Politique de confidentialité de Talentpilot

1. Dispositions liminaires

1.1 La présente Politique de confidentialité est établie par explore & beyond s.r.o., dont le siège social est situé Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Prague 1, République tchèque, numéro d'identification 09525602, immatriculée au registre du commerce tenu par le tribunal municipal de Prague sous le numéro C 337604 (également « nous », « notre » ou « nos »). Dans la présente Politique de confidentialité, nous désignons collectivement tous nos produits, services, sites internet et applications, y compris notamment, mais sans s'y limiter, notre produit « Talentpilot », comme les « Services ».

1.2 Nous respectons le besoin de vie privée et de protection des informations personnelles, y compris, sans s'y limiter, toutes les données à caractère personnel.

Aux fins de la présente Politique de confidentialité, les données à caractère personnel désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale (les « Données Personnelles »).

1.3 Nous traitons toujours les Données Personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité et à la législation applicable, notamment le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »).

1.4 La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons et protégeons les Données Personnelles, ainsi que les droits dont vous disposez.

1.5 Nous agissons en qualité de responsable du traitement lorsque nous déterminons les finalités et les moyens essentiels du traitement des Données Personnelles, notamment pour notre propre site internet, l'administration de notre activité et, le cas échéant, les Services directement fournis pour un usage personnel. Lorsque nous traitons des Données Personnelles pour le compte d'un client utilisant les Services (le « Client »), nous agissons en qualité de sous-traitant ou de sous-traitant ultérieur, selon des instructions documentées et l'accord relatif au traitement des données applicable. La notice de confidentialité du responsable du traitement concerné explique ce traitement.

2. Catégories de Données Personnelles

2.1 Selon les Services utilisés et vos interactions avec nous, nous pouvons traiter :

• Des informations d'identification, de contact et de compte, notamment les noms, coordonnées, identifiants de compte et données de facturation et de transaction.
• Des informations professionnelles et organisationnelles, notamment les CV, formations, parcours professionnels, qualifications, fonctions et relations au sein des équipes.
• Des informations sur les compétences et les évaluations, notamment les compétences, préférences, motivations, réponses et résultats d'évaluations de personnalité, de culture de travail et d'autres évaluations.
• Des contenus et communications, notamment les documents téléversés, messages, prompts, images, transcriptions et enregistrements audio ou vidéo lorsque la fonctionnalité concernée est utilisée.
• Des informations de développement et de coaching, notamment les objectifs, conversations, retours, plans et progrès.
• Des résultats générés et des informations sur les processus, notamment les synthèses, scores, classements, recommandations, correspondances avec des fonctions, statuts de candidature et actions effectuées via les Services.
• Des informations techniques et d'utilisation, notamment les adresses IP, informations sur les appareils et navigateurs, identifiants de session, journaux d'accès et d'activité.

2.2 Ces catégories comprennent les informations fournies par vous ou un Client, contenues dans des éléments téléversés ou des évaluations de tiers, ou générées par les Services. Ces éléments et résultats peuvent également contenir ou révéler des Données Personnelles sensibles, telles que des informations de santé, ou des informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

3. Finalités du traitement des Données Personnelles et conservation

3.1 Nous obtenons, collectons et traitons des données à caractère personnel lorsque :

• vous saisissez des Données Personnelles dans nos Services, par exemple en remplissant des formulaires ou en téléversant votre CV ;
• nous recevons vos Données Personnelles du Client, qui agit en qualité de responsable du traitement de vos données à caractère personnel (auquel cas nous sommes sous-traitant) ou de sous-traitant (auquel cas nous sommes sous-traitant ultérieur).

3.2 Lorsque nous agissons en qualité de responsable du traitement, nous traitons les Données Personnelles aux fins suivantes :

• Fournir les Services que vous demandez, notamment le coaching personnel, et gérer votre compte, l'assistance et les paiements, lorsque cela est nécessaire pour exécuter notre contrat avec vous ou prendre des mesures à votre demande avant sa conclusion.
• Gérer les relations commerciales, répondre aux demandes et maintenir la sécurité et la fiabilité de nos Services, sur le fondement de nos intérêts légitimes à exploiter et protéger notre activité, sauf si vos droits et intérêts prévalent sur ces intérêts.
• Respecter nos obligations légales, notamment les exigences comptables et fiscales applicables.
• Constater, exercer ou défendre des droits en justice, sur le fondement de notre intérêt légitime à protéger nos droits.

