Polityka prywatności Talentpilot

1. Postanowienia wstępne

1.1 Niniejszą Politykę prywatności ustanawia explore & beyond s.r.o. z siedzibą pod adresem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praga 1, Republika Czeska, numer identyfikacyjny 09525602, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze pod numerem C 337604 (również „my”, „nas” lub „nasz”). Wszystkie nasze produkty, usługi, witryny internetowe i aplikacje, w tym w szczególności, lecz nie wyłącznie, produkt „Talentpilot”, nazywamy w niniejszej Polityce prywatności łącznie „Usługami”.

1.2 Szanujemy potrzebę prywatności i ochrony informacji o osobach, w tym między innymi wszelkich danych osobowych.

Na potrzeby niniejszej Polityki prywatności dane osobowe oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jednego bądź kilku szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość tej osoby („Dane Osobowe”).

1.3 Zawsze przetwarzamy Dane Osobowe zgodnie z niniejszą Polityką prywatności i właściwymi przepisami, takimi jak rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”, ang. „GDPR”).

1.4 Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy i chronimy Dane Osobowe oraz jakie prawa Ci przysługują.

1.5 Działamy jako administrator, gdy określamy cele i zasadnicze sposoby przetwarzania Danych Osobowych, w tym na potrzeby własnej witryny i administracji biznesowej oraz, w stosownych przypadkach, bezpośrednich Usług do użytku osobistego. Gdy przetwarzamy Dane Osobowe w imieniu podmiotu korzystającego z Usług („Zamawiający”), działamy jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający na podstawie udokumentowanych instrukcji i właściwej umowy powierzenia przetwarzania danych. Takie przetwarzanie wyjaśnia informacja o prywatności właściwego administratora.

2. Kategorie Danych Osobowych

2.1 W zależności od używanych Usług i Twoich kontaktów z nami możemy przetwarzać:

• Dane identyfikacyjne, kontaktowe i dotyczące konta, w tym imiona i nazwiska, dane kontaktowe, identyfikatory kont oraz dokumentację rozliczeń i transakcji.
• Informacje zawodowe i organizacyjne, w tym CV, wykształcenie, historię zatrudnienia, kwalifikacje, role i relacje w zespołach.
• Informacje o umiejętnościach i ocenach, w tym kompetencje, preferencje, motywacje, odpowiedzi i wyniki ocen osobowości, kultury pracy i innych ocen.
• Treści i komunikację, w tym przesłane dokumenty, wiadomości, polecenia, obrazy, transkrypcje oraz nagrania audio lub wideo, gdy korzysta się z odpowiedniej funkcji.
• Informacje o rozwoju i coachingu, w tym cele, rozmowy, informacje zwrotne, plany i postępy.
• Wygenerowane wyniki i informacje o przebiegu procesów, w tym podsumowania, oceny punktowe, rankingi, rekomendacje, dopasowania do ról, status zgłoszenia rekrutacyjnego i działania podejmowane za pośrednictwem Usług.
• Informacje techniczne i dotyczące użytkowania, w tym adresy IP, dane urządzenia i przeglądarki, identyfikatory sesji, dzienniki dostępu i rejestry aktywności.

2.2 Kategorie te obejmują informacje dostarczone przez Ciebie lub Zamawiającego, zawarte w przesłanych materiałach lub ocenach podmiotów trzecich albo wygenerowane przez Usługi. Takie materiały i wyniki mogą również zawierać lub ujawniać wrażliwe Dane Osobowe, np. informacje o zdrowiu, lub dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

3. Cele przetwarzania Danych Osobowych i okresy przechowywania

3.1 Pozyskujemy, zbieramy i przetwarzamy dane osobowe, gdy:

• wprowadzasz Dane Osobowe do naszych Usług (np. wpisujesz informacje w formularzach, przesyłasz CV itp.)
• otrzymujemy Twoje Dane Osobowe od Zamawiającego działającego jako administrator Twoich danych osobowych (wówczas jesteśmy podmiotem przetwarzającym Dane Osobowe) albo jako podmiot przetwarzający (wówczas jesteśmy dalszym podmiotem przetwarzającym Dane Osobowe)

