Politika privatnosti Talentpilot

1. Uvodne odredbe

1.1 Ovu Politiku privatnosti donosi explore & beyond s.r.o., sa sjedištem na adresi Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Prag 1, Češka Republika, identifikacijski broj 09525602, upisan u trgovački registar koji vodi Gradski sud u Pragu pod brojem C 337604 (također „mi”, „nas” ili „naš”). Sve naše proizvode, usluge, internetske stranice i aplikacije, uključujući osobito, ali ne isključivo, naš proizvod „Talentpilot”, u ovoj Politici privatnosti zajednički nazivamo „Usluge”.

1.2 Poštujemo potrebu za privatnošću i zaštitom osobnih informacija, uključujući, ali ne ograničavajući se na, sve osobne podatke.

Za potrebe ove Politike privatnosti osobni podaci znače sve informacije koje se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi. Pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito pomoću identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili pomoću jednog ili više čimbenika svojstvenih fizičkom, fiziološkom, genetskom, mentalnom, ekonomskom, kulturnom ili socijalnom identitetu tog pojedinca („Osobni podaci”).

1.3 Osobne podatke uvijek obrađujemo u skladu s ovom Politikom privatnosti i primjenjivim propisima, kao što je Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ („GDPR”).

1.4 Ova Politika privatnosti objašnjava kako prikupljamo, koristimo i štitimo Osobne podatke te koja prava imate.

1.5 Djelujemo kao voditelj obrade kada određujemo svrhe i ključna sredstva obrade Osobnih podataka, uključujući za vlastitu internetsku stranicu i poslovnu administraciju te, prema potrebi, Usluge za izravnu osobnu upotrebu. Kada obrađujemo Osobne podatke u ime korisnika naših Usluga („Naručitelj”), djelujemo kao izvršitelj obrade ili podizvršitelj obrade prema dokumentiranim uputama i primjenjivom ugovoru o obradi podataka. Obavijest o privatnosti relevantnog voditelja obrade objašnjava tu obradu.

2. Kategorije Osobnih podataka

2.1 Ovisno o korištenim Uslugama i vašim interakcijama s nama, možemo obrađivati:

• Identifikacijske, kontaktne i podatke o računu, uključujući imena, kontaktne podatke, identifikatore računa te podatke o obračunu i transakcijama.
• Profesionalne i organizacijske podatke, uključujući životopise, obrazovanje, radno iskustvo, kvalifikacije, uloge i odnose unutar timova.
• Podatke o vještinama i procjenama, uključujući kompetencije, sklonosti, motivacije, odgovore i rezultate procjena osobnosti, radne kulture i drugih procjena.
• Sadržaj i komunikaciju, uključujući prenesene dokumente, poruke, upite, slike, prijepise te audiozapise ili videosnimke kada se koristi relevantna funkcija.
• Podatke o razvoju i coachingu, uključujući ciljeve, razgovore, povratne informacije, planove i napredak.
• Generirane rezultate i podatke o radnim procesima, uključujući sažetke, bodove, poretke, preporuke, podudaranja s radnim ulogama, status prijave i radnje poduzete putem Usluga.
• Tehničke podatke i podatke o korištenju, uključujući IP adrese, informacije o uređaju i pregledniku, identifikatore sesije, zapisnike pristupa i evidencije aktivnosti.

2.2 Te kategorije obuhvaćaju informacije koje dostavite vi ili Naručitelj, koje se nalaze u prenesenim materijalima ili procjenama trećih strana, odnosno koje su generirane putem Usluga. Takvi materijali i rezultati mogu sadržavati ili otkrivati i osjetljive Osobne podatke, poput zdravstvenih podataka, ili podatke o kaznenim osudama i kažnjivim djelima.

3. Svrhe obrade i čuvanje Osobnih podataka

3.1 Osobne podatke pribavljamo, prikupljamo i obrađujemo kada:

• unosite Osobne podatke u naše Usluge (primjerice ispunjavanjem obrazaca, učitavanjem životopisa itd.)
• primimo vaše Osobne podatke od Naručitelja koji djeluje kao voditelj obrade vaših osobnih podataka (u kojem slučaju mi smo izvršitelj obrade Osobnih podataka) ili kao izvršitelj obrade (u kojem slučaju mi smo podizvršitelj obrade Osobnih podataka)

3.2 Kada djelujemo kao voditelj obrade, Osobne podatke obrađujemo u sljedeće svrhe:

• Pružanje Usluga koje zatražite, uključujući osobni coaching, te upravljanje vašim računom, podrškom i plaćanjima, kada je to potrebno za izvršenje našeg ugovora s vama ili poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora.
• Upravljanje poslovnim odnosima, odgovaranje na upite te održavanje sigurnosti i pouzdanosti naših Usluga, na temelju naših legitimnih interesa vođenja i zaštite poslovanja, osim ako vaša prava i interesi prevladavaju nad tim interesima.
• Ispunjavanje zakonskih obveza, uključujući primjenjive računovodstvene i porezne zahtjeve.
• Postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva, na temelju našeg legitimnog interesa zaštite vlastitih prava.

