Talentpilots privatlivspolitik

1. Indledende bestemmelser

1.1 Denne privatlivspolitik er udarbejdet af explore & beyond s.r.o., med registreret hjemsted på Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Prag 1, Tjekkiet, identifikationsnummer 09525602, registreret i handelsregistret, der føres af byretten i Prag, under nr. C 337604 (også »vi«, »os« eller »vores«). I denne privatlivspolitik betegner vi alle vores produkter, tjenester, hjemmesider og apps, herunder navnlig, men ikke begrænset til, vores produkt »Talentpilot«, samlet som »Tjenesterne«.

1.2 Vi respekterer behovet for privatliv og beskyttelse af personlige oplysninger, herunder, men ikke begrænset til, personoplysninger.

I denne privatlivspolitik betyder personoplysninger enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. En identificerbar fysisk person er en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved henvisning til en identifikator såsom et navn, et identifikationsnummer, lokaliseringsdata eller en onlineidentifikator eller til et eller flere elementer, der er særlige for personens fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet (»Personoplysninger«).

1.3 Vi behandler altid Personoplysninger i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og gældende lovgivning, såsom Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (»GDPR«).

1.4 Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger og beskytter Personoplysninger, og hvilke rettigheder du har.

1.5 Vi er dataansvarlige, når vi fastlægger formålene med og de væsentlige hjælpemidler til behandling af Personoplysninger, herunder i forbindelse med vores egen hjemmeside og virksomhedsadministration samt direkte Tjenester til personlig brug, hvor relevant. Når vi behandler Personoplysninger på vegne af en kunde, der bruger Tjenesterne (»Kunden«), handler vi som databehandler eller underdatabehandler efter dokumenterede instrukser og den gældende databehandleraftale. Den relevante dataansvarliges privatlivsmeddelelse forklarer denne behandling.

2. Kategorier af Personoplysninger

2.1 Afhængigt af de anvendte Tjenester og din kontakt med os kan vi behandle:

• Identifikations-, kontakt- og kontooplysninger, herunder navne, kontaktoplysninger, kontoidentifikatorer samt fakturerings- og transaktionsoplysninger.
• Erhvervsmæssige og organisatoriske oplysninger, herunder CV'er, uddannelse, ansættelseshistorik, kvalifikationer, roller og teamrelationer.
• Kompetence- og vurderingsoplysninger, herunder kompetencer, præferencer, motivation, svar og resultater fra personligheds-, arbejdskultur- og andre vurderinger.
• Indhold og kommunikation, herunder uploadede dokumenter, meddelelser, prompts, billeder, transskriptioner samt lyd- eller videooptagelser, når den relevante funktion bruges.
• Udviklings- og coachingoplysninger, herunder mål, samtaler, feedback, planer og fremskridt.
• Genererede resultater og oplysninger om arbejdsgange, herunder resuméer, scorer, rangordninger, anbefalinger, match til roller, ansøgningsstatus og handlinger foretaget gennem Tjenesterne.
• Tekniske oplysninger og brugsoplysninger, herunder IP-adresser, enheds- og browseroplysninger, sessionsidentifikatorer, adgangslogfiler og aktivitetsregistreringer.

2.2 Disse kategorier omfatter oplysninger, som du eller en Kunde leverer, som indgår i uploadede materialer eller tredjepartsvurderinger, eller som genereres gennem Tjenesterne. Sådanne materialer og resultater kan også indeholde eller afsløre følsomme Personoplysninger, såsom helbredsoplysninger, eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser.

3. Formål med behandling af Personoplysninger og opbevaring

3.1 Vi modtager, indsamler og behandler personoplysninger, når:

• du indtaster Personoplysninger i vores Tjenester, eksempelvis ved at udfylde formularer eller uploade dit CV;
• vi modtager dine Personoplysninger fra Kunden, der handler som dataansvarlig for dine personoplysninger (hvor vi er databehandler) eller som databehandler (hvor vi er underdatabehandler).