3.2 Gdy działamy jako administrator, przetwarzamy Dane Osobowe w następujących celach:

• Świadczenie zamówionych przez Ciebie Usług, w tym osobistego coachingu, oraz zarządzanie kontem, wsparciem i płatnościami, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy z Tobą lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem.
• Zarządzanie relacjami biznesowymi, odpowiadanie na zapytania oraz utrzymywanie bezpieczeństwa i niezawodności Usług, na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów związanych z prowadzeniem i ochroną działalności, chyba że nadrzędny charakter mają Twoje prawa i interesy.
• Wypełnianie obowiązków prawnych, w tym właściwych wymogów księgowych i podatkowych.
• Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych praw.

Jeżeli przetwarzanie wymaga zgody, wyjaśniamy właściwy cel i uzyskujemy zgodę odrębnie.

3.3 Za Twoją zgodą możemy przechowywać Twój profil kandydata, aby kontaktować się z Tobą w sprawie podobnych ofert pracy w zakresie tej zgody, przez okres do trzech lat od jej udzielenia. Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie; wówczas zaprzestaniemy wykorzystywania Twoich danych w tym celu.

3.4 Możemy przetwarzać informacje weryfikacyjne, w tym nagrania wideo, w celu sprawdzenia przestrzegania warunków użytkowania, w tym kontroli zapobiegających oszukiwaniu. Przechowujemy je wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do weryfikacji, i nie dłużej niż trzy miesiące od zebrania. Gdy działamy jako administrator, opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie ochrony integralności Usług, chyba że nadrzędny charakter mają Twoje prawa i interesy.

3.5 Dane Usług są przechowywane i usuwane zgodnie z właściwą umową i DPA, w tym ich postanowieniami o pobieraniu danych i usuwaniu kopii zapasowych. Powyższe okresy nie przedłużają żadnego wcześniejszego terminu usunięcia wynikającego z tych dokumentów lub właściwego prawa. Dokumentację przechowywaną na potrzeby własnej administracji biznesowej zachowujemy wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do właściwego celu, z uwzględnieniem wymogów księgowych i terminów przedawnienia roszczeń.

3.6 Wykorzystujemy agentów AI i modele podmiotów trzecich do przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie w celu świadczenia, obsługi, utrzymania i zabezpieczania Usług, w tym generowania wyników i sprawdzania jakości Usług świadczonych Tobie lub Zamawiającemu. Przetwarzanie w imieniu Zamawiającego odbywa się zgodnie z jego udokumentowanymi instrukcjami i właściwą DPA.

Nie wykorzystujemy Danych Osobowych z przesłanych materiałów, poleceń, wyników ani dzienników do trenowania, dostrajania lub ponownego trenowania modeli, chyba że zostało to odrębnie uzgodnione na piśmie z Zamawiającym lub z Tobą w przypadku bezpośrednich Usług do użytku osobistego i jest dozwolone przez właściwe prawo. Od dostawców przetwarzających dla nas te dane wymagamy przestrzegania tego samego ograniczenia. Do danych z interfejsów API Google Workspace stosują się dodatkowe ograniczenia określone w punkcie 5.2.

3.7 W zależności od używanych funkcji Usługi mogą analizować informacje zawodowe, umiejętności, wyniki ocen i inne istotne dane wejściowe w celu tworzenia profili, ocen punktowych, rankingów i rekomendacji. Mogą one wpływać na możliwości rekrutacji, rozwoju i mobilności wewnętrznej.

Zgodnie z RODO decyzja w pełni zautomatyzowana, która wywołuje skutki prawne lub w inny sposób istotnie na Ciebie wpływa, jest dozwolona tylko wtedy, gdy jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy z Tobą, dozwolona przez właściwe prawo albo oparta na Twojej wyraźnej zgodzie, z zastosowaniem wymaganych zabezpieczeń. W stosownych przypadkach możesz żądać interwencji człowieka, wyrazić swoje stanowisko i zakwestionować decyzję.

Właściwy administrator musi wyjaśnić proces podejmowania decyzji, jego główne czynniki i prawdopodobne konsekwencje oraz sposób wykonywania praw. Gdy działamy jako administrator, przekazujemy te informacje i obsługujemy żądania; gdy działamy jako podmiot przