Política de privacidad de Talentpilot

1. Disposiciones iniciales

1.1 Esta Política de privacidad ha sido elaborada por explore & beyond s.r.o., con domicilio social en Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praga 1, República Checa, número de identificación 09525602, inscrita en el Registro Mercantil a cargo del Tribunal Municipal de Praga con el número C 337604 (también «nosotros» o «nuestro»). En esta Política de privacidad, denominamos conjuntamente «Servicios» a todos nuestros productos, servicios, sitios web y aplicaciones, incluido, en particular y sin carácter limitativo, nuestro producto «Talentpilot».

1.2 Respetamos la necesidad de privacidad y de protección de la información personal, incluidos, entre otros, todos los datos personales.

A efectos de esta Política de privacidad, se entenderá por datos personales toda información sobre una persona física identificada o identificable; se considerará identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona (los «Datos Personales»).

1.3 Siempre tratamos los Datos Personales de conformidad con esta Política de privacidad y la legislación aplicable, como el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (el «RGPD»).

1.4 Esta Política de privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos los Datos Personales y qué derechos le asisten.

1.5 Actuamos como responsables del tratamiento cuando determinamos los fines y los medios esenciales del tratamiento de Datos Personales, entre otros, para nuestro propio sitio web y administración empresarial y, cuando corresponda, para los Servicios prestados directamente para uso personal. Cuando tratamos Datos Personales por cuenta de un cliente que utiliza los Servicios (el «Cliente»), actuamos como encargados o subencargados del tratamiento conforme a instrucciones documentadas y al acuerdo de tratamiento de datos (DPA) aplicable. El aviso de privacidad del responsable correspondiente explica dicho tratamiento.

2. Categorías de Datos Personales

2.1 En función de los Servicios utilizados y de sus interacciones con nosotros, podremos tratar:

• Información de identificación, contacto y cuenta, incluidos nombres, datos de contacto, identificadores de cuenta y registros de facturación y transacciones.
• Información profesional y organizativa, incluidos currículos, formación, historial laboral, cualificaciones, funciones y relaciones dentro de equipos.
• Información sobre competencias y evaluaciones, incluidas competencias, preferencias, motivaciones, respuestas y resultados de evaluaciones de personalidad, cultura laboral y de otros tipos.
• Contenidos y comunicaciones, incluidos documentos cargados, mensajes, instrucciones, imágenes, transcripciones y grabaciones de audio o vídeo cuando se utilice la función correspondiente.
• Información de desarrollo y coaching, incluidos objetivos, conversaciones, comentarios, planes y avances.
• Resultados generados e información sobre procesos de trabajo, incluidos resúmenes, puntuaciones, clasificaciones, recomendaciones, correspondencias con puestos, estado de candidaturas y acciones realizadas a través de los Servicios.
• Información técnica y de uso, incluidas direcciones IP, información del dispositivo y navegador, identificadores de sesión, registros de acceso y registros de actividad.

2.2 Estas categorías comprenden información facilitada por usted o por un Cliente, contenida en materiales cargados o evaluaciones de terceros, o generada a través de los Servicios. Estos materiales y resultados también pueden contener o revelar Datos Personales sensibles, como información sobre la salud, o información sobre condenas e infracciones penales.

3. Fines del tratamiento y conservación de Datos Personales

3.1 Obtenemos, recopilamos y tratamos datos personales cuando:

• usted introduce Datos Personales en nuestros Servicios (por ejemplo, al cumplimentar formularios, cargar su currículo, etc.)
• recibimos sus Datos Personales del Cliente, que actúa como responsable del tratamiento de sus datos personales (en cuyo caso somos encargados del tratamiento de Datos Personales) o como encargado del tratamiento (en cuyo caso somos subencargados del tratamiento de Datos Personales)

3.2 Cuando actuamos como responsables del tratamiento, tratamos Datos Personales para los siguientes fines:

• Prestar los Servicios que solicite, incluido el coaching personal, y gestionar su cuenta, el soporte y los pagos, cuando sea necesario para ejecutar nuestro contrato con usted o adoptar medidas a petición suya antes de celebrarlo.
• Gestionar relaciones comerciales, responder a consultas y mantener la seguridad y fiabilidad de nuestros Servicios, sobre la base de nuestros intereses legítimos en operar y proteger nuestro negocio, salvo que sus derechos e intereses prevalezcan sobre dichos intereses.
• Cumplir obligaciones legales, incluidos los requisitos contables y fiscales aplicables.
• Formular, ejercer o defender reclamaciones, sobre la base de nuestro interés legítimo en proteger nuestros derechos.

