Zásady ochrany osobných údajov Talentpilot

1. Úvodné ustanovenia

1.1 Tieto zásady ochrany osobných údajov vydáva spoločnosť explore & beyond s.r.o., so sídlom Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČO 09525602, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe pod sp. zn. C 337604 (ďalej aj „my“, „nás“ alebo „naše“). Všetky naše produkty, služby, webové stránky a aplikácie, najmä náš produkt „Talentpilot“, v týchto zásadách súhrnne označujeme ako „Služby“.

1.2 Rešpektujeme potrebu súkromia a ochrany informácií osobnej povahy vrátane všetkých osobných údajov.

Na účely týchto zásad sa osobnými údajmi rozumejú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, pričom identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje či online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, psychickú, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby („Osobné údaje“).

1.3 Osobné údaje vždy spracúvame v súlade s týmito zásadami a platnými právnymi predpismi, napríklad nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES („GDPR“).

1.4 Tieto zásady vysvetľujú, ako Osobné údaje získavame, používame a chránime a aké práva vám patria.

1.5 Ako prevádzkovateľ konáme, keď určujeme účely a podstatné prostriedky spracúvania Osobných údajov, okrem iného pre vlastné webové stránky, správu nášho podnikania a prípadne Služby poskytované priamo na osobné použitie. Keď spracúvame Osobné údaje v mene zákazníka využívajúceho Služby („Zákazník“), konáme ako sprostredkovateľ alebo ďalší sprostredkovateľ na základe zdokumentovaných pokynov a príslušnej zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Toto spracúvanie vysvetľujú informácie o ochrane osobných údajov príslušného prevádzkovateľa.

2. Kategórie Osobných údajov

2.1 V závislosti od využívaných Služieb a vášho kontaktu s nami môžeme spracúvať:

• Identifikačné a kontaktné údaje a údaje o účte vrátane mien, kontaktných údajov, identifikátorov účtov a fakturačných a transakčných záznamov.
• Profesijné a organizačné informácie vrátane životopisov, vzdelania, pracovných skúseností, kvalifikácie, rolí a vzťahov v tíme.
• Informácie o zručnostiach a hodnoteniach vrátane kompetencií, preferencií, motivácií, odpovedí a výsledkov osobnostných hodnotení, hodnotení pracovnej kultúry a ďalších hodnotení.
• Obsah a komunikáciu vrátane nahraných dokumentov, správ, zadaní pre AI, obrázkov, prepisov a zvukových či obrazových záznamov, ak sa používa príslušná funkcia.
• Informácie o rozvoji a koučovaní vrátane cieľov, rozhovorov, spätnej väzby, plánov a pokroku.
• Vygenerované výsledky a informácie o pracovných postupoch vrátane zhrnutí, skóre, poradí, odporúčaní, zhody s pracovnými rolami, stavu prihlášok a úkonov vykonaných prostredníctvom Služieb.
• Technické údaje a údaje o používaní vrátane IP adries, informácií o zariadení a prehliadači, identifikátorov relácií, prístupových protokolov a záznamov o činnosti.

2.2 Tieto kategórie zahŕňajú informácie poskytnuté vami alebo Zákazníkom, obsiahnuté v nahraných materiáloch alebo hodnoteniach tretích strán, či vygenerované prostredníctvom Služieb. Takéto materiály a výsledky môžu obsahovať alebo odhaľovať aj citlivé Osobné údaje, napríklad údaje o zdraví, alebo informácie o uznaní viny za trestné činy a o priestupkoch.

3. Účely spracúvania Osobných údajov a doba uchovávania

3.1 Osobné údaje získavame, zhromažďujeme a spracúvame, keď:

• zadávate Osobné údaje do našich Služieb (napríklad vypĺňate formuláre, nahrávate životopis a podobne)
• dostaneme vaše Osobné údaje od Zákazníka, ktorý koná ako prevádzkovateľ vašich osobných údajov (v takom prípade sme sprostredkovateľom Osobných údajov) alebo ako sprostredkovateľ (v takom prípade sme ďalším sprostredkovateľom Osobných údajov)

3.2 Keď konáme ako prevádzkovateľ, spracúvame Osobné údaje na tieto účely:

• Poskytovanie vami požadovaných Služieb vrátane osobného koučovania a správa vášho účtu, podpory a platieb, ak je to nevyhnutné na plnenie našej zmluvy s vami alebo na vykonanie opatrení na vašu žiadosť pred jej uzavretím.
• Správa obchodných vzťahov, vybavovanie otázok a zabezpečovanie bezpečnosti a spoľahlivosti našich Služieb na základe našich oprávnených záujmov na prevádzkovaní a ochrane nášho podnikania, pokiaľ nad týmito záujmami neprevažujú vaše práva a záujmy.
• Plnenie zákonných povinností vrátane príslušných účtovných a daňových požiadaviek.
• Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov na základe nášho oprávneného záujmu na ochrane našich práv.