Lorsque le traitement nécessite un consentement, nous expliquons la finalité concernée et recueillons ce consentement séparément.

3.3 Avec votre consentement, nous pouvons conserver votre profil de candidat afin de vous contacter au sujet d'opportunités professionnelles similaires dans les limites de ce consentement, pendant une durée maximale de trois ans à compter de la date de votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment ; nous cesserons alors d'utiliser vos données à cette fin.

3.4 Nous pouvons traiter des informations de vérification, notamment des enregistrements vidéo, afin de contrôler le respect des conditions d'utilisation, y compris au moyen de contrôles visant à prévenir la triche. Nous ne les conservons que le temps nécessaire à la vérification et au maximum trois mois après leur collecte. Lorsque nous agissons en qualité de responsable du traitement, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à protéger l'intégrité des Services, sauf si vos droits et intérêts prévalent sur cet intérêt.

3.5 Les données des Services sont conservées et supprimées conformément à l'accord applicable et à l'accord relatif au traitement des données (« DPA »), notamment leurs dispositions relatives à la récupération et à la suppression des sauvegardes. Les durées ci-dessus ne prolongent aucun délai de suppression plus court prévu par ces documents ou le droit applicable. Les données que nous détenons pour notre propre administration sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, notamment au regard des obligations comptables applicables et des délais de prescription des actions en justice.

3.6 Nous utilisons des agents d'IA et des modèles tiers pour traiter des Données Personnelles uniquement afin de fournir, soutenir, maintenir et sécuriser les Services, notamment générer des résultats et contrôler la qualité des Services qui vous sont fournis ou sont fournis au Client. Le traitement pour le compte d'un Client suit ses instructions documentées et le DPA applicable.

Nous n'utilisons pas les Données Personnelles figurant dans les éléments téléversés, prompts, résultats ou journaux pour entraîner, affiner ou réentraîner des modèles, sauf accord écrit distinct avec le Client ou, pour les Services directement fournis pour un usage personnel, avec vous, et autorisation du droit applicable. Nous exigeons des prestataires qui traitent ces données pour notre compte qu'ils respectent la même restriction. Les restrictions supplémentaires de la clause 5.2 s'appliquent aux données des API Google Workspace.

3.7 Selon les fonctionnalités utilisées, les Services peuvent analyser des informations professionnelles, compétences, résultats d'évaluation et autres données pertinentes pour générer des profils, scores, classements et recommandations. Ceux-ci peuvent influencer les possibilités de recrutement, de développement et de mobilité interne.

En vertu du RGPD, une décision entièrement automatisée qui produit des effets juridiques à votre égard ou vous affecte autrement de manière significative n'est autorisée que lorsqu'elle est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat avec vous, autorisée par le droit applicable ou fondée sur votre consentement explicite, avec les garanties requises. Le cas échéant, vous pouvez demander une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester la décision.

Le responsable du traitement concerné doit expliquer le processus décisionnel, ses principaux facteurs et ses conséquences probables, ainsi que la manière d'exercer vos droits. Lorsque nous agissons en qualité de responsable du traitement, nous fournissons ces informations et traitons les demandes ; lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, nous assistons le responsable du traitement concerné conformément au DPA. Vous pouvez nous contacter à dpo@talentpilot.com.

3.8 Nos Services standard ne nécessitent pas de catégories particulières de Données Personnelles, telles que des informations de santé. De telles données peuvent néanmoins figurer dans les informations fournies par les Clients ou utilisateurs via les Services, ou être révélées par les résultats générés à partir de celles-ci. Nous traitons ces données, ainsi que celles relatives aux condamnations pénales et aux infractions, uniquement dans les conditions permises par le droit applicable en matière de protection des données et, lorsque nous agissons pour le compte d'un Client, conformément au DPA applicable.