Cuando el tratamiento requiera consentimiento, explicaremos la finalidad correspondiente y obtendremos dicho consentimiento por separado.

3.3 Con su consentimiento, podremos conservar su perfil de candidato para contactar con usted sobre oportunidades laborales similares dentro del alcance de ese consentimiento, durante un máximo de tres años desde la fecha en que lo otorgue. Podrá retirar su consentimiento en cualquier momento, tras lo cual dejaremos de utilizar sus datos para este fin.

3.4 Podremos tratar información de verificación, incluidas grabaciones de vídeo, para comprobar el cumplimiento de las condiciones de uso, incluidas comprobaciones para prevenir trampas. La conservaremos únicamente durante el tiempo necesario para la verificación y, como máximo, durante tres meses desde su recopilación. Cuando actuemos como responsables del tratamiento, nos basaremos en nuestro interés legítimo en proteger la integridad de los Servicios, salvo que sus derechos e intereses prevalezcan sobre dicho interés.

3.5 Los datos de los Servicios se conservan y suprimen conforme al acuerdo y al DPA aplicables, incluidas sus disposiciones sobre recuperación y supresión de copias de seguridad. Los plazos anteriores no amplían ninguna fecha límite de supresión anterior prevista en esos documentos o en la legislación aplicable. Los registros que conservamos para nuestra propia administración empresarial se mantienen solo durante el tiempo necesario para la finalidad correspondiente, incluidos los requisitos contables aplicables y los plazos de prescripción de reclamaciones.

3.6 Utilizamos agentes de IA y modelos de terceros para tratar Datos Personales únicamente con el fin de prestar, dar soporte, mantener y proteger los Servicios, incluida la generación de resultados y la comprobación de la calidad de los Servicios prestados a usted o al Cliente. El tratamiento por cuenta de un Cliente se ajusta a sus instrucciones documentadas y al DPA aplicable.

No utilizamos Datos Personales contenidos en materiales cargados, instrucciones, resultados o registros para entrenar, ajustar o reentrenar modelos, salvo que se acuerde por separado y por escrito con el Cliente, o con usted en el caso de Servicios prestados directamente para uso personal, y lo permita la legislación aplicable. Exigimos a los proveedores que tratan esos datos por nuestra cuenta que cumplan la misma restricción. A los datos de las API de Google Workspace se les aplican las restricciones adicionales de la cláusula 5.2.

3.7 En función de las funciones utilizadas, los Servicios podrán analizar información profesional, competencias, resultados de evaluaciones y otros datos pertinentes para generar perfiles, puntuaciones, clasificaciones y recomendaciones. Estos pueden influir en las oportunidades de selección, desarrollo y movilidad interna.

Conforme al RGPD, una decisión completamente automatizada que produzca efectos jurídicos o le afecte significativamente de otro modo solo está permitida cuando sea necesaria para celebrar o ejecutar un contrato con usted, esté autorizada por la legislación aplicable o se base en su consentimiento explícito, con las salvaguardias exigidas. Cuando corresponda, podrá solicitar intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.

El responsable correspondiente deberá explicar el proceso de decisión, sus factores principales y sus consecuencias probables, así como la forma de ejercer sus derechos. Cuando actuamos como responsables, facilitamos esa información y atendemos las solicitudes; cuando actuamos como encargados, asistimos al responsable correspondiente conforme al DPA. Puede contactar con nosotros en dpo@talentpilot.com.

3.8 Nuestros Servicios estándar no requieren categorías especiales de Datos Personales, como información sobre la salud. No obstante, dichos datos pueden estar contenidos en la información que los Clientes o usuarios faciliten a través de los Servicios, o revelarse en los resultados generados a partir de ella. Tratamos dichos datos y los relativos a condenas e infracciones penales únicamente en la medida permitida por la normativa aplicable de protección de datos y, cuando actuamos por cuenta de un Cliente, conforme al DPA aplicable.

