Politica de confidențialitate Talentpilot

1. Dispoziții introductive

1.1 Prezenta Politică de confidențialitate este emisă de explore & beyond s.r.o., cu sediul social la Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praga 1, Republica Cehă, număr de identificare 09525602, înregistrată în Registrul Comerțului ținut de Tribunalul Municipal din Praga sub nr. C 337604 (denumită și „noi” sau „nostru”). În prezenta Politică de confidențialitate, toate produsele, serviciile, site-urile și aplicațiile noastre, inclusiv, în special, dar fără limitare, produsul nostru „Talentpilot”, sunt denumite colectiv „Serviciile”.

1.2 Respectăm nevoia de confidențialitate și de protecție a informațiilor personale, inclusiv, fără limitare, a oricăror date cu caracter personal.

În sensul prezentei Politici de confidențialitate, datele cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este una care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un identificator, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau unul ori mai multe elemente specifice identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale ori sociale („Datele Personale”).

1.3 Prelucrăm întotdeauna Datele Personale conform prezentei Politici de confidențialitate și legislației aplicabile, cum ar fi Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („RGPD”).

1.4 Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm și protejăm Datele Personale și drepturile de care beneficiați.

1.5 Acționăm ca operator atunci când stabilim scopurile și mijloacele esențiale ale prelucrării Datelor Personale, inclusiv pentru propriul site și administrarea activității noastre și, după caz, pentru Serviciile furnizate direct pentru uz personal. Când prelucrăm Date Personale în numele unui client care utilizează Serviciile („Clientul”), acționăm ca persoană împuternicită sau persoană împuternicită secundară, conform instrucțiunilor documentate și acordului de prelucrare a datelor (DPA) aplicabil. Informarea privind confidențialitatea a operatorului relevant explică prelucrarea respectivă.

2. Categorii de Date Personale

2.1 În funcție de Serviciile utilizate și de interacțiunile dumneavoastră cu noi, putem prelucra:

• Informații de identificare, de contact și de cont, inclusiv nume, date de contact, identificatori de cont și evidențe de facturare și tranzacții.
• Informații profesionale și organizaționale, inclusiv CV-uri, educație, experiență profesională, calificări, roluri și relații în cadrul echipelor.
• Informații despre competențe și evaluări, inclusiv competențe, preferințe, motivații, răspunsuri și rezultate ale evaluărilor de personalitate, cultură a muncii și de alt tip.
• Conținut și comunicări, inclusiv documente încărcate, mesaje, prompturi, imagini, transcrieri și înregistrări audio sau video când este utilizată funcția relevantă.
• Informații privind dezvoltarea și coachingul, inclusiv obiective, conversații, feedback, planuri și progrese.
• Rezultate generate și informații despre fluxurile de lucru, inclusiv rezumate, punctaje, clasamente, recomandări, potriviri cu roluri, starea candidaturilor și acțiuni efectuate prin Servicii.
• Informații tehnice și de utilizare, inclusiv adrese IP, informații despre dispozitiv și browser, identificatori de sesiune, jurnale de acces și evidențe de activitate.

2.2 Aceste categorii includ informații furnizate de dumneavoastră sau de un Client, conținute în materiale încărcate ori evaluări ale terților sau generate prin Servicii. Materialele și rezultatele respective pot conține sau dezvălui și Date Personale sensibile, cum ar fi informații privind sănătatea, ori informații privind condamnări penale și infracțiuni.

3. Scopurile prelucrării și păstrarea Datelor Personale

3.1 Obținem, colectăm și prelucrăm date personale atunci când:

• introduceți Date Personale în Serviciile noastre (de exemplu, completând formulare, încărcând CV-ul etc.)
• primim Datele dumneavoastră Personale de la Client, care acționează în calitate de operator al datelor dumneavoastră personale (caz în care suntem persoană împuternicită pentru prelucrarea Datelor Personale) sau de persoană împuternicită (caz în care suntem persoană împuternicită secundară pentru prelucrarea Datelor Personale)

3.2 Atunci când acționăm ca operator, prelucrăm Date Personale în următoarele scopuri:

• Furnizarea Serviciilor solicitate, inclusiv coaching personal, și gestionarea contului, asistenței și plăților, când este necesar pentru executarea contractului cu dumneavoastră sau pentru demersuri efectuate la cererea dumneavoastră înainte de încheierea acestuia.
• Gestionarea relațiilor comerciale, răspunsul la solicitări și menținerea securității și fiabilității Serviciilor, pe baza intereselor noastre legitime de a ne desfășura și proteja activitatea, dacă drepturile și interesele dumneavoastră nu prevalează asupra acestora.
• Îndeplinirea obligațiilor legale, inclusiv cerințele contabile și fiscale aplicabile.
• Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție, pe baza interesului nostru legitim de a ne proteja drepturile.