4. Transferts de Données Personnelles

4.1 Nous et nos prestataires pouvons traiter des Données Personnelles en dehors de votre pays. Lorsque nous transférons des Données Personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE), y compris par accès à distance depuis l'extérieur de l'EEE, nous nous fondons sur une décision d'adéquation applicable de la Commission européenne ou sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, avec les évaluations des transferts et mesures supplémentaires requises.

Pour les Données Personnelles traitées pour le compte d'un Client, les transferts et accès depuis l'extérieur de l'EEE nécessitent également l'autorisation écrite préalable prévue par le DPA applicable.

Vous pouvez demander des informations sur ces transferts et une copie des garanties applicables en écrivant à dpo@talentpilot.com.

5. Communication de Données Personnelles

5.1 Lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité, nous pouvons communiquer des Données Personnelles aux destinataires suivants :

• Le Client concerné et ses utilisateurs autorisés, lorsque vous participez à ses processus de recrutement ou à d'autres processus organisationnels, sous réserve des autorisations d'accès applicables.
• Les prestataires assurant l'hébergement, le traitement par IA, les communications, l'assistance client, l'analyse, la sécurité et le traitement des paiements.
• Les conseillers professionnels, tribunaux, autorités de contrôle et autres autorités lorsque cela est nécessaire pour obtenir des conseils professionnels, respecter la loi, faire valoir des droits en justice ou protéger la sécurité des Services.
• Les parties et conseillers participant à un projet ou à une opération réalisée de fusion, d'acquisition ou de vente de notre activité, sous réserve de garanties de confidentialité appropriées.

Pour les Données Personnelles traitées pour le compte d'un Client, les communications restent soumises au DPA applicable. Notre registre des sous-traitants ultérieurs répertorie les prestataires engagés pour ce traitement ; leur désignation et leur remplacement sont régis par le DPA.

5.2 Données des API Google Workspace et services d'IA

Si vous connectez votre compte Google, nous utilisons les données obtenues par les API Google Workspace, y compris les données dérivées, uniquement pour fournir, soutenir et sécuriser les fonctionnalités destinées à l'utilisateur que vous activez, telles que la planification d'entretiens, les communications avec les candidats et la production de synthèses. Le traitement pour le compte d'un Client reste soumis à ses instructions documentées et au DPA applicable.

Nous utilisons Google Cloud Vertex AI / Gemini comme service d'IA géré pour cette intégration. Nous n'utilisons pas de modèle interne, auto-hébergé ou hors ligne à cette fin. Nous ne vendons pas ces données, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons ni n'autorisons les prestataires à les utiliser pour entraîner, affiner ou réentraîner des modèles d'IA à usage général ou d'apprentissage automatique.

Notre utilisation et notre partage de ces données respectent la Politique relative aux données utilisateur des services API Google et la Politique relative aux données utilisateur et aux développeurs Google Workspace, y compris leurs exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »). L'accès humain et les transferts sont limités aux cas autorisés par ces politiques. Tout transfert dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs nécessite votre consentement explicite préalable.

Vous pouvez révoquer l'accès dans les autorisations de votre compte Google ou, lorsque cette option est disponible, en déconnectant l'intégration dans Talentpilot. La révocation de l'accès ne supprime pas automatiquement les données déjà obtenues ; leur conservation et leur suppression suivent l'article 3.

6. Sécurité

6.1 Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques du traitement des Données Personnelles. Elles comprennent les contrôles d'accès, le chiffrement au repos et lors des transmissions sur les réseaux publics, la journalisation de sécurité, la gestion des vulnérabilités, les sauvegardes et les procédures de réponse aux incidents. L'accès est limité aux membres du personnel et prestataires autorisés qui en ont besoin pour des finalités permises et sont soumis à des obligations de confidentialité.

6.2 Nous disposons d'une certification ISO/IEC 27001 couvrant Talentpilot. Lorsque nous traitons des Données Personnelles pour le compte d'un Client, nos obligations de sécurité sont précisées dans le DPA applicable.

