A Talentpilot adatvédelmi tájékoztatója

1. Bevezető rendelkezések

1.1 A jelen Adatvédelmi tájékoztatót az explore & beyond s.r.o. adja ki, amelynek székhelye Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Prága 1, Cseh Köztársaság, azonosító száma 09525602, és amelyet a Prágai Városi Bíróság által vezetett cégjegyzék C 337604 számon tart nyilván (a továbbiakban „mi”, illetve „a mi”). A jelen Adatvédelmi tájékoztatóban minden termékünket, szolgáltatásunkat, weboldalunkat és alkalmazásunkat, ideértve különösen, de nem kizárólag a „Talentpilot” terméket, együttesen „Szolgáltatásoknak” nevezzük.

1.2 Tiszteletben tartjuk a magánélet és a személyes információk, köztük többek között valamennyi személyes adat védelme iránti igényt.

A jelen Adatvédelmi tájékoztatóban személyes adat az azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlenül vagy közvetve, különösen valamely azonosító, például név, azonosító szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy fizikai, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságának egy vagy több tényezője alapján azonosítható (a „Személyes Adatok”).

1.3 A Személyes Adatokat mindig a jelen Adatvédelmi tájékoztatónak és az alkalmazandó jogszabályoknak megfelelően kezeljük, ideértve az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletét a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (a „GDPR”).

1.4 E tájékoztató ismerteti, hogyan gyűjtjük, használjuk és védjük a Személyes Adatokat, és milyen jogok illetik meg Önt.

1.5 Adatkezelőként járunk el, amikor meghatározzuk a Személyes Adatok kezelésének céljait és lényeges eszközeit, többek között saját weboldalunk és üzleti adminisztrációnk, illetve adott esetben a közvetlenül személyes használatra nyújtott Szolgáltatások kapcsán. Amikor a Szolgáltatásokat használó ügyfél (az „Ügyfél”) nevében kezelünk Személyes Adatokat, adatfeldolgozóként vagy további adatfeldolgozóként járunk el, dokumentált utasítások és az alkalmazandó adatfeldolgozási megállapodás (DPA) alapján. Ezt az adatkezelést az illetékes adatkezelő adatvédelmi tájékoztatója ismerteti.

2. A Személyes Adatok kategóriái

2.1 A használt Szolgáltatásoktól és a velünk folytatott kapcsolattartástól függően az alábbi adatokat kezelhetjük:

• Azonosítási, kapcsolattartási és fiókadatok, ideértve a neveket, elérhetőségeket, fiókazonosítókat, valamint a számlázási és tranzakciós nyilvántartásokat.
• Szakmai és szervezeti információk, ideértve az önéletrajzokat, tanulmányokat, munkatapasztalatot, képesítéseket, szerepköröket és csapatkapcsolatokat.
• Készségekkel és értékelésekkel kapcsolatos információk, ideértve a kompetenciákat, preferenciákat, motivációkat, valamint személyiség-, munkakultúra- és egyéb értékelések válaszait és eredményeit.
• Tartalmak és kommunikáció, ideértve a feltöltött dokumentumokat, üzeneteket, promptokat, képeket, átiratokat és az adott funkció használata esetén a hang- vagy videófelvételeket.
• Fejlesztési és coachinginformációk, ideértve a célokat, beszélgetéseket, visszajelzéseket, terveket és előrehaladást.
• Létrehozott eredmények és munkafolyamat-információk, ideértve az összefoglalókat, pontszámokat, rangsorokat, ajánlásokat, munkakör-illesztéseket, a jelentkezések állapotát és a Szolgáltatásokon keresztül végzett műveleteket.
• Technikai és használati információk, ideértve az IP-címeket, eszköz- és böngészőadatokat, munkamenet-azonosítókat, hozzáférési naplókat és tevékenységi nyilvántartásokat.

2.2 E kategóriák magukban foglalják az Ön vagy az Ügyfél által megadott, feltöltött anyagokban vagy harmadik felek értékeléseiben szereplő, illetve a Szolgáltatások révén létrejövő információkat. Ezen anyagok és eredmények érzékeny Személyes Adatokat, például egészségügyi információkat, vagy büntetőjogi felelősség megállapítására és bűncselekményekre vonatkozó információkat is tartalmazhatnak vagy felfedhetnek.