Când prelucrarea necesită consimțământ, explicăm scopul relevant și obținem consimțământul separat.

3.3 Cu consimțământul dumneavoastră, putem păstra profilul de candidat pentru a vă contacta despre oportunități de angajare similare, în limitele acelui consimțământ, timp de cel mult trei ani de la data acordării. Vă puteți retrage consimțământul oricând, iar atunci vom înceta utilizarea datelor în acest scop.

3.4 Putem prelucra informații de verificare, inclusiv înregistrări video, pentru a verifica respectarea condițiilor de utilizare, inclusiv prin controale împotriva trișării. Le păstrăm numai atât cât este necesar pentru verificare și nu mai mult de trei luni de la colectare. Când acționăm ca operator, ne bazăm pe interesul nostru legitim de a proteja integritatea Serviciilor, dacă drepturile și interesele dumneavoastră nu prevalează.

3.5 Datele Serviciilor sunt păstrate și șterse conform acordului și DPA-ului aplicabile, inclusiv dispozițiile acestora privind recuperarea și ștergerea copiilor de siguranță. Perioadele de mai sus nu prelungesc niciun termen anterior de ștergere prevăzut de acele documente sau de legea aplicabilă. Evidențele deținute pentru administrarea propriei activități sunt păstrate numai atât cât este necesar pentru scopul relevant, inclusiv cerințele contabile aplicabile și termenele de prescripție pentru pretenții juridice.

3.6 Utilizăm agenți IA și modele ale terților pentru a prelucra Date Personale numai pentru furnizarea, susținerea, întreținerea și securizarea Serviciilor, inclusiv generarea rezultatelor și verificarea calității Serviciilor oferite dumneavoastră sau Clientului. Prelucrarea în numele unui Client urmează instrucțiunile documentate ale acestuia și DPA-ul aplicabil.

Nu utilizăm Date Personale din materiale încărcate, prompturi, rezultate sau jurnale pentru antrenarea, ajustarea fină ori reantrenarea modelelor, decât dacă se convine separat în scris cu Clientul sau cu dumneavoastră pentru Serviciile furnizate direct pentru uz personal și dacă legea aplicabilă permite aceasta. Impunem furnizorilor care prelucrează aceste date pentru noi să respecte aceeași restricție. Restricțiile suplimentare din clauza 5.2 se aplică datelor din API-urile Google Workspace.

3.7 În funcție de funcțiile utilizate, Serviciile pot analiza informații profesionale, competențe, rezultate ale evaluărilor și alte date de intrare relevante pentru a genera profiluri, punctaje, clasamente și recomandări. Acestea pot influența oportunitățile de recrutare, dezvoltare și mobilitate internă.

Conform RGPD, o decizie exclusiv automatizată care produce efecte juridice sau vă afectează semnificativ în alt mod este permisă numai dacă este necesară pentru încheierea ori executarea unui contract cu dumneavoastră, este autorizată de legea aplicabilă sau se bazează pe consimțământul dumneavoastră explicit, cu garanțiile necesare. După caz, puteți solicita intervenția umană, vă puteți exprima punctul de vedere și puteți contesta decizia.

Operatorul relevant trebuie să explice procesul decizional, factorii principali și consecințele probabile, precum și modul de exercitare a drepturilor. Când acționăm ca operator, furnizăm aceste informații și gestionăm solicitările; când acționăm ca persoană împuternicită, asistăm operatorul relevant conform DPA-ului. Ne puteți contacta la dpo@talentpilot.com.

3.8 Serviciile noastre standard nu necesită categorii speciale de Date Personale, precum informațiile privind sănătatea. Totuși, acestea pot fi conținute în informațiile furnizate de Clienți sau utilizatori prin Servicii ori dezvăluite de rezultatele generate din ele. Prelucrăm aceste date și datele privind condamnări penale și infracțiuni numai în limitele permise de legislația aplicabilă privind protecția datelor și, când acționăm în numele unui Client, conform DPA-ului aplicabil.