Ako je za obradu potrebna privola, objašnjavamo relevantnu svrhu i privolu pribavljamo zasebno.

3.3 Uz vašu privolu možemo čuvati vaš profil kandidata kako bismo vas kontaktirali u vezi sa sličnim prilikama za zaposlenje unutar opsega te privole, najdulje tri godine od dana davanja privole. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku, nakon čega prestajemo koristiti vaše podatke u tu svrhu.

3.4 Možemo obrađivati informacije za provjeru, uključujući videosnimke, radi provjere poštovanja uvjeta korištenja, uključujući provjere protiv varanja. Čuvamo ih samo koliko je potrebno za provjeru, a najdulje tri mjeseca od prikupljanja. Kada djelujemo kao voditelj obrade, oslanjamo se na legitimni interes zaštite integriteta Usluga, osim ako vaša prava i interesi prevladavaju nad tim interesom.

3.5 Podaci Usluga čuvaju se i brišu prema primjenjivom ugovoru i DPA-u, uključujući njihove odredbe o preuzimanju i brisanju sigurnosnih kopija. Gore navedeni rokovi ne produljuju nijedan raniji rok brisanja prema tim dokumentima ili primjenjivom pravu. Evidencije koje vodimo za vlastitu poslovnu administraciju čuvaju se samo koliko je potrebno za relevantnu svrhu, uključujući primjenjive računovodstvene zahtjeve i zastarne rokove za pravne zahtjeve.

3.6 Agente umjetne inteligencije i modele trećih strana koristimo za obradu Osobnih podataka isključivo radi pružanja, podrške, održavanja i zaštite Usluga, uključujući generiranje rezultata i provjeru kvalitete Usluga pruženih vama ili Naručitelju. Obrada u ime Naručitelja provodi se prema njegovim dokumentiranim uputama i primjenjivom DPA-u.

Osobne podatke iz prenesenih materijala, upita, izlaznih rezultata ili zapisnika ne koristimo za treniranje, fino podešavanje ili ponovno treniranje modela, osim ako je to zasebno pisanim putem dogovoreno s Naručiteljem ili s vama za Usluge za izravnu osobnu upotrebu i dopušteno primjenjivim pravom. Od pružatelja koji obrađuju te podatke za nas zahtijevamo poštovanje istog ograničenja. Dodatna ograničenja iz točke 5.2 primjenjuju se na podatke dobivene putem API-ja Google Workspace.

3.7 Ovisno o korištenim funkcionalnostima, Usluge mogu analizirati profesionalne podatke, vještine, rezultate procjena i druge relevantne ulazne podatke radi generiranja profila, bodova, poredaka i preporuka. Oni mogu utjecati na prilike za zapošljavanje, razvoj i internu mobilnost.

Prema GDPR-u, odluka donesena isključivo automatiziranom obradom koja proizvodi pravne učinke ili na drugi način značajno utječe na vas dopuštena je samo ako je nužna za sklapanje ili izvršenje ugovora s vama, dopuštena primjenjivim pravom ili utemeljena na vašoj izričitoj privoli, uz potrebne zaštitne mjere. Kada je primjenjivo, možete zatražiti ljudsku intervenciju, izraziti svoje stajalište i osporiti odluku.

Relevantni voditelj obrade mora objasniti postupak donošenja odluke, glavne čimbenike i vjerojatne posljedice te način ostvarivanja vaših prava. Kada djelujemo kao voditelj obrade, pružamo te informacije i obrađujemo zahtjeve; kada djelujemo kao izvršitelj obrade, pomažemo relevantnom voditelju obrade prema DPA-u. Možete nas kontaktirati na dpo@talentpilot.com.

3.8 Naše standardne Usluge ne zahtijevaju posebne kategorije Osobnih podataka, poput zdravstvenih podataka. Takvi podaci ipak mogu biti sadržani u informacijama koje Naručitelji ili korisnici dostavljaju putem Usluga ili otkriveni u rezultatima generiranima iz tih informacija. Takve podatke i podatke o kaznenim osudama i kažnjivim djelima obrađujemo samo kako dopuštaju primjenjivi propisi o zaštiti podataka te, kada djelujemo u ime Naručitelja, prema primjenjivom DPA-u.

4. Prijenos Osobnih podataka

4.1 Mi i naši pružatelji usluga možemo obrađivati Osobne podatke izvan vaše države. Kada prenosimo Osobne podatke izvan Europskoga gospodarskog prostora (EGP), uključujući udaljeni pristup izvan EGP-a, oslanjamo se na primjenjivu odluku Europske komisije o primjerenosti ili odgovarajuće zaštitne mjere, poput standardnih ugovornih klauzula Europske komisije, uz sve potrebne procjene prijenosa i dodatne mjere.

Za Osobne podatke koji se obrađuju u ime Naručitelja, prijenos i pristup izvan EGP-a također zahtijevaju prethodno pisano odobrenje navedeno u primjenjivom DPA-u.

Informacije o tim prijenosima i primjerak primjenjivih zaštitnih mjera možete zatražiti na dpo@talentpilot.com.

5. Otkrivanje Osobnih podataka

5.1 Kada je potrebno u svrhe opisane u ovoj Politici privatnosti, Osobne podatke možemo otkriti:

• Relevantnom Naručitelju i njegovim ovlaštenim korisnicima kada sudjelujete u postupku zapošljavanja ili drugim organizacijskim procesima tog Naručitelja, uz primjenu odgovarajućih ovlasti pristupa.
• Pružateljima usluga koji podržavaju hosting, obradu umjetnom inteligencijom, komunikaciju, korisničku podršku, analitiku, sigurnost i obradu plaćanja.
• Stručnim savjetnicima, sudovima, regulatorima i drugim tijelima kada je to potrebno radi stručnog savjeta, usklađenosti s propisima, pravnih zahtjeva ili zaštite sigurnosti Usluga.
• Strankama i savjetnicima uključenima u predloženo ili dovršeno spajanje, preuzimanje ili prodaju našeg poslovanja, uz odgovarajuće zaštitne mjere povjerljivosti.

Za Osobne podatke koji se obrađuju u ime Naručitelja, otkrivanje i dalje podliježe primjenjivom DPA-u. Naš registar podizvršitelja obrade navodi pružatelje angažirane za tu obradu; njihovo imenovanje i zamjena provode se prema DPA-u.

5.2 Podaci API-ja Google Workspace i usluge umjetne inteligencije

Ako povežete svoj Google račun, podatke dobivene putem API-ja Google Workspace, uključujući izvedene podatke, koristimo samo za pružanje, podršku i zaštitu korisničkih funkcionalnosti koje omogućite, poput zakazivanja razgovora za posao, komunikacije s kandidatima i sažimanja. Obrada u ime Naručitelja i dalje podliježe njegovim dokumentiranim uputama i primjenjivom DPA-u.

Za tu integraciju koristimo Google Cloud Vertex AI / Gemini kao upravljanu uslugu umjetne inteligencije. Ne koristimo vlastiti interno razvijen, samostalno hostiran ili izvanmrežni model. Te podatke ne prodajemo, ne koristimo za oglašavanje i ne koristimo ih niti dopuštamo pružateljima da ih koriste za treniranje, fino podešavanje ili ponovno treniranje modela umjetne inteligencije opće namjene ili strojnog učenja.

Naše korištenje i dijeljenje tih podataka u skladu je s Pravilima o korisničkim podacima za usluge Google API i Pravilima o korisničkim podacima i za razvojne programere za Google Workspace, uključujući njihove zahtjeve za ograničenu upotrebu. Ljudski pristup i prijenosi ograničeni su na slučajeve dopuštene tim pravilima. Za svaki prijenos u okviru spajanja, preuzimanja ili prodaje imovine potrebna je vaša prethodna izričita privola.

Pristup možete opozvati putem dopuštenja svojeg Google računa ili, gdje je dostupno, prekidanjem integracije u Talentpilotu. Opoziv pristupa ne briše automatski već pribavljene podatke; čuvanje i brisanje uređuje odjeljak 3.

6. Sigurnost

6.1 Održavamo tehničke i organizacijske mjere primjerene rizicima obrade Osobnih podataka. One uključuju kontrole pristupa, enkripciju pohranjenih podataka i podataka tijekom prijenosa javnim mrežama, sigurnosne zapisnike, upravljanje ranjivostima, sigurnosne kopije i postupke odgovora na incidente. Pristup je ograničen na ovlašteno osoblje i pružatelje kojima je potreban za dopuštene svrhe i koji su vezani obvezama povjerljivosti.

6.2 Posjedujemo certifikat ISO/IEC 27001 koji obuhvaća Talentpilot. Kada obrađujemo Osobne podatke u ime Naručitelja, naše sigurnosne obveze dodatno su opisane u primjenjivom DPA-u.

6.3 Molimo čuvajte povjerljivost svojih vjerodajnica za račun. Nijedan sustav ni način prijenosa ili pohrane podataka nije potpuno siguran.

