S vaším souhlasem můžeme uchovávat váš profil uchazeče, abychom vás mohli kontaktovat ohledně obdobných pracovních příležitostí v rozsahu tohoto souhlasu, a to nejdéle po dobu tří let ode dne jeho udělení. Souhlas můžete kdykoli odvolat; poté přestaneme vaše údaje k tomuto účelu používat.

3.4 Můžeme zpracovávat ověřovací informace, včetně videozáznamů, za účelem kontroly dodržování podmínek používání, včetně kontrol proti podvádění. Uchováváme je pouze po dobu nezbytnou k ověření, nejdéle však tři měsíce od jejich získání. Pokud jednáme jako správce, opíráme se o náš oprávněný zájem na ochraně integrity Služeb, ledaže nad tímto zájmem převažují vaše práva a zájmy.

3.5 Údaje související se Službami jsou uchovávány a mazány podle příslušné smlouvy a smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA), včetně jejich ustanovení o vyzvednutí údajů a mazání záloh. Výše uvedené lhůty neprodlužují žádnou dřívější lhůtu pro výmaz stanovenou těmito dokumenty nebo platnými právními předpisy. Záznamy, které vedeme pro správu vlastního podnikání, uchováváme jen po dobu nezbytnou pro příslušný účel, mimo jiné s ohledem na příslušné účetní požadavky a promlčecí lhůty právních nároků.

3.6 Agenty AI a modely třetích stran používáme ke zpracování Osobních údajů pouze za účelem poskytování, podpory, údržby a zabezpečení Služeb, včetně vytváření výsledků a kontroly kvality Služeb poskytovaných vám nebo Zákazníkovi. Zpracování jménem Zákazníka se řídí jeho doloženými pokyny a příslušnou DPA.

Osobní údaje v nahraných materiálech, zadáních, výstupech ani protokolech nepoužíváme k trénování, dolaďování či opětovnému trénování modelů, ledaže je to samostatně písemně dohodnuto se Zákazníkem, nebo s vámi v případě Služeb poskytovaných přímo pro osobní potřebu, a povoleno platnými právními předpisy. Dodržování stejného omezení vyžadujeme i od poskytovatelů, kteří pro nás tyto údaje zpracovávají. Na údaje z rozhraní Google Workspace API se vztahují dodatečná omezení uvedená v článku 5.2.

3.7 V závislosti na využívaných funkcích mohou Služby analyzovat profesní informace, dovednosti, výsledky hodnocení a další relevantní vstupy za účelem vytváření profilů, skóre, pořadí a doporučení. Ty mohou ovlivňovat příležitosti v oblasti náboru, rozvoje a interní mobility.

Podle GDPR je plně automatizované rozhodnutí, které má pro vás právní účinky nebo se vás jinak významně dotýká, přípustné pouze tehdy, je-li nezbytné pro uzavření či plnění smlouvy s vámi, povoleno platným právem nebo založeno na vašem výslovném souhlasu, a to při dodržení požadovaných záruk. V příslušných případech můžete požadovat lidský zásah, vyjádřit své stanovisko a rozhodnutí napadnout.

Příslušný správce musí vysvětlit rozhodovací proces, jeho hlavní faktory a pravděpodobné důsledky a způsob uplatnění vašich práv. Pokud jednáme jako správce, poskytujeme tyto informace a vyřizujeme žádosti; pokud jednáme jako zpracovatel, pomáháme příslušnému správci podle DPA. Můžete nás kontaktovat na adrese dpo@talentpilot.com.

3.8 Naše standardní Služby nevyžadují zvláštní kategorie Osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu. Tyto údaje však mohou být obsaženy v informacích, které Zákazníci nebo uživatelé poskytují prostřednictvím Služeb, nebo mohou být odhaleny ve výsledcích z nich vygenerovaných. Tyto údaje i údaje týkající se odsouzení v trestních věcech a trestných činů zpracováváme pouze v rozsahu dovoleném platnými předpisy o ochraně osobních údajů, a pokud jednáme jménem Zákazníka, podle příslušné DPA.

4. Předávání Osobních údajů

4.1 My i naši poskytovatelé služeb můžeme Osobní údaje zpracovávat mimo vaši zemi. Pokud Osobní údaje předáváme mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), a to i prostřednictvím vzdáleného přístupu ze zemí mimo EHP, opíráme se o příslušné rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo o vhodné záruky, například standardní smluvní doložky Evropské komise, spolu s případným požadovaným posouzením předávání a doplňkovými opatřeními.