4. Transferul Datelor Personale

4.1 Noi și furnizorii noștri de servicii putem prelucra Date Personale în afara țării dumneavoastră. Când transferăm Date Personale în afara Spațiului Economic European (SEE), inclusiv prin acces de la distanță din afara SEE, ne bazăm pe o decizie aplicabilă a Comisiei Europene privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau pe garanții adecvate, precum Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene, împreună cu evaluările transferurilor și măsurile suplimentare necesare.

Pentru Datele Personale prelucrate în numele unui Client, transferurile și accesul din afara SEE necesită și aprobarea prealabilă scrisă prevăzută în DPA-ul aplicabil.

Puteți solicita informații despre aceste transferuri și o copie a garanțiilor aplicabile contactând dpo@talentpilot.com.

5. Divulgarea Datelor Personale

5.1 Când este necesar pentru scopurile descrise în prezenta Politică de confidențialitate, putem divulga Date Personale către:

• Clientul relevant și utilizatorii săi autorizați, când participați la recrutarea sau alte fluxuri organizaționale ale Clientului respectiv, sub rezerva permisiunilor de acces aplicabile.
• Furnizori de servicii care sprijină găzduirea, prelucrarea prin IA, comunicările, asistența clienților, analiza, securitatea și procesarea plăților.
• Consultanți de specialitate, instanțe, autorități de reglementare și alte autorități, când este necesar pentru consultanță profesională, respectarea legii, pretenții juridice sau protejarea securității Serviciilor.
• Părți și consultanți implicați într-o fuziune, achiziție sau vânzare propusă ori finalizată a activității noastre, sub rezerva unor garanții adecvate de confidențialitate.

Pentru Datele Personale prelucrate în numele unui Client, divulgările rămân supuse DPA-ului aplicabil. Registrul nostru al persoanelor împuternicite secundare enumeră furnizorii angajați pentru această prelucrare; desemnarea și înlocuirea lor urmează DPA-ul.

5.2 Datele API-urilor Google Workspace și serviciile IA

Dacă vă conectați contul Google, utilizăm datele obținute prin API-urile Google Workspace, inclusiv datele derivate, numai pentru a furniza, susține și securiza funcțiile destinate utilizatorului pe care le activați, precum programarea interviurilor, comunicările cu candidații și rezumarea. Prelucrarea în numele unui Client rămâne supusă instrucțiunilor sale documentate și DPA-ului aplicabil.

Utilizăm Google Cloud Vertex AI / Gemini ca serviciu IA gestionat pentru această integrare. Nu utilizăm pentru ea un model intern, găzduit pe infrastructură proprie sau offline. Nu vindem aceste date, nu le folosim pentru publicitate și nu le folosim și nici nu permitem furnizorilor să le folosească pentru antrenarea, ajustarea fină ori reantrenarea modelelor IA de uz general sau de învățare automată.

Utilizarea și partajarea acestor date respectă Politica privind datele utilizatorilor serviciilor API Google și Politica privind datele utilizatorilor și dezvoltatorii Google Workspace, inclusiv cerințele lor privind Utilizarea limitată. Accesul uman și transferurile se limitează la cazurile permise de aceste politici. Orice transfer în cadrul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active necesită consimțământul dumneavoastră explicit prealabil.

Puteți revoca accesul prin permisiunile Contului Google sau, când opțiunea este disponibilă, deconectând integrarea în Talentpilot. Revocarea accesului nu șterge automat datele deja obținute; păstrarea și ștergerea urmează secțiunea 3.

6. Securitate

6.1 Menținem măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor prelucrării Datelor Personale. Acestea includ controale de acces, criptarea datelor stocate și în timpul transmiterii prin rețele publice, jurnale de securitate, gestionarea vulnerabilităților, copii de siguranță și proceduri de răspuns la incidente. Accesul este limitat la personalul și furnizorii autorizați care au nevoie de el pentru scopuri permise și sunt supuși obligațiilor de confidențialitate.

6.2 Deținem certificarea ISO/IEC 27001 care acoperă Talentpilot. Când prelucrăm Date Personale în numele unui Client, obligațiile noastre de securitate sunt detaliate și în DPA-ul aplicabil.

6.3 Vă rugăm să păstrați confidențialitatea datelor de autentificare ale contului. Niciun sistem și nicio metodă de transmitere ori stocare a datelor nu sunt complet sigure.