6.4 Ako saznamo za povredu Osobnih podataka koja utječe na podatke obrađene u ime Naručitelja, obavještavamo tog Naručitelja bez nepotrebnog odgađanja i u roku od 48 sati, u skladu s primjenjivim DPA-om.

Kada djelujemo kao voditelj obrade, obavještavamo nadležno nadzorno tijelo bez nepotrebnog odgađanja i, ako je izvedivo, u roku od 72 sata od saznanja, osim ako nije vjerojatno da će povreda prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca. Ako je vjerojatno da će povreda prouzročiti visok rizik za pogođene pojedince, i njih obavještavamo bez nepotrebnog odgađanja, uz iznimke iz članka 34. GDPR-a.

7. Vaša prava

7.1 Uz uvjete propisane primjenjivim pravom zaštite podataka, imate pravo:

• Pristupiti svojim Osobnim podacima te dobiti njihov primjerak i informacije o obradi.
• Ispraviti netočne Osobne podatke i dopuniti nepotpune podatke.
• Zatražiti brisanje svojih Osobnih podataka ili ograničenje obrade.
• Uložiti prigovor na obradu utemeljenu na legitimnim interesima ili izvršavanju zadaće od javnog interesa zbog razloga povezanih s vašom posebnom situacijom te u svakom trenutku prigovoriti izravnom marketingu.
• Primiti Osobne podatke koje ste dostavili u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom obliku kada je obrada automatizirana i utemeljena na privoli ili ugovoru s vama te ostvariti njihov izravan prijenos drugom voditelju obrade kada je to tehnički izvedivo.
• Povući privolu u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
• Ostvariti prava povezana s automatiziranim odlukama opisana u točki 3.7.

Zahtjevi su u pravilu besplatni. Ako je zahtjev očito neutemeljen ili pretjeran, možemo naplatiti razumnu naknadu ili odbiti postupiti, kako dopušta primjenjivo pravo.

7.2 Za ostvarivanje prava ili upite o našoj obradi Osobnih podataka obratite se na dpo@talentpilot.com.

Kada djelujemo kao voditelj obrade, odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja i u roku od mjesec dana od primitka vašeg zahtjeva. Ako je potrebno zbog složenosti ili broja zahtjeva, rok možemo produljiti za najviše još dva mjeseca, uz obrazloženje produljenja unutar prvog mjeseca. Ako opravdano sumnjamo u vaš identitet, možemo zatražiti informacije potrebne za njegovu provjeru.

Kada podatke obrađujemo u ime Naručitelja, zahtjeve povezane s tim podacima bez nepotrebnog odgađanja prosljeđujemo Naručitelju i pomažemo relevantnom voditelju obrade prema primjenjivom DPA-u.

7.3 Možete podnijeti pritužbu bilo kojem nadležnom nadzornom tijelu.

8. Ankete i izjave korisnika

8.1 Sudjelovanje u našim anketama o vašem iskustvu s Uslugama dobrovoljno je. Odgovore i sve kontaktne ili profesionalne podatke koje odlučite dostaviti koristimo kako bismo razumjeli zadovoljstvo korisnika i poboljšali Usluge, na temelju našeg legitimnog interesa prikupljanja povratnih informacija, osim ako vaša prava i interesi prevladavaju nad tim interesom. Rezultate anketa šaljemo vam samo na vaš zahtjev.

8.2 Možemo objaviti izjave ili citate koje podijelite putem naših anketa. Ispravak ili uklanjanje možete zatražiti na hello@talentpilot.com.

9. Završne odredbe

9.1 Naše Usluge mogu sadržavati poveznice na internetske stranice trećih strana. Prije dostavljanja Osobnih podataka putem tih stranica pročitajte njihove politike privatnosti.

9.2 Fizičke osobe koje se registriraju za osobnu upotrebu moraju imati najmanje 18 godina. Kada obrađujemo Osobne podatke maloljetnika u ime Naručitelja, ta se obrada provodi prema primjenjivom DPA-u i propisima o zaštiti podataka. Ako imate nedoumica u vezi s Osobnim podacima maloljetnika, obratite se na dpo@talentpilot.com.

9.3 Ovu Politiku privatnosti možemo ažurirati radi odražavanja promjena naših Usluga, praksi ili zakonskih zahtjeva. Ažuriranu verziju objavit ćemo s datumom stupanja na snagu te vas o bitnim promjenama obavijestiti e-poštom ili na drugi primjeren način prije njihova stupanja na snagu.

9.4 Ako imate pitanja o ovoj Politici privatnosti ili našim praksama zaštite privatnosti, obratite nam se e-poštom na dpo@talentpilot.com.

9.5 U slučaju razlika između jezičnih verzija ove Politike privatnosti prednost ima verzija na engleskom jeziku.