Privacybeleid van Talentpilot

1. Inleidende bepalingen

1.1 Dit Privacybeleid is opgesteld door explore & beyond s.r.o., statutair gevestigd aan Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praag 1, Tsjechië, identificatienummer 09525602, ingeschreven in het handelsregister dat wordt bijgehouden door de stadsrechtbank van Praag onder nummer C 337604 (ook “wij”, “ons” of “onze”). In dit Privacybeleid duiden wij al onze producten, diensten, websites en apps, waaronder in het bijzonder maar niet uitsluitend ons product “Talentpilot”, gezamenlijk aan als de “Diensten”.

1.2 Wij respecteren de behoefte aan privacy en bescherming van persoonlijke informatie, waaronder maar niet beperkt tot persoonsgegevens.

Voor dit Privacybeleid zijn persoonsgegevens alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens of online-identificator, of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon (de “Persoonsgegevens”).

1.3 Wij verwerken Persoonsgegevens altijd in overeenstemming met dit Privacybeleid en de toepasselijke wetgeving, zoals Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de “AVG”).

1.4 Dit Privacybeleid legt uit hoe wij Persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen en welke rechten u heeft.

1.5 Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij de doeleinden en wezenlijke middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens bepalen, waaronder voor onze eigen website en bedrijfsadministratie en, waar van toepassing, rechtstreeks aangeboden Diensten voor persoonlijk gebruik. Wanneer wij Persoonsgegevens verwerken namens een klant die de Diensten gebruikt (de “Klant”), treden wij op als verwerker of subverwerker op basis van gedocumenteerde instructies en de toepasselijke verwerkersovereenkomst. De privacyverklaring van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke licht die verwerking toe.

2. Categorieën Persoonsgegevens

2.1 Afhankelijk van de gebruikte Diensten en uw contact met ons kunnen wij het volgende verwerken:

• Identificatie-, contact- en accountgegevens, waaronder namen, contactgegevens, accountidentificatoren en facturerings- en transactiegegevens.
• Professionele en organisatorische informatie, waaronder cv's, opleiding, arbeidsverleden, kwalificaties, functies en teamrelaties.
• Vaardigheids- en beoordelingsinformatie, waaronder competenties, voorkeuren, motivaties, antwoorden en resultaten van persoonlijkheids-, werkcultuur- en andere beoordelingen.
• Inhoud en communicatie, waaronder geüploade documenten, berichten, prompts, afbeeldingen, transcripties en audio- of video-opnamen wanneer de betreffende functie wordt gebruikt.
• Ontwikkelings- en coachinginformatie, waaronder doelen, gesprekken, feedback, plannen en voortgang.
• Gegenereerde resultaten en workflow-informatie, waaronder samenvattingen, scores, rangschikkingen, aanbevelingen, matches met functies, sollicitatiestatus en handelingen die via de Diensten zijn uitgevoerd.
• Technische en gebruiksinformatie, waaronder IP-adressen, apparaat- en browserinformatie, sessie-identificatoren, toegangslogbestanden en activiteitenregistraties.

2.2 Deze categorieën omvatten informatie die u of een Klant verstrekt, die is opgenomen in geüploade materialen of beoordelingen door derden, of die via de Diensten wordt gegenereerd. Dergelijke materialen en resultaten kunnen ook gevoelige Persoonsgegevens, zoals gezondheidsinformatie, of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten bevatten of onthullen.

3. Doeleinden van de verwerking van Persoonsgegevens en bewaring

3.1 Wij verkrijgen, verzamelen en verwerken persoonsgegevens wanneer:

• u Persoonsgegevens invoert in onze Diensten, bijvoorbeeld door formulieren in te vullen of uw cv te uploaden;
• wij uw Persoonsgegevens ontvangen van de Klant, die als verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens optreedt (in welk geval wij verwerker zijn) of als verwerker optreedt (in welk geval wij subverwerker zijn).