6.4 Dacă aflăm despre o încălcare a securității Datelor Personale care afectează date prelucrate în numele unui Client, notificăm acel Client fără întârzieri nejustificate și în termen de 48 de ore, conform DPA-ului aplicabil.

Când acționăm ca operator, notificăm autoritatea de supraveghere competentă fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință, cu excepția cazului în care este improbabil ca încălcarea să creeze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor. Dacă încălcarea este susceptibilă să creeze un risc ridicat pentru persoanele afectate, le notificăm și pe acestea fără întârzieri nejustificate, sub rezerva excepțiilor din articolul 34 RGPD.

7. Drepturile dumneavoastră

7.1 În condițiile prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția datelor, aveți dreptul:

• Să accesați Datele dumneavoastră Personale și să primiți o copie și informații privind prelucrarea lor.
• Să rectificați Datele Personale inexacte și să completați datele incomplete.
• Să solicitați ștergerea Datelor Personale sau restricționarea prelucrării.
• Să vă opuneți prelucrării bazate pe interese legitime ori pe îndeplinirea unei sarcini de interes public din motive legate de situația dumneavoastră particulară și să vă opuneți marketingului direct în orice moment.
• Să primiți Datele Personale pe care le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, dacă prelucrarea este automatizată și se bazează pe consimțământ sau pe un contract cu dumneavoastră, și să obțineți transferul lor direct către alt operator când acest lucru este fezabil tehnic.
• Să vă retrageți consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.
• Să exercitați drepturile privind deciziile automatizate descrise în clauza 3.7.

Solicitările sunt, în general, gratuite. Când o solicitare este vădit nefondată sau excesivă, putem percepe o taxă rezonabilă sau refuza să îi dăm curs, în limitele permise de legea aplicabilă.

7.2 Pentru exercitarea drepturilor sau întrebări privind prelucrarea Datelor Personale, contactați dpo@talentpilot.com.

Când acționăm ca operator, răspundem fără întârzieri nejustificate și în termen de o lună de la primirea solicitării. Când este necesar din cauza complexității sau numărului solicitărilor, putem prelungi termenul cu cel mult încă două luni, explicând prelungirea în prima lună. Dacă avem îndoieli rezonabile privind identitatea dumneavoastră, putem solicita informațiile necesare verificării acesteia.

Când prelucrăm date în numele unui Client, îi transmitem fără întârzieri nejustificate solicitările privind acele date și asistăm operatorul relevant conform DPA-ului aplicabil.

7.3 Puteți depune o plângere la orice autoritate de supraveghere competentă.

8. Sondaje și testimoniale

8.1 Participarea la sondajele noastre privind experiența dumneavoastră cu Serviciile este voluntară. Utilizăm răspunsurile și datele de contact ori profesionale pe care alegeți să le furnizați pentru a înțelege satisfacția utilizatorilor și a îmbunătăți Serviciile, pe baza interesului nostru legitim de a obține feedback, dacă drepturile și interesele dumneavoastră nu prevalează. Vă trimitem rezultatele sondajelor numai dacă le solicitați.

8.2 Putem publica testimoniale sau citate pe care le transmiteți prin sondajele noastre. Puteți solicita corectarea ori eliminarea lor contactând hello@talentpilot.com.

9. Dispoziții finale

9.1 Serviciile noastre pot conține linkuri către site-uri ale terților. Vă rugăm să consultați politicile lor de confidențialitate înainte de a furniza Date Personale prin acele site-uri.

9.2 Persoanele care se înregistrează pentru uz personal trebuie să aibă cel puțin 18 ani. Când prelucrăm Date Personale despre minori în numele unui Client, prelucrarea urmează DPA-ul aplicabil și legislația privind protecția datelor. Dacă aveți preocupări privind Datele Personale ale unui minor, contactați dpo@talentpilot.com.

9.3 Putem actualiza această Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificări ale Serviciilor, practicilor sau cerințelor legale. Vom publica versiunea actualizată cu data intrării în vigoare și vă vom notifica modificările semnificative prin e-mail sau alt mijloc adecvat înainte ca acestea să producă efecte.

9.4 Dacă aveți întrebări despre această Politică de confidențialitate sau practicile noastre în materie, vă rugăm să ne contactați prin e-mail la dpo@talentpilot.com.

9.5 În cazul unor diferențe între versiunile lingvistice ale prezentei Politici de confidențialitate, prevalează versiunea în limba engleză.