3. Az adatkezelés céljai és az adatok megőrzése

3.1 Személyes adatokat szerzünk be, gyűjtünk és kezelünk, amikor:

• Ön Személyes Adatokat visz be a Szolgáltatásainkba (például űrlapok kitöltésével, önéletrajza feltöltésével stb.)
• Személyes Adatait az Ügyféltől kapjuk meg, aki az Ön személyes adatainak adatkezelőjeként jár el (ekkor mi a Személyes Adatok adatfeldolgozója vagyunk), vagy adatfeldolgozóként jár el (ekkor mi a Személyes Adatok további adatfeldolgozója vagyunk)

3.2 Amikor adatkezelőként járunk el, a Személyes Adatokat az alábbi célokból kezeljük:

• Az Ön által kért Szolgáltatások nyújtása, ideértve a személyes coachingot, valamint fiókja, a támogatás és a fizetések kezelése, amennyiben ez az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez vagy az Ön kérésére a szerződéskötést megelőző lépésekhez szükséges.
• Üzleti kapcsolatok kezelése, megkeresések megválaszolása és a Szolgáltatások biztonságának és megbízhatóságának fenntartása, a vállalkozásunk működtetéséhez és védelméhez fűződő jogos érdekeink alapján, kivéve, ha Önnek ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élvező jogai vagy érdekei vannak.
• Jogi kötelezettségek teljesítése, ideértve az alkalmazandó számviteli és adózási követelményeket.
• Jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme a jogaink védelméhez fűződő jogos érdekünk alapján.

Ha az adatkezeléshez hozzájárulás szükséges, ismertetjük az adott célt, és a hozzájárulást külön szerezzük be.

3.3 Hozzájárulásával megőrizhetjük jelölti profilját, hogy a hozzájárulás keretein belül hasonló álláslehetőségekkel keressük meg, legfeljebb a hozzájárulás napjától számított három évig. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja; ezt követően adatait nem használjuk tovább erre a célra.

3.4 A használati feltételek betartásának ellenőrzésére, ideértve a csalásellenes ellenőrzéseket, ellenőrzési információkat, köztük videófelvételeket kezelhetünk. Ezeket csak az ellenőrzéshez szükséges ideig, de legfeljebb a gyűjtéstől számított három hónapig őrizzük meg. Adatkezelőként a Szolgáltatások integritásának védelméhez fűződő jogos érdekünkre támaszkodunk, kivéve, ha Önnek elsőbbséget élvező jogai vagy érdekei vannak.

3.5 A szolgáltatási adatokat az alkalmazandó megállapodás és DPA alapján őrizzük meg és töröljük, ideértve azok visszanyerésre és a biztonsági másolatok törlésére vonatkozó rendelkezéseit. A fenti időszakok nem hosszabbítják meg az e dokumentumok vagy az alkalmazandó jog szerinti korábbi törlési határidőket. A saját üzleti adminisztrációnkhoz tárolt nyilvántartásokat csak az adott célhoz szükséges ideig őrizzük meg, figyelembe véve az alkalmazandó számviteli követelményeket és a jogi igények elévülési idejét.

3.6 MI-ügynököket és harmadik felek modelljeit kizárólag a Szolgáltatások nyújtásához, támogatásához, karbantartásához és biztonságához használunk Személyes Adatok kezelésére, ideértve eredmények létrehozását és az Önnek vagy az Ügyfélnek nyújtott Szolgáltatások minőségének ellenőrzését. Az Ügyfél nevében végzett adatfeldolgozás annak dokumentált utasításait és az alkalmazandó DPA-t követi.

A feltöltött anyagokban, promptokban, kimenetekben vagy naplókban szereplő Személyes Adatokat nem használjuk modellek tanítására, finomhangolására vagy újratanítására, kivéve, ha erről az Ügyféllel, illetve közvetlen személyes használatú Szolgáltatásoknál Önnel külön írásban megállapodunk, és azt az alkalmazandó jog megengedi. Az adatokat a nevünkben feldolgozó szolgáltatóktól ugyanezen korlátozás betartását követeljük meg. A Google Workspace API-adataira az 5.2. pont további korlátozásai is vonatkoznak.