3.2 Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, verwerken wij Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van Diensten waar u om vraagt, waaronder persoonlijke coaching, en het beheren van uw account, ondersteuning en betalingen, voor zover noodzakelijk om onze overeenkomst met u uit te voeren of op uw verzoek vóór het sluiten daarvan maatregelen te nemen.
• Het beheren van zakelijke relaties, beantwoorden van vragen en waarborgen van de beveiliging en betrouwbaarheid van onze Diensten, op basis van onze gerechtvaardigde belangen bij het voeren en beschermen van onze onderneming, tenzij uw rechten en belangen zwaarder wegen.
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder toepasselijke boekhoudkundige en fiscale vereisten.
• Het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het beschermen van onze rechten.

Wanneer verwerking toestemming vereist, lichten wij het betreffende doel toe en vragen wij afzonderlijk om toestemming.

3.3 Met uw toestemming kunnen wij uw kandidatenprofiel bewaren om u binnen de reikwijdte van die toestemming te benaderen over vergelijkbare vacatures, tot drie jaar vanaf de datum waarop u toestemming geeft. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken; wij stoppen dan met het gebruik van uw gegevens voor dit doel.

3.4 Wij kunnen verificatiegegevens, waaronder video-opnamen, verwerken om de naleving van de gebruiksvoorwaarden te controleren, waaronder controles op valsspelen. Wij bewaren deze uitsluitend zolang dat nodig is voor verificatie en niet langer dan drie maanden na verzameling. Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang bij het beschermen van de integriteit van de Diensten, tenzij uw rechten en belangen zwaarder wegen.

3.5 Gegevens binnen de Diensten worden bewaard en verwijderd volgens de toepasselijke overeenkomst en verwerkersovereenkomst (“DPA”), waaronder hun bepalingen over het ophalen van gegevens en het verwijderen van reservekopieën. De bovenstaande perioden verlengen geen eerdere verwijderingstermijn op grond van die documenten of het toepasselijke recht. Gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsadministratie bewaren, worden uitsluitend bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het betreffende doel, waaronder toepasselijke boekhoudkundige vereisten en verjaringstermijnen voor rechtsvorderingen.

3.6 Wij gebruiken AI-agenten en modellen van derden om Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor het leveren, ondersteunen, onderhouden en beveiligen van de Diensten, waaronder het genereren van resultaten en het controleren van de kwaliteit van de aan u of de Klant geleverde Diensten. Verwerking namens een Klant volgt diens gedocumenteerde instructies en de toepasselijke DPA.

Wij gebruiken Persoonsgegevens in geüploade materialen, prompts, output of logbestanden niet voor modeltraining, fijnafstemming of hertraining, tenzij dit afzonderlijk schriftelijk met de Klant of, voor rechtstreeks aangeboden Diensten voor persoonlijk gebruik, met u is overeengekomen en door het toepasselijke recht is toegestaan. Wij verplichten aanbieders die deze gegevens voor ons verwerken dezelfde beperking na te leven. De aanvullende beperkingen in bepaling 5.2 gelden voor Google Workspace API-gegevens.

3.7 Afhankelijk van de gebruikte functies kunnen de Diensten professionele informatie, vaardigheden, beoordelingsresultaten en andere relevante invoer analyseren om profielen, scores, rangschikkingen en aanbevelingen te genereren. Deze kunnen kansen op een baan, ontwikkeling en interne mobiliteit beïnvloeden.

Volgens de AVG is een volledig geautomatiseerd besluit dat voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins aanzienlijk raakt alleen toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met u, is toegestaan door het toepasselijke recht of berust op uw uitdrukkelijke toestemming, met de vereiste waarborgen. Waar van toepassing kunt u om menselijke tussenkomst vragen, uw standpunt kenbaar maken en het besluit aanvechten.

De betreffende verwerkingsverantwoordelijke moet het besluitvormingsproces, de belangrijkste factoren en waarschijnlijke gevolgen ervan toelichten, evenals de wijze waarop u uw rechten kunt uitoefenen. Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, verstrekken wij die informatie en behandelen wij verzoeken; wanneer wij als verwerker optreden, ondersteunen wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke volgens de DPA. U kunt ons bereiken via dpo@talentpilot.com.

3.8 Onze standaarddiensten vereisen geen bijzondere categorieën Persoonsgegevens, zoals gezondheidsinformatie. Dergelijke gegevens kunnen niettemin voorkomen in informatie die Klanten of gebruikers via de Diensten verstrekken, of naar voren komen in daaruit gegenereerde resultaten. Wij verwerken dergelijke gegevens en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten uitsluitend voor zover het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht dit toestaat en, wanneer wij namens een Klant optreden, volgens de toepasselijke DPA.