3.2 Når vi er dataansvarlige, behandler vi Personoplysninger til følgende formål:

• At levere de Tjenester, du anmoder om, herunder personlig coaching, og administrere din konto, support og betalinger, hvor det er nødvendigt for at opfylde vores aftale med dig eller gennemføre foranstaltninger på din anmodning før aftaleindgåelsen.
• At administrere forretningsforbindelser, besvare henvendelser og opretholde Tjenesternes sikkerhed og pålidelighed på grundlag af vores legitime interesser i at drive og beskytte vores virksomhed, medmindre dine rettigheder og interesser går forud for disse interesser.
• At opfylde retlige forpligtelser, herunder gældende regnskabs- og skattekrav.
• At fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav på grundlag af vores legitime interesse i at beskytte vores rettigheder.

Hvis behandling kræver samtykke, forklarer vi det relevante formål og indhenter samtykket særskilt.

3.3 Med dit samtykke kan vi opbevare din kandidatprofil for at kontakte dig om lignende jobmuligheder inden for samtykkets rammer i op til tre år fra den dato, du giver samtykke. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage, hvorefter vi holder op med at bruge dine oplysninger til dette formål.

3.4 Vi kan behandle kontroloplysninger, herunder videooptagelser, for at kontrollere overholdelsen af brugsvilkårene, herunder kontrol for snyd. Vi opbevarer dem kun, så længe det er nødvendigt for kontrollen, og højst tre måneder efter indsamlingen. Når vi er dataansvarlige, støtter vi os på vores legitime interesse i at beskytte Tjenesternes integritet, medmindre dine rettigheder og interesser går forud for denne interesse.

3.5 Data i Tjenesterne opbevares og slettes i henhold til den relevante aftale og databehandleraftale (»DPA«), herunder deres bestemmelser om udhentning og sletning af sikkerhedskopier. Ovenstående perioder forlænger ikke en tidligere sletningsfrist efter disse dokumenter eller gældende lov. Oplysninger, som vi opbevarer til vores egen virksomhedsadministration, opbevares kun, så længe det er nødvendigt til det relevante formål, herunder efter gældende regnskabskrav og forældelsesfrister for retskrav.

3.6 Vi bruger AI-agenter og tredjepartsmodeller til at behandle Personoplysninger alene for at levere, understøtte, vedligeholde og sikre Tjenesterne, herunder generere resultater og kontrollere kvaliteten af de Tjenester, der leveres til dig eller Kunden. Behandling på en Kundes vegne følger Kundens dokumenterede instrukser og den gældende DPA.

Vi bruger ikke Personoplysninger i uploadede materialer, prompts, output eller logfiler til modeltræning, finjustering eller genoptræning, medmindre det er særskilt aftalt skriftligt med Kunden eller med dig for direkte Tjenester til personlig brug og tilladt efter gældende lov. Vi kræver, at leverandører, der behandler disse oplysninger for os, overholder samme begrænsning. De yderligere begrænsninger i punkt 5.2 gælder for Google Workspace API-data.

3.7 Afhængigt af de anvendte funktioner kan Tjenesterne analysere erhvervsmæssige oplysninger, kompetencer, vurderingsresultater og andre relevante input for at generere profiler, scorer, rangordninger og anbefalinger. Disse kan påvirke muligheder for rekruttering, udvikling og intern mobilitet.

Efter GDPR er en fuldt automatiseret afgørelse, der har retsvirkning for dig eller på anden måde påvirker dig betydeligt, kun tilladt, når den er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig, er hjemlet i gældende lov eller bygger på dit udtrykkelige samtykke, og de påkrævede garantier er på plads. Hvor det er relevant, kan du anmode om menneskelig indgriben, give udtryk for dine synspunkter og bestride afgørelsen.

Den relevante dataansvarlige skal forklare beslutningsprocessen, dens vigtigste faktorer og sandsynlige konsekvenser samt, hvordan du udøver dine rettigheder. Når vi er dataansvarlige, giver vi disse oplysninger og håndterer anmodninger; når vi er databehandler, bistår vi den relevante dataansvarlige efter DPA'en. Du kan kontakte os på dpo@talentpilot.com.

3.8 Vores standardtjenester kræver ikke særlige kategorier af Personoplysninger, såsom helbredsoplysninger. Sådanne oplysninger kan dog indgå i oplysninger, som Kunder eller brugere leverer gennem Tjenesterne, eller fremgå af resultater genereret ud fra dem. Vi behandler sådanne oplysninger og oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser alene, som gældende databeskyttelseslovgivning tillader, og, når vi handler på en Kundes vegne, i henhold til den gældende DPA.