Ak si spracúvanie vyžaduje súhlas, vysvetlíme príslušný účel a súhlas získame osobitne.

3.3 S vaším súhlasom môžeme uchovávať váš profil uchádzača, aby sme vás mohli kontaktovať v súvislosti s podobnými pracovnými príležitosťami v rozsahu tohto súhlasu, najdlhšie tri roky odo dňa jeho udelenia. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať; potom prestaneme vaše údaje používať na tento účel.

3.4 Môžeme spracúvať overovacie informácie vrátane videozáznamov na kontrolu dodržiavania podmienok používania vrátane kontrol proti podvádzaniu. Uchovávame ich iba tak dlho, ako je to nevyhnutné na overenie, najdlhšie však tri mesiace od ich získania. Keď konáme ako prevádzkovateľ, opierame sa o náš oprávnený záujem na ochrane integrity Služieb, pokiaľ nad týmto záujmom neprevažujú vaše práva a záujmy.

3.5 Údaje súvisiace so Službami sa uchovávajú a vymazávajú podľa príslušnej zmluvy a zmluvy o spracúvaní osobných údajov (DPA), vrátane ich ustanovení o prevzatí údajov a vymazávaní záloh. Uvedené lehoty nepredlžujú žiadnu skoršiu lehotu na vymazanie podľa týchto dokumentov alebo platného práva. Záznamy, ktoré vedieme na správu vlastného podnikania, uchovávame iba tak dlho, ako je to nevyhnutné na príslušný účel, okrem iného s prihliadnutím na príslušné účtovné požiadavky a premlčacie lehoty právnych nárokov.

3.6 Agentov AI a modely tretích strán používame na spracúvanie Osobných údajov iba na poskytovanie, podporu, údržbu a zabezpečenie Služieb vrátane vytvárania výsledkov a kontroly kvality Služieb poskytovaných vám alebo Zákazníkovi. Spracúvanie v mene Zákazníka sa riadi jeho zdokumentovanými pokynmi a príslušnou DPA.

Osobné údaje v nahraných materiáloch, zadaniach, výstupoch ani protokoloch nepoužívame na trénovanie, dolaďovanie ani opätovné trénovanie modelov, pokiaľ to nie je osobitne písomne dohodnuté so Zákazníkom, alebo s vami pri Službách poskytovaných priamo na osobné použitie, a dovolené platným právom. Dodržiavanie rovnakého obmedzenia vyžadujeme aj od poskytovateľov, ktorí pre nás tieto údaje spracúvajú. Na údaje z Google Workspace API sa vzťahujú dodatočné obmedzenia uvedené v článku 5.2.

3.7 V závislosti od používaných funkcií môžu Služby analyzovať profesijné informácie, zručnosti, výsledky hodnotení a ďalšie relevantné vstupy na vytváranie profilov, skóre, poradí a odporúčaní. Tie môžu ovplyvniť príležitosti v oblasti náboru, rozvoja a internej mobility.

Podľa GDPR je plne automatizované rozhodnutie, ktoré má pre vás právne účinky alebo vás inak významne ovplyvňuje, dovolené len vtedy, ak je nevyhnutné na uzavretie alebo plnenie zmluvy s vami, povolené platným právom alebo založené na vašom výslovnom súhlase, a to pri dodržaní požadovaných záruk. V príslušných prípadoch môžete požadovať ľudský zásah, vyjadriť svoje stanovisko a napadnúť rozhodnutie.

Príslušný prevádzkovateľ musí vysvetliť rozhodovací proces, jeho hlavné faktory a pravdepodobné dôsledky aj spôsob uplatnenia vašich práv. Keď konáme ako prevádzkovateľ, poskytujeme tieto informácie a vybavujeme žiadosti; keď konáme ako sprostredkovateľ, pomáhame príslušnému prevádzkovateľovi podľa DPA. Môžete nás kontaktovať na adrese dpo@talentpilot.com.

3.8 Naše štandardné Služby nevyžadujú osobitné kategórie Osobných údajov, napríklad údaje o zdraví. Takéto údaje však môžu byť obsiahnuté v informáciách, ktoré Zákazníci alebo používatelia poskytujú prostredníctvom Služieb, alebo odhalené vo výsledkoch, ktoré sa z nich vygenerujú. Tieto údaje aj údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupkov spracúvame len v rozsahu dovolenom platnými predpismi o ochrane osobných údajov a, keď konáme v mene Zákazníka, podľa príslušnej DPA.