3.7 A használt funkcióktól függően a Szolgáltatások szakmai információkat, készségeket, értékelési eredményeket és más releváns bemeneteket elemezhetnek profilok, pontszámok, rangsorok és ajánlások létrehozásához. Ezek befolyásolhatják a felvételi, fejlesztési és belső mobilitási lehetőségeket.

A GDPR alapján teljesen automatizált, Önre nézve joghatással járó vagy Önt más módon jelentősen érintő döntés csak akkor megengedett, ha az Önnel való szerződéskötéshez vagy az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez szükséges, az alkalmazandó jog felhatalmazást ad rá, vagy az Ön kifejezett hozzájárulásán alapul, a megkövetelt biztosítékok mellett. Adott esetben emberi beavatkozást kérhet, kifejtheti álláspontját és vitathatja a döntést.

Az illetékes adatkezelőnek ismertetnie kell a döntési folyamatot, fő tényezőit és várható következményeit, valamint az Ön joggyakorlásának módját. Adatkezelőként megadjuk e tájékoztatást és kezeljük a kérelmeket; adatfeldolgozóként a DPA szerint segítjük az illetékes adatkezelőt. A dpo@talentpilot.com címen érhet el bennünket.

3.8 Szokásos Szolgáltatásaink nem igényelnek különleges kategóriájú Személyes Adatokat, például egészségügyi információkat. Ilyen adatok azonban szerepelhetnek az Ügyfelek vagy felhasználók által a Szolgáltatásokon keresztül megadott információkban, vagy az azokból létrehozott eredmények felfedhetik őket. Az ilyen adatokat, valamint a büntetőjogi felelősség megállapítására és bűncselekményekre vonatkozó adatokat csak az alkalmazandó adatvédelmi jog által megengedett módon, Ügyfél nevében eljárva pedig az alkalmazandó DPA alapján kezeljük.

4. Személyes Adatok továbbítása

4.1 Mi és szolgáltatóink az Ön országán kívül is kezelhetünk Személyes Adatokat. Ha Személyes Adatokat az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívülre továbbítunk, ideértve az EGT-n kívülről történő távoli hozzáférést is, az Európai Bizottság alkalmazandó megfelelőségi határozatára vagy megfelelő garanciákra, például a Bizottság általános szerződési feltételeire támaszkodunk, az előírt adattovábbítási értékelésekkel és kiegészítő intézkedésekkel együtt.

Az Ügyfél nevében kezelt Személyes Adatok EGT-n kívülre továbbításához és az onnan történő hozzáféréshez az alkalmazandó DPA-ban meghatározott előzetes írásbeli jóváhagyás is szükséges.

E továbbításokról tájékoztatást és az alkalmazandó garanciák másolatát a dpo@talentpilot.com címen kérheti.

5. Személyes Adatok közlése

5.1 Ha az e tájékoztatóban ismertetett célokhoz szükséges, Személyes Adatokat közölhetünk az alábbiakkal:

• Az érintett Ügyfél és jogosult felhasználói, ha Ön az Ügyfél toborzási vagy más szervezeti munkafolyamataiban vesz részt, az alkalmazandó hozzáférési jogosultságok mellett.
• Tárhelyszolgáltatást, MI-alapú feldolgozást, kommunikációt, ügyfélszolgálatot, elemzést, biztonságot és fizetésfeldolgozást támogató szolgáltatók.
• Szakmai tanácsadók, bíróságok, szabályozó és más hatóságok, amennyiben szakmai tanácsadáshoz, jogszabályi megfeleléshez, jogi igényekhez vagy a Szolgáltatások biztonságának védelméhez szükséges.
• A vállalkozásunk tervezett vagy megvalósult egyesülésében, felvásárlásában vagy értékesítésében részt vevő felek és tanácsadók, megfelelő titoktartási biztosítékok mellett.