4. Overførsel af Personoplysninger

4.1 Vi og vores tjenesteleverandører kan behandle Personoplysninger uden for dit land. Når vi overfører Personoplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), herunder via fjernadgang fra lande uden for EØS, støtter vi os på en gældende afgørelse fra Europa-Kommissionen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller fornødne garantier, såsom Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, med de nødvendige overførselsvurderinger og supplerende foranstaltninger.

For Personoplysninger, der behandles på en Kundes vegne, kræver overførsler og adgang fra lande uden for EØS også den forudgående skriftlige godkendelse, som den gældende DPA foreskriver.

Du kan anmode om oplysninger om disse overførsler og en kopi af de gældende garantier ved at kontakte dpo@talentpilot.com.

5. Videregivelse af Personoplysninger

5.1 Når det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, kan vi videregive Personoplysninger til:

• Den relevante Kunde og dennes autoriserede brugere, når du deltager i Kundens rekruttering eller andre organisatoriske arbejdsgange, med forbehold for gældende adgangsrettigheder.
• Tjenesteleverandører, der understøtter hosting, AI-behandling, kommunikation, kundesupport, analyse, sikkerhed og betalingsbehandling.
• Professionelle rådgivere, domstole, tilsynsmyndigheder og andre myndigheder, når det er nødvendigt for professionel rådgivning, overholdelse af loven, retskrav eller beskyttelse af Tjenesternes sikkerhed.
• Parter og rådgivere, der er involveret i en planlagt eller gennemført fusion, overtagelse eller salg af vores virksomhed, under passende fortrolighedsforanstaltninger.

For Personoplysninger, der behandles på en Kundes vegne, er videregivelse fortsat underlagt den gældende DPA. Vores register over underdatabehandlere angiver de leverandører, der er engageret til denne behandling; deres udpegning og udskiftning følger DPA'en.

5.2 Google Workspace API-data og AI-tjenester

Hvis du forbinder din Google-konto, bruger vi data, som er indhentet gennem Google Workspace API'er, herunder afledte data, alene til at levere, understøtte og sikre de brugerrettede funktioner, du aktiverer, såsom planlægning af interviews, kandidatkommunikation og udarbejdelse af resuméer. Behandling på en Kundes vegne er fortsat underlagt Kundens dokumenterede instrukser og den gældende DPA.

Vi bruger Google Cloud Vertex AI / Gemini som en administreret AI-tjeneste til denne integration. Vi bruger ikke en intern, selvhostet eller offline model til den. Vi sælger ikke disse data og bruger dem ikke til reklame. Vi bruger dem ikke til træning, finjustering eller genoptræning af generelle AI- eller maskinlæringsmodeller og tillader heller ikke leverandører at bruge dem til disse formål.

Vores brug og deling af disse data overholder Google API-tjenesternes politik for brugerdata og Google Workspace-politikken for brugerdata og udviklere, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use). Menneskelig adgang og overførsler er begrænset til de tilfælde, som disse politikker tillader. Enhver overførsel som led i en fusion, overtagelse eller salg af aktiver kræver dit forudgående udtrykkelige samtykke.

Du kan tilbagekalde adgangen via tilladelserne på din Google-konto eller, hvor det er muligt, ved at afbryde integrationen i Talentpilot. Tilbagekaldelse af adgang sletter ikke automatisk allerede indhentede data; opbevaring og sletning følger afsnit 3.

6. Sikkerhed

6.1 Vi opretholder tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som er passende i forhold til risiciene ved behandling af Personoplysninger. Disse omfatter adgangskontrol, kryptering under opbevaring og overførsel via offentlige netværk, sikkerhedslogning, sårbarhedsstyring, sikkerhedskopier og procedurer for håndtering af hændelser. Adgang er begrænset til autoriseret personale og leverandører, som har behov for den til tilladte formål og er underlagt fortrolighedsforpligtelser.

6.2 Vi har en ISO/IEC 27001-certificering, der omfatter Talentpilot. Når vi behandler Personoplysninger på en Kundes vegne, er vores sikkerhedsforpligtelser nærmere beskrevet i den gældende DPA.

6.3 Hold dine loginoplysninger fortrolige. Intet system og ingen metode til at overføre eller opbevare data er fuldstændig sikker.