U Osobních údajů zpracovávaných jménem Zákazníka vyžaduje předávání a přístup ze zemí mimo EHP rovněž předchozí písemný souhlas stanovený v příslušné DPA.

O informace o tomto předávání a kopii příslušných záruk můžete požádat na adrese dpo@talentpilot.com.

5. Zpřístupňování Osobních údajů

5.1 Je-li to nezbytné pro účely popsané v těchto zásadách, můžeme Osobní údaje zpřístupnit:

• Příslušnému Zákazníkovi a jeho oprávněným uživatelům, pokud se účastníte náboru nebo jiných organizačních postupů tohoto Zákazníka, v souladu s příslušnými přístupovými oprávněními.
• Poskytovatelům služeb zajišťujícím hosting, zpracování pomocí AI, komunikaci, zákaznickou podporu, analytiku, bezpečnost a zpracování plateb.
• Odborným poradcům, soudům, dozorovým a jiným orgánům, je-li to nezbytné pro odborné poradenství, plnění právních povinností, právní nároky nebo ochranu bezpečnosti Služeb.
• Stranám a poradcům zapojeným do navrhované nebo uskutečněné fúze, akvizice či prodeje našeho podnikání, při zachování vhodných záruk důvěrnosti.

Zpřístupňování Osobních údajů zpracovávaných jménem Zákazníka se nadále řídí příslušnou DPA. Náš seznam dalších zpracovatelů uvádí poskytovatele zapojené do tohoto zpracování; jejich zapojení a nahrazování se řídí DPA.

5.2 Údaje z Google Workspace API a služby AI

Pokud připojíte svůj účet Google, používáme údaje získané prostřednictvím rozhraní Google Workspace API, včetně odvozených údajů, pouze k poskytování, podpoře a zabezpečení uživatelských funkcí, které povolíte, například plánování pohovorů, komunikace s uchazeči a vytváření shrnutí. Zpracování jménem Zákazníka se nadále řídí jeho doloženými pokyny a příslušnou DPA.

Pro tuto integraci používáme Google Cloud Vertex AI / Gemini jako spravovanou službu AI. Nepoužíváme pro ni vlastní interní model, model provozovaný na vlastní infrastruktuře ani offline model. Tyto údaje neprodáváme, nepoužíváme k reklamním účelům ani je nepoužíváme či nedovolujeme poskytovatelům používat k trénování, dolaďování nebo opětovnému trénování modelů AI pro obecné účely či modelů strojového učení.

Naše používání a sdílení těchto údajů je v souladu se zásadami Google API Services pro uživatelská data a se zásadami Google Workspace pro uživatelská data a vývojáře, včetně jejich požadavků na omezené použití (Limited Use). Přístup fyzických osob a předávání údajů jsou omezeny na případy dovolené těmito zásadami. Jakékoli předání v rámci fúze, akvizice nebo prodeje aktiv vyžaduje váš předchozí výslovný souhlas.

Přístup můžete odvolat v nastavení oprávnění svého účtu Google nebo, je-li tato možnost dostupná, odpojením integrace v Talentpilot. Odvolání přístupu automaticky nevymaže již získané údaje; jejich uchovávání a výmaz se řídí článkem 3.

6. Zabezpečení

6.1 Udržujeme technická a organizační opatření odpovídající rizikům zpracování Osobních údajů. Patří mezi ně řízení přístupu, šifrování uložených údajů i údajů při přenosu přes veřejné sítě, vedení bezpečnostních protokolů, správa zranitelností, zálohování a postupy reakce na incidenty. Přístup je omezen na oprávněné pracovníky a poskytovatele, kteří jej potřebují k dovoleným účelům a jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

6.2 Jsme držiteli certifikace ISO/IEC 27001, která se vztahuje na Talentpilot. Pokud Osobní údaje zpracováváme jménem Zákazníka, jsou naše bezpečnostní povinnosti dále popsány v příslušné DPA.

6.3 Uchovávejte prosím přihlašovací údaje ke svému účtu v tajnosti. Žádný systém ani způsob přenosu či ukládání údajů není zcela bezpečný.