Az Ügyfél nevében kezelt Személyes Adatok közlése továbbra is az alkalmazandó DPA hatálya alá tartozik. A további adatfeldolgozók nyilvántartása felsorolja az e feldolgozáshoz igénybe vett szolgáltatókat; kijelölésük és lecserélésük a DPA szerint történik.

5.2 Google Workspace API-adatok és MI-szolgáltatások

Ha összekapcsolja Google-fiókját, a Google Workspace API-kon keresztül szerzett adatokat, ideértve a származtatott adatokat is, csak az Ön által engedélyezett felhasználói funkciók, például interjúütemezés, jelöltekkel folytatott kommunikáció és összefoglalás nyújtásához, támogatásához és biztonságához használjuk. Az Ügyfél nevében végzett feldolgozásra továbbra is annak dokumentált utasításai és az alkalmazandó DPA vonatkozik.

Ehhez az integrációhoz a Google Cloud Vertex AI / Gemini szolgáltatást használjuk menedzselt MI-szolgáltatásként. Nem használunk hozzá belső fejlesztésű, saját üzemeltetésű vagy offline modellt. Ezen adatokat nem értékesítjük, nem használjuk reklámozásra, és nem használjuk, illetve szolgáltatóinknak sem engedjük használni általános célú MI- vagy gépi tanulási modellek tanítására, finomhangolására vagy újratanítására.

Ezen adatok használata és megosztása megfelel a Google API-szolgáltatások felhasználói adatokra vonatkozó szabályzatának és a Google Workspace felhasználói adatokra és fejlesztőkre vonatkozó szabályzatának, beleértve a Korlátozott használat követelményeit. Az emberi hozzáférés és az adattovábbítás az e szabályzatok által megengedett esetekre korlátozódik. Egyesülés, felvásárlás vagy eszközértékesítés részeként történő bármely adattovábbításhoz az Ön előzetes kifejezett hozzájárulása szükséges.

A hozzáférést Google-fiókja engedélyein keresztül, vagy ahol lehetséges, az integráció Talentpilotban történő leválasztásával vonhatja vissza. A hozzáférés visszavonása nem törli automatikusan a már megszerzett adatokat; megőrzésükre és törlésükre a 3. szakasz irányadó.

6. Biztonság

6.1 A Személyes Adatok kezelésének kockázataihoz megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket tartunk fenn. Ezek közé tartoznak a hozzáférési ellenőrzések, a tárolt és a nyilvános hálózatokon továbbított adatok titkosítása, a biztonsági naplózás, a sérülékenységkezelés, a biztonsági mentések és az incidenskezelési eljárások. A hozzáférés azokra a felhatalmazott munkatársakra és szolgáltatókra korlátozódik, akiknek arra megengedett célból szükségük van, és titoktartási kötelezettség terheli őket.

6.2 A Talentpilotra kiterjedő ISO/IEC 27001 tanúsítvánnyal rendelkezünk. Az Ügyfél nevében végzett személyesadat-feldolgozásnál biztonsági kötelezettségeinket az alkalmazandó DPA részletesebben is ismerteti.

6.3 Kérjük, fiókja bejelentkezési adatait kezelje bizalmasan. Egyetlen rendszer, adatátviteli vagy adattárolási módszer sem teljesen biztonságos.

6.4 Ha az Ügyfél nevében kezelt adatokat érintő adatvédelmi incidensről szerzünk tudomást, az alkalmazandó DPA szerint indokolatlan késedelem nélkül és 48 órán belül értesítjük az Ügyfelet.

Adatkezelőként indokolatlan késedelem nélkül, és lehetőség szerint a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül értesítjük az illetékes felügyeleti hatóságot, kivéve, ha az incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal az egyének jogaira és szabadságaira nézve. Ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintettekre nézve, őket is indokolatlan késedelem nélkül értesítjük, a GDPR 34. cikkében foglalt kivételek fenntartásával.