4. Prenos Osobných údajov

4.1 My aj naši poskytovatelia služieb môžeme Osobné údaje spracúvať mimo vašej krajiny. Keď prenášame Osobné údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), a to aj prostredníctvom vzdialeného prístupu z krajín mimo EHP, opierame sa o príslušné rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti alebo o primerané záruky, napríklad štandardné zmluvné doložky Európskej komisie, spolu s prípadnými požadovanými posúdeniami prenosov a doplňujúcimi opatreniami.

Pri Osobných údajoch spracúvaných v mene Zákazníka si prenosy a prístup z krajín mimo EHP vyžadujú aj predchádzajúci písomný súhlas stanovený v príslušnej DPA.

O informácie o týchto prenosoch a kópiu príslušných záruk môžete požiadať na adrese dpo@talentpilot.com.

5. Sprístupňovanie Osobných údajov

5.1 Ak je to nevyhnutné na účely opísané v týchto zásadách, môžeme Osobné údaje sprístupniť:

• Príslušnému Zákazníkovi a jeho oprávneným používateľom, ak sa zúčastňujete na nábore alebo iných organizačných postupoch tohto Zákazníka, v súlade s príslušnými prístupovými oprávneniami.
• Poskytovateľom služieb zabezpečujúcim hosting, spracúvanie pomocou AI, komunikáciu, zákaznícku podporu, analytiku, bezpečnosť a spracovanie platieb.
• Odborným poradcom, súdom, dozorným a iným orgánom, ak je to nevyhnutné na odborné poradenstvo, plnenie právnych povinností, právne nároky alebo ochranu bezpečnosti Služieb.
• Stranám a poradcom zapojeným do navrhovanej alebo uskutočnenej fúzie, akvizície či predaja nášho podnikania, pri zachovaní primeraných záruk dôvernosti.

Sprístupňovanie Osobných údajov spracúvaných v mene Zákazníka sa naďalej riadi príslušnou DPA. Náš zoznam ďalších sprostredkovateľov uvádza poskytovateľov zapojených do tohto spracúvania; ich zapojenie a nahrádzanie sa riadi DPA.

5.2 Údaje z Google Workspace API a služby AI

Ak pripojíte svoj účet Google, údaje získané prostredníctvom rozhraní Google Workspace API vrátane odvodených údajov používame iba na poskytovanie, podporu a zabezpečenie používateľských funkcií, ktoré povolíte, napríklad plánovanie pohovorov, komunikáciu s uchádzačmi a vytváranie zhrnutí. Spracúvanie v mene Zákazníka sa naďalej riadi jeho zdokumentovanými pokynmi a príslušnou DPA.

Pre túto integráciu používame Google Cloud Vertex AI / Gemini ako spravovanú službu AI. Nepoužívame pre ňu vlastný interný model, model prevádzkovaný na vlastnej infraštruktúre ani offline model. Tieto údaje nepredávame, nepoužívame na reklamu ani ich nepoužívame či nedovoľujeme poskytovateľom používať na trénovanie, dolaďovanie alebo opätovné trénovanie modelov AI na všeobecné účely či modelov strojového učenia.

Naše používanie a zdieľanie týchto údajov je v súlade so zásadami Google API Services pre údaje používateľov a so zásadami Google Workspace pre údaje používateľov a vývojárov vrátane ich požiadaviek na obmedzené používanie (Limited Use). Prístup fyzických osôb a prenosy sú obmedzené na prípady dovolené týmito zásadami. Akýkoľvek prenos v rámci fúzie, akvizície alebo predaja aktív si vyžaduje váš predchádzajúci výslovný súhlas.

Prístup môžete odvolať v nastaveniach oprávnení svojho účtu Google alebo, ak je táto možnosť dostupná, odpojením integrácie v službe Talentpilot. Odvolanie prístupu automaticky nevymaže už získané údaje; ich uchovávanie a vymazávanie sa riadi článkom 3.

6. Bezpečnosť

6.1 Udržiavame technické a organizačné opatrenia primerané rizikám spracúvania Osobných údajov. Patria medzi ne riadenie prístupu, šifrovanie uložených údajov aj údajov pri prenose cez verejné siete, vedenie bezpečnostných protokolov, správa zraniteľností, zálohovanie a postupy reakcie na incidenty. Prístup je obmedzený na oprávnených pracovníkov a poskytovateľov, ktorí ho potrebujú na dovolené účely a sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti.

6.2 Sme držiteľmi certifikácie ISO/IEC 27001, ktorá sa vzťahuje na Talentpilot. Keď Osobné údaje spracúvame v mene Zákazníka, naše bezpečnostné povinnosti sú ďalej opísané v príslušnej DPA.

6.3 Uchovávajte prihlasovacie údaje k svojmu účtu v tajnosti. Žiadny systém ani spôsob prenosu alebo ukladania údajov nie je úplne bezpečný.

6.4 Ak sa dozvieme o porušení ochrany Osobných údajov, ktoré sa týka údajov spracúvaných v mene Zákazníka, oznámime to danému Zákazníkovi bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín, v súlade s príslušnou DPA.