4. Doorgifte van Persoonsgegevens

4.1 Wij en onze dienstverleners kunnen Persoonsgegevens buiten uw land verwerken. Wanneer wij Persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), ook via toegang op afstand van buiten de EER, baseren wij ons op een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met eventueel vereiste doorgiftebeoordelingen en aanvullende maatregelen.

Voor Persoonsgegevens die namens een Klant worden verwerkt, vereisen doorgiften en toegang van buiten de EER ook de voorafgaande schriftelijke goedkeuring die in de toepasselijke DPA is voorgeschreven.

U kunt informatie over deze doorgiften en een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via dpo@talentpilot.com.

5. Verstrekking van Persoonsgegevens

5.1 Wanneer dit nodig is voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden, kunnen wij Persoonsgegevens verstrekken aan:

• De betreffende Klant en zijn bevoegde gebruikers, wanneer u deelneemt aan wervingsprocessen of andere organisatorische workflows van die Klant, met inachtneming van de toepasselijke toegangsrechten.
• Dienstverleners die hosting, AI-verwerking, communicatie, klantenondersteuning, analyses, beveiliging en betalingsverwerking ondersteunen.
• Professionele adviseurs, rechtbanken, toezichthouders en andere autoriteiten wanneer dit nodig is voor professioneel advies, naleving van de wet, rechtsvorderingen of bescherming van de beveiliging van de Diensten.
• Partijen en adviseurs die betrokken zijn bij een voorgenomen of afgeronde fusie, overname of verkoop van onze onderneming, met passende vertrouwelijkheidswaarborgen.

Voor Persoonsgegevens die namens een Klant worden verwerkt, blijft verstrekking onderworpen aan de toepasselijke DPA. Ons register van subverwerkers vermeldt de aanbieders die voor die verwerking zijn ingeschakeld; hun aanstelling en vervanging volgen de DPA.

5.2 Google Workspace API-gegevens en AI-diensten

Wanneer u uw Google-account koppelt, gebruiken wij gegevens die via Google Workspace API's zijn verkregen, waaronder afgeleide gegevens, uitsluitend om de gebruikersgerichte functies die u inschakelt te leveren, te ondersteunen en te beveiligen, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken, communicatie met kandidaten en het maken van samenvattingen. Verwerking namens een Klant blijft onderworpen aan diens gedocumenteerde instructies en de toepasselijke DPA.

Voor deze integratie gebruiken wij Google Cloud Vertex AI / Gemini als beheerde AI-dienst. Wij gebruiken hiervoor geen eigen, zelfgehost of offline model. Wij verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet voor het trainen, fijnafstemmen of opnieuw trainen van AI- of machinelearningmodellen voor algemene doeleinden; evenmin staan wij aanbieders toe ze daarvoor te gebruiken.

Ons gebruik en onze verstrekking van deze gegevens voldoen aan het beleid voor gebruikersgegevens van Google API-services en het Google Workspace-beleid voor gebruikersgegevens en ontwikkelaars, waaronder de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Menselijke toegang en doorgiften zijn beperkt tot de gevallen die volgens die beleidsregels zijn toegestaan. Elke doorgifte in het kader van een fusie, overname of verkoop van activa vereist uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

U kunt toegang intrekken via de machtigingen van uw Google-account of, waar beschikbaar, door de integratie in Talentpilot te verbreken. Het intrekken van toegang verwijdert reeds verkregen gegevens niet automatisch; bewaring en verwijdering volgen artikel 3.

6. Beveiliging

6.1 Wij handhaven technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor de risico's van de verwerking van Persoonsgegevens. Deze omvatten toegangscontroles, versleuteling bij opslag en tijdens overdracht via openbare netwerken, beveiligingslogboeken, kwetsbaarhedenbeheer, reservekopieën en procedures voor incidentrespons. Toegang is beperkt tot bevoegd personeel en aanbieders die deze voor toegestane doeleinden nodig hebben en aan vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn gebonden.

6.2 Wij beschikken over ISO/IEC 27001-certificering die Talentpilot omvat. Wanneer wij Persoonsgegevens namens een Klant verwerken, zijn onze beveiligingsverplichtingen nader omschreven in de toepasselijke DPA.