6.3 Veuillez garder vos identifiants de compte confidentiels. Aucun système ni aucune méthode de transmission ou de stockage des données n'est totalement sûr.

6.4 Si nous prenons connaissance d'une violation de Données Personnelles affectant des données traitées pour le compte d'un Client, nous l'en informons sans retard injustifié et dans un délai de 48 heures, conformément au DPA applicable.

Lorsque nous agissons en qualité de responsable du traitement, nous notifions l'autorité de contrôle compétente sans retard injustifié et, si possible, dans les 72 heures suivant la prise de connaissance, sauf si la violation n'est pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques. Si elle est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les personnes concernées, nous les en informons également sans retard injustifié, sous réserve des exceptions de l'article 34 du RGPD.

7. Vos droits

7.1 Sous réserve des conditions prévues par le droit applicable en matière de protection des données, vous avez le droit de :

• Accéder à vos Données Personnelles et en obtenir une copie ainsi que des informations sur leur traitement.
• Faire rectifier les Données Personnelles inexactes et compléter les données incomplètes.
• Demander l'effacement de vos Données Personnelles ou la limitation du traitement.
• Vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur des intérêts légitimes ou une mission d'intérêt public, et vous opposer à tout moment à la prospection directe.
• Recevoir les Données Personnelles que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine lorsque le traitement est automatisé et fondé sur votre consentement ou un contrat avec vous, et les faire transmettre directement à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
• Retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Exercer les droits relatifs aux décisions automatisées décrits à la clause 3.7.

Les demandes sont en principe gratuites. Lorsqu'une demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons facturer des frais raisonnables ou refuser d'y donner suite, dans les limites permises par le droit applicable.

7.2 Pour exercer vos droits ou poser des questions sur notre traitement des Données Personnelles, contactez dpo@talentpilot.com.

Lorsque nous agissons en qualité de responsable du traitement, nous répondons sans retard injustifié et dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande. Si la complexité ou le nombre des demandes le justifie, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires au maximum, en expliquant cette prolongation au cours du premier mois. Si nous avons des doutes raisonnables sur votre identité, nous pouvons demander les informations nécessaires à sa vérification.

Lorsque nous traitons des données pour le compte d'un Client, nous lui transmettons sans retard injustifié les demandes concernant ces données et assistons le responsable du traitement concerné conformément au DPA applicable.

7.3 Vous pouvez introduire une réclamation auprès de toute autorité de contrôle compétente.

8. Enquêtes et témoignages

8.1 La participation à nos enquêtes sur votre expérience des Services est volontaire. Nous utilisons les réponses et les coordonnées ou informations professionnelles que vous choisissez de fournir pour comprendre la satisfaction des utilisateurs et améliorer les Services, sur le fondement de notre intérêt légitime à recueillir des retours, sauf si vos droits et intérêts prévalent sur cet intérêt. Nous ne vous envoyons les résultats des enquêtes que si vous le demandez.

8.2 Nous pouvons publier les témoignages ou citations que vous partagez dans nos enquêtes. Vous pouvez en demander la rectification ou le retrait en contactant hello@talentpilot.com.

9. Dispositions finales

9.1 Nos Services peuvent contenir des liens vers des sites internet tiers. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité avant de fournir des Données Personnelles sur ces sites.

9.2 Les personnes qui s'inscrivent pour un usage personnel doivent avoir au moins 18 ans. Lorsque nous traitons des Données Personnelles de mineurs pour le compte d'un Client, ce traitement respecte le DPA applicable et le droit de la protection des données. Si vous avez des préoccupations au sujet des Données Personnelles d'un mineur, contactez dpo@talentpilot.com.

9.3 Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité pour refléter les évolutions de nos Services, de nos pratiques ou des exigences légales. Nous publierons la version mise à jour avec sa date d'entrée en vigueur et vous informerons des modifications importantes par courriel ou par un autre moyen approprié avant leur prise d'effet.

9.4 Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de vie privée, veuillez nous contacter par courriel à dpo@talentpilot.com.

9.5 En cas de divergence entre les versions linguistiques de la présente Politique de confidentialité, la version anglaise prévaut.