4. Transferencias de Datos Personales

4.1 Nosotros y nuestros proveedores de servicios podremos tratar Datos Personales fuera de su país. Cuando transferimos Datos Personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), incluido el acceso remoto desde fuera del EEE, nos basamos en una decisión de adecuación aplicable de la Comisión Europea o en garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, junto con las evaluaciones de las transferencias y medidas complementarias que sean necesarias.

Para los Datos Personales tratados por cuenta de un Cliente, las transferencias y el acceso desde fuera del EEE también requieren la aprobación previa por escrito especificada en el DPA aplicable.

Puede solicitar información sobre estas transferencias y una copia de las garantías aplicables contactando con dpo@talentpilot.com.

5. Comunicación de Datos Personales

5.1 Cuando sea necesario para los fines descritos en esta Política de privacidad, podremos comunicar Datos Personales a:

• El Cliente correspondiente y sus usuarios autorizados, cuando usted participe en los procesos de selección u otros procesos organizativos de ese Cliente, con sujeción a los permisos de acceso aplicables.
• Proveedores de servicios de alojamiento, procesamiento mediante IA, comunicaciones, atención al cliente, analítica, seguridad y procesamiento de pagos.
• Asesores profesionales, tribunales, reguladores y otras autoridades cuando sea necesario para obtener asesoramiento profesional, cumplir la ley, formular, ejercer o defender reclamaciones o proteger la seguridad de los Servicios.
• Partes y asesores que participen en una fusión, adquisición o venta de nuestro negocio, propuesta o completada, con sujeción a salvaguardias adecuadas de confidencialidad.

En el caso de los Datos Personales tratados por cuenta de un Cliente, las comunicaciones siguen sujetas al DPA aplicable. Nuestro registro de subencargados enumera los proveedores contratados para dicho tratamiento; su designación y sustitución se rigen por el DPA.

5.2 Datos de las API de Google Workspace y servicios de IA

Si conecta su cuenta de Google, utilizamos los datos obtenidos a través de las API de Google Workspace, incluidos los datos derivados, únicamente para prestar, dar soporte y proteger las funciones destinadas al usuario que usted active, como la programación de entrevistas, las comunicaciones con candidatos y la elaboración de resúmenes. El tratamiento por cuenta de un Cliente sigue sujeto a sus instrucciones documentadas y al DPA aplicable.

Utilizamos Google Cloud Vertex AI / Gemini como servicio de IA gestionado para esta integración. No utilizamos para ella un modelo propio, autoalojado o sin conexión. No vendemos estos datos, no los utilizamos con fines publicitarios ni los utilizamos o permitimos que los proveedores los utilicen para entrenar, ajustar o reentrenar modelos de IA de propósito general o de aprendizaje automático.

Nuestro uso y comunicación de estos datos cumplen la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google y la Política de datos de usuario y para desarrolladores de Google Workspace, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. El acceso humano y las transferencias se limitan a los casos permitidos por dichas políticas. Cualquier transferencia en el marco de una fusión, adquisición o venta de activos requiere su consentimiento explícito previo.

Puede revocar el acceso a través de los permisos de su cuenta de Google o, cuando esté disponible, desconectando la integración en Talentpilot. Revocar el acceso no suprime automáticamente los datos ya obtenidos; la conservación y supresión se rigen por la sección 3.

6. Seguridad

6.1 Mantenemos medidas técnicas y organizativas adecuadas a los riesgos del tratamiento de Datos Personales. Estas incluyen controles de acceso, cifrado en reposo y durante la transmisión por redes públicas, registros de seguridad, gestión de vulnerabilidades, copias de seguridad y procedimientos de respuesta a incidentes. El acceso se limita al personal y a los proveedores autorizados que lo necesiten para fines permitidos y estén sujetos a obligaciones de confidencialidad.

6.2 Contamos con una certificación ISO/IEC 27001 que cubre Talentpilot. Cuando tratamos Datos Personales por cuenta de un Cliente, nuestras obligaciones de seguridad se describen con más detalle en el DPA aplicable.

6.3 Mantenga confidenciales las credenciales de su cuenta. Ningún sistema ni método de transmisión o almacenamiento de datos es completamente seguro.