6.3 Houd uw inloggegevens vertrouwelijk. Geen enkel systeem en geen enkele methode voor overdracht of opslag van gegevens is volledig veilig.

6.4 Wanneer wij kennis krijgen van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens die namens een Klant verwerkte gegevens raakt, stellen wij die Klant zonder onnodige vertraging en binnen 48 uur op de hoogte, overeenkomstig de toepasselijke DPA.

Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, stellen wij de bevoegde toezichthouder zonder onnodige vertraging en, waar mogelijk, binnen 72 uur na kennisname op de hoogte, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van personen. Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor betrokken personen, stellen wij ook hen zonder onnodige vertraging op de hoogte, onder voorbehoud van de uitzonderingen in artikel 34 AVG.

7. Uw rechten

7.1 Onder de voorwaarden van het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht heeft u het recht om:

• Uw Persoonsgegevens in te zien en een kopie en informatie over de verwerking ervan te ontvangen.
• Onjuiste Persoonsgegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens te laten aanvullen.
• Verwijdering van uw Persoonsgegevens of beperking van de verwerking te verzoeken.
• Vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of een taak van algemeen belang, en op elk moment bezwaar te maken tegen direct marketing.
• Door u verstrekte Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat wanneer de verwerking geautomatiseerd is en berust op toestemming of een overeenkomst met u, en deze waar technisch mogelijk rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
• Uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking aantast.
• De in bepaling 3.7 beschreven rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluiten uit te oefenen.

Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, mogen wij een redelijke vergoeding vragen of weigeren eraan gevolg te geven, voor zover het toepasselijke recht dit toestaat.

7.2 Om uw rechten uit te oefenen of vragen te stellen over onze verwerking van Persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via dpo@talentpilot.com.

Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, reageren wij zonder onnodige vertraging en binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Indien nodig wegens de complexiteit of het aantal verzoeken kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij lichten die verlenging binnen de eerste maand toe. Bij redelijke twijfel over uw identiteit mogen wij informatie vragen die nodig is om deze te verifiëren.

Wanneer wij gegevens namens een Klant verwerken, sturen wij verzoeken over die gegevens zonder onnodige vertraging door aan de Klant en ondersteunen wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke volgens de toepasselijke DPA.

7.3 U kunt een klacht indienen bij elke bevoegde toezichthouder.

8. Enquêtes en testimonials

8.1 Deelname aan onze enquêtes over uw ervaring met de Diensten is vrijwillig. Wij gebruiken de antwoorden en de contact- of professionele gegevens die u kiest te verstrekken om inzicht te krijgen in de tevredenheid van gebruikers en de Diensten te verbeteren, op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het verkrijgen van feedback, tenzij uw rechten en belangen zwaarder wegen. Wij sturen u alleen enquêteresultaten als u daarom vraagt.

8.2 Wij mogen testimonials of citaten publiceren die u via onze enquêtes deelt. U kunt correctie of verwijdering verzoeken door contact op te nemen via hello@talentpilot.com.

9. Slotbepalingen

9.1 Onze Diensten kunnen links bevatten naar websites van derden. Raadpleeg hun privacybeleid voordat u via die websites Persoonsgegevens verstrekt.

9.2 Personen die zich voor persoonlijk gebruik registreren, moeten ten minste 18 jaar oud zijn. Wanneer wij Persoonsgegevens van minderjarigen namens een Klant verwerken, volgt die verwerking de toepasselijke DPA en gegevensbeschermingswetgeving. Als u zich zorgen maakt over Persoonsgegevens van een minderjarige, neem dan contact op via dpo@talentpilot.com.

9.3 Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze Diensten, werkwijzen of wettelijke vereisten te weerspiegelen. Wij publiceren de bijgewerkte versie met de ingangsdatum en stellen u per e-mail of op een andere passende wijze op de hoogte van wezenlijke wijzigingen voordat deze ingaan.

9.4 Als u vragen heeft over dit Privacybeleid of onze privacypraktijken, kunt u ons per e-mail bereiken via dpo@talentpilot.com.

9.5 Bij verschillen tussen de taalversies van dit Privacybeleid heeft de Engelse versie voorrang.