6.4 Hvis vi bliver bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører data behandlet på en Kundes vegne, underretter vi Kunden uden unødig forsinkelse og inden 48 timer i overensstemmelse med den gældende DPA.

Når vi er dataansvarlige, underretter vi den kompetente tilsynsmyndighed uden unødig forsinkelse og, hvor det er muligt, inden 72 timer efter, at vi er blevet bekendt med bruddet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko for de berørte personer, underretter vi også dem uden unødig forsinkelse med forbehold for undtagelserne i GDPR artikel 34.

7. Dine rettigheder

7.1 Under betingelserne i gældende databeskyttelseslovgivning har du ret til at:

• Få indsigt i dine Personoplysninger og modtage en kopi samt oplysninger om behandlingen.
• Få urigtige Personoplysninger berigtiget og ufuldstændige oplysninger suppleret.
• Anmode om sletning af dine Personoplysninger eller begrænsning af behandlingen.
• Gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser eller en opgave i samfundets interesse af grunde, der vedrører din særlige situation, og til enhver tid gøre indsigelse mod direkte markedsføring.
• Modtage Personoplysninger, som du har givet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, når behandlingen er automatiseret og baseret på samtykke eller en aftale med dig, og få dem overført direkte til en anden dataansvarlig, hvor det er teknisk muligt.
• Til enhver tid trække samtykke tilbage uden at påvirke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.
• Udøve de rettigheder vedrørende automatiserede afgørelser, som er beskrevet i punkt 3.7.

Anmodninger er som udgangspunkt gratis. Hvis en anmodning er åbenbart grundløs eller overdreven, kan vi opkræve et rimeligt gebyr eller afvise at efterkomme den, som gældende lov tillader.

7.2 For at udøve dine rettigheder eller stille spørgsmål om vores behandling af Personoplysninger kan du kontakte dpo@talentpilot.com.

Når vi er dataansvarlige, svarer vi uden unødig forsinkelse og inden en måned efter modtagelsen af din anmodning. Hvis det er nødvendigt på grund af anmodningernes kompleksitet eller antal, kan vi forlænge fristen med op til yderligere to måneder og forklare forlængelsen inden for den første måned. Hvis vi har rimelig tvivl om din identitet, kan vi anmode om de oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte den.

Når vi behandler data på en Kundes vegne, videresender vi anmodninger om disse data til Kunden uden unødig forsinkelse og bistår den relevante dataansvarlige i henhold til den gældende DPA.

7.3 Du kan indgive en klage til enhver kompetent tilsynsmyndighed.

8. Undersøgelser og udtalelser

8.1 Det er frivilligt at deltage i vores undersøgelser om din oplevelse af Tjenesterne. Vi bruger svarene og de kontaktoplysninger eller erhvervsmæssige oplysninger, som du vælger at give, til at forstå brugertilfredsheden og forbedre Tjenesterne på grundlag af vores legitime interesse i at modtage feedback, medmindre dine rettigheder og interesser går forud for denne interesse. Vi sender kun undersøgelsesresultater til dig, hvis du anmoder om det.

8.2 Vi kan offentliggøre udtalelser eller citater, som du deler gennem vores undersøgelser. Du kan anmode om rettelse eller fjernelse ved at kontakte hello@talentpilot.com.

9. Afsluttende bestemmelser

9.1 Vores Tjenester kan indeholde links til tredjepartswebsites. Læs deres privatlivspolitikker, før du giver Personoplysninger via disse websites.

9.2 Personer, der registrerer sig til personlig brug, skal være mindst 18 år. Når vi behandler Personoplysninger om mindreårige på en Kundes vegne, følger behandlingen den gældende DPA og databeskyttelseslovgivningen. Hvis du har bekymringer om en mindreårigs Personoplysninger, kan du kontakte dpo@talentpilot.com.

9.3 Vi kan opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores Tjenester, praksis eller retlige krav. Vi offentliggør den opdaterede version med dens ikrafttrædelsesdato og underretter dig om væsentlige ændringer pr. e-mail eller på anden passende måde, før de træder i kraft.

9.4 Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores praksis for beskyttelse af privatliv, bedes du kontakte os pr. e-mail på dpo@talentpilot.com.

9.5 Ved forskelle mellem sprogversionerne af denne privatlivspolitik har den engelske version forrang.