7. Az Ön jogai

7.1 Az alkalmazandó adatvédelmi jog feltételei szerint Ön jogosult:

• Hozzáférni Személyes Adataihoz, és másolatot, valamint az adatkezelésről tájékoztatást kapni.
• Helyesbíteni a pontatlan Személyes Adatokat és kiegészíteni a hiányos adatokat.
• Kérni Személyes Adatai törlését vagy az adatkezelés korlátozását.
• A saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozni a jogos érdeken vagy közérdekű feladaton alapuló adatkezelés ellen, valamint bármikor tiltakozni a közvetlen üzletszerzés ellen.
• A megadott Személyes Adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapni, ha az adatkezelés automatizált és hozzájáruláson vagy az Önnel kötött szerződésen alapul, valamint kérni azok közvetlen továbbítását másik adatkezelőhöz, ha ez technikailag megvalósítható.
• Hozzájárulását bármikor visszavonni anélkül, hogy ez érintené a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
• Gyakorolni a 3.7. pontban ismertetett, automatizált döntésekhez kapcsolódó jogokat.

A kérelmek általában díjmentesek. Nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó kérelem esetén az alkalmazandó jog által megengedett módon észszerű díjat számíthatunk fel vagy megtagadhatjuk az intézkedést.

7.2 Jogai gyakorlásához vagy a Személyes Adatok kezelésével kapcsolatos kérdéseivel keressen bennünket a dpo@talentpilot.com címen.

Adatkezelőként indokolatlan késedelem nélkül, a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül válaszolunk. Ha a kérelmek összetettsége vagy száma miatt szükséges, ezt legfeljebb további két hónappal meghosszabbíthatjuk, a hosszabbítás indokait az első hónapon belül ismertetve. Ha észszerű kétségünk merül fel személyazonosságával kapcsolatban, kérhetjük az ellenőrzéséhez szükséges információkat.

Ha az Ügyfél nevében dolgozunk fel adatokat, az azokra vonatkozó kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül továbbítjuk az Ügyfélnek, és az alkalmazandó DPA szerint segítjük az illetékes adatkezelőt.

7.3 Bármely illetékes felügyeleti hatóságnál panaszt tehet.

8. Felmérések és vélemények

8.1 A Szolgáltatásokkal kapcsolatos tapasztalatairól szóló felméréseinkben való részvétel önkéntes. A válaszokat és az Ön által önként megadott kapcsolattartási vagy szakmai adatokat a felhasználói elégedettség megértésére és a Szolgáltatások javítására használjuk, a visszajelzések beszerzéséhez fűződő jogos érdekünk alapján, kivéve, ha az Ön jogai és érdekei elsőbbséget élveznek. A felmérések eredményeit csak kérésére küldjük el.

8.2 Közzétehetjük a felméréseinken keresztül megosztott ajánlásokat vagy idézeteket. Helyesbítésüket vagy eltávolításukat a hello@talentpilot.com címen kérheti.

9. Záró rendelkezések

9.1 A Szolgáltatások harmadik felek weboldalaira mutató hivatkozásokat tartalmazhatnak. Kérjük, mielőtt e weboldalakon Személyes Adatokat ad meg, olvassa el azok adatvédelmi tájékoztatóit.

9.2 A személyes használatra regisztráló személyeknek legalább 18 évesnek kell lenniük. Ha az Ügyfél nevében kiskorúak Személyes Adatait dolgozzuk fel, a feldolgozás az alkalmazandó DPA és adatvédelmi jog szerint történik. Ha kiskorú Személyes Adataival kapcsolatban aggálya van, keressen bennünket a dpo@talentpilot.com címen.

9.3 A jelen Adatvédelmi tájékoztatót frissíthetjük, hogy kövesse Szolgáltatásaink, gyakorlataink vagy a jogi követelmények változásait. A frissített változatot hatálybalépési dátumával közzétesszük, és a lényeges változásokról hatálybalépésük előtt e-mailben vagy más megfelelő módon értesítjük Önt.

9.4 A jelen Adatvédelmi tájékoztatóval vagy adatvédelmi gyakorlatunkkal kapcsolatos kérdéseivel kérjük, írjon a dpo@talentpilot.com e-mail-címre.

9.5 A jelen Adatvédelmi tájékoztató nyelvi változatai közötti eltérés esetén az angol nyelvű változat az irányadó.