6.4 Si tenemos conocimiento de una violación de seguridad de Datos Personales que afecte a datos tratados por cuenta de un Cliente, se lo notificaremos sin dilación indebida y dentro de las 48 horas, conforme al DPA aplicable.

Cuando actuamos como responsables del tratamiento, notificamos a la autoridad de control competente sin dilación indebida y, de ser posible, dentro de las 72 horas desde que tengamos conocimiento, salvo que sea improbable que la violación suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas. Si es probable que la violación suponga un alto riesgo para las personas afectadas, también se lo notificaremos sin dilación indebida, con las excepciones previstas en el artículo 34 del RGPD.

7. Sus derechos

7.1 Con sujeción a las condiciones previstas en la normativa aplicable de protección de datos, tiene derecho a:

• Acceder a sus Datos Personales y recibir una copia e información sobre su tratamiento.
• Rectificar los Datos Personales inexactos y completar los datos incompletos.
• Solicitar la supresión de sus Datos Personales o la limitación del tratamiento.
• Oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos o en una misión de interés público por motivos relacionados con su situación particular, y oponerse a la mercadotecnia directa en cualquier momento.
• Recibir los Datos Personales que haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica cuando el tratamiento sea automatizado y se base en su consentimiento o en un contrato con usted, y solicitar su transmisión directa a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
• Retirar su consentimiento en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior a su retirada.
• Ejercer los derechos relativos a las decisiones automatizadas descritos en la cláusula 3.7.

Las solicitudes son, por regla general, gratuitas. Cuando una solicitud sea manifiestamente infundada o excesiva, podremos cobrar una tarifa razonable o negarnos a actuar, en la medida permitida por la legislación aplicable.

7.2 Para ejercer sus derechos o consultar acerca de nuestro tratamiento de Datos Personales, contacte con dpo@talentpilot.com.

Cuando actuamos como responsables del tratamiento, respondemos sin dilación indebida y dentro del plazo de un mes desde la recepción de su solicitud. Cuando sea necesario por la complejidad o el número de solicitudes, podremos ampliar este plazo hasta dos meses adicionales, explicando la ampliación dentro del primer mes. Si tenemos dudas razonables sobre su identidad, podremos solicitar la información necesaria para verificarla.

Cuando tratamos datos por cuenta de un Cliente, remitimos sin dilación indebida al Cliente las solicitudes relativas a esos datos y asistimos al responsable correspondiente conforme al DPA aplicable.

7.3 Puede presentar una reclamación ante cualquier autoridad de control competente.

8. Encuestas y testimonios

8.1 La participación en nuestras encuestas sobre su experiencia con los Servicios es voluntaria. Utilizamos las respuestas y los datos de contacto o profesionales que decida facilitar para conocer la satisfacción de los usuarios y mejorar los Servicios, sobre la base de nuestro interés legítimo en obtener comentarios, salvo que sus derechos e intereses prevalezcan sobre dicho interés. Solo le enviaremos los resultados de las encuestas si los solicita.

8.2 Podremos publicar los testimonios o citas que comparta a través de nuestras encuestas. Puede solicitar su corrección o retirada contactando con hello@talentpilot.com.

9. Disposiciones finales

9.1 Nuestros Servicios pueden contener enlaces a sitios web de terceros. Revise sus políticas de privacidad antes de facilitar Datos Personales a través de ellos.

9.2 Las personas que se registren para uso personal deben tener al menos 18 años. Cuando tratamos Datos Personales de menores por cuenta de un Cliente, dicho tratamiento se ajusta al DPA aplicable y a la normativa de protección de datos. Si le preocupa el tratamiento de los Datos Personales de un menor, contacte con dpo@talentpilot.com.

9.3 Podremos actualizar esta Política de privacidad para reflejar cambios en nuestros Servicios, prácticas o requisitos legales. Publicaremos la versión actualizada con su fecha de entrada en vigor y le notificaremos los cambios sustanciales por correo electrónico u otro medio adecuado antes de que entren en vigor.

9.4 Si tiene preguntas sobre esta Política de privacidad o nuestras prácticas de privacidad, contacte con nosotros por correo electrónico en dpo@talentpilot.com.

9.5 En caso de diferencias entre las versiones lingüísticas de esta Política de privacidad, prevalecerá la versión en inglés.