Keď konáme ako prevádzkovateľ, oznámime porušenie príslušnému dozornému orgánu bez zbytočného odkladu a podľa možnosti do 72 hodín od chvíle, keď sa o ňom dozvieme, okrem prípadov, keď je nepravdepodobné, že by predstavovalo riziko pre práva a slobody fyzických osôb. Ak je pravdepodobné, že porušenie predstavuje vysoké riziko pre dotknuté osoby, oznámime ho bez zbytočného odkladu aj im, s výhradou výnimiek podľa článku 34 GDPR.

7. Vaše práva

7.1 Za podmienok stanovených platnými predpismi o ochrane osobných údajov máte právo:

• Na prístup k svojim Osobným údajom a získanie ich kópie a informácií o ich spracúvaní.
• Na opravu nesprávnych Osobných údajov a doplnenie neúplných údajov.
• Požadovať vymazanie svojich Osobných údajov alebo obmedzenie spracúvania.
• Namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnených záujmoch alebo plnení úlohy vo verejnom záujme z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie a kedykoľvek namietať proti priamemu marketingu.
• Získať Osobné údaje, ktoré ste poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, ak je spracúvanie automatizované a založené na súhlase alebo zmluve s vami, a dosiahnuť ich priamy prenos inému prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné.
• Kedykoľvek odvolať súhlas bez toho, aby tým bola dotknutá zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
• Uplatniť práva súvisiace s automatizovaným rozhodovaním opísané v článku 3.7.

Vybavovanie žiadostí je spravidla bezplatné. Ak je žiadosť zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, môžeme účtovať primeraný poplatok alebo odmietnuť konať v rozsahu dovolenom platnými právnymi predpismi.

7.2 Ak chcete uplatniť svoje práva alebo sa opýtať na naše spracúvanie Osobných údajov, kontaktujte nás na adrese dpo@talentpilot.com.

Keď konáme ako prevádzkovateľ, odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Ak je to nevyhnutné vzhľadom na zložitosť alebo počet žiadostí, môžeme túto lehotu predĺžiť najviac o ďalšie dva mesiace; predĺženie odôvodníme v rámci pôvodnej mesačnej lehoty. Ak máme dôvodné pochybnosti o vašej totožnosti, môžeme si vyžiadať informácie potrebné na jej overenie.

Keď údaje spracúvame v mene Zákazníka, žiadosti týkajúce sa týchto údajov mu postúpime bez zbytočného odkladu a poskytneme príslušnému prevádzkovateľovi súčinnosť podľa príslušnej DPA.

7.3 Môžete podať sťažnosť ktorémukoľvek príslušnému dozornému orgánu.

8. Prieskumy a referencie

8.1 Účasť na našich prieskumoch o vašich skúsenostiach so Službami je dobrovoľná. Odpovede a prípadné kontaktné alebo profesijné údaje, ktoré sa rozhodnete poskytnúť, používame na pochopenie spokojnosti používateľov a zlepšovanie Služieb na základe nášho oprávneného záujmu na získavaní spätnej väzby, pokiaľ nad týmto záujmom neprevažujú vaše práva a záujmy. Výsledky prieskumu vám zašleme iba na vašu žiadosť.

8.2 Referencie alebo citácie, ktoré s nami zdieľate prostredníctvom prieskumov, môžeme zverejniť. O ich opravu alebo odstránenie môžete požiadať na adrese hello@talentpilot.com.

9. Záverečné ustanovenia

9.1 Naše Služby môžu obsahovať odkazy na webové stránky tretích strán. Pred poskytnutím Osobných údajov prostredníctvom týchto stránok sa oboznámte s ich zásadami ochrany osobných údajov.

9.2 Osoby, ktoré sa registrujú na osobné použitie, musia dosiahnuť vek najmenej 18 rokov. Keď spracúvame Osobné údaje maloletých v mene Zákazníka, toto spracúvanie sa riadi príslušnou DPA a predpismi o ochrane osobných údajov. Ak máte obavy týkajúce sa Osobných údajov maloletej osoby, kontaktujte nás na adrese dpo@talentpilot.com.

9.3 Tieto zásady môžeme aktualizovať, aby zohľadňovali zmeny našich Služieb, postupov alebo právnych požiadaviek. Aktualizovanú verziu zverejníme s dátumom účinnosti a o podstatných zmenách vás pred nadobudnutím ich účinnosti informujeme e-mailom alebo iným vhodným spôsobom.

9.4 Ak máte otázky k týmto zásadám alebo našim postupom ochrany súkromia, kontaktujte nás e-mailom na adrese dpo@talentpilot.com.

9.5 V prípade rozdielov medzi jazykovými verziami týchto zásad ochrany osobných údajov má prednosť anglická jazyková verzia.