6.4 Pokud se dozvíme o porušení zabezpečení Osobních údajů, které se týká údajů zpracovávaných jménem Zákazníka, oznámíme to tomuto Zákazníkovi bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin, v souladu s příslušnou DPA.

Pokud jednáme jako správce, ohlásíme porušení příslušnému dozorovému úřadu bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvíme, ledaže je nepravděpodobné, že by představovalo riziko pro práva a svobody fyzických osob. Je-li pravděpodobné, že porušení představuje vysoké riziko pro dotčené osoby, oznámíme je bez zbytečného odkladu i jim, s výhradou výjimek podle článku 34 GDPR.

7. Vaše práva

7.1 Za podmínek stanovených platnými předpisy o ochraně osobních údajů máte právo:

• Na přístup ke svým Osobním údajům a na získání jejich kopie a informací o jejich zpracování.
• Na opravu nepřesných Osobních údajů a doplnění neúplných údajů.
• Požadovat výmaz svých Osobních údajů nebo omezení zpracování.
• Vznést z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech nebo na plnění úkolu ve veřejném zájmu a kdykoli vznést námitku proti přímému marketingu.
• Získat Osobní údaje, které jste poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud se zpracování provádí automatizovaně a je založeno na souhlasu nebo smlouvě s vámi, a na jejich přímé předání jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
• Kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• Uplatnit práva týkající se automatizovaného rozhodování popsaná v článku 3.7.

Vyřizování žádostí je zpravidla bezplatné. Je-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo odmítnout jednat v rozsahu dovoleném platnými právními předpisy.

7.2 Chcete-li uplatnit svá práva nebo se zeptat na naše zpracování Osobních údajů, kontaktujte nás na adrese dpo@talentpilot.com.

Pokud jednáme jako správce, odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Je-li to nezbytné s ohledem na složitost nebo počet žádostí, můžeme tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; prodloužení vám odůvodníme během původní měsíční lhůty. Máme-li důvodné pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme si vyžádat informace nezbytné k jejímu ověření.

Pokud zpracováváme údaje jménem Zákazníka, předáme mu žádosti týkající se těchto údajů bez zbytečného odkladu a poskytneme příslušnému správci součinnost podle příslušné DPA.

7.3 Můžete podat stížnost u kteréhokoli příslušného dozorového úřadu.

8. Průzkumy a reference

8.1 Účast v našich průzkumech o vašich zkušenostech se Službami je dobrovolná. Odpovědi a případné kontaktní či profesní údaje, které se rozhodnete poskytnout, používáme k porozumění spokojenosti uživatelů a ke zlepšování Služeb na základě našeho oprávněného zájmu na získávání zpětné vazby, ledaže nad tímto zájmem převažují vaše práva a zájmy. Výsledky průzkumu vám zašleme pouze na vaši žádost.

8.2 Reference nebo citace, které s námi sdílíte prostřednictvím průzkumů, můžeme zveřejnit. O jejich opravu či odstranění můžete požádat na adrese hello@talentpilot.com.

9. Závěrečná ustanovení

9.1 Naše Služby mohou obsahovat odkazy na webové stránky třetích stran. Než prostřednictvím těchto stránek poskytnete Osobní údaje, seznamte se prosím s jejich zásadami ochrany osobních údajů.

9.2 Osoby, které se registrují pro osobní potřebu, musí dosáhnout věku nejméně 18 let. Pokud zpracováváme Osobní údaje nezletilých jménem Zákazníka, řídí se toto zpracování příslušnou DPA a předpisy o ochraně osobních údajů. Máte-li obavy ohledně Osobních údajů nezletilé osoby, kontaktujte nás na adrese dpo@talentpilot.com.

9.3 Tyto zásady můžeme aktualizovat, aby odrážely změny našich Služeb, postupů nebo právních požadavků. Aktualizovanou verzi zveřejníme s datem účinnosti a o podstatných změnách vás před nabytím jejich účinnosti informujeme e-mailem nebo jiným vhodným způsobem.

9.4 Máte-li dotazy k těmto zásadám nebo k našim postupům ochrany soukromí, kontaktujte nás e-mailem na adrese dpo@talentpilot.com.

9.5 V případě rozdílů mezi jazykovými verzemi těchto zásad ochrany osobních údajů má přednost anglická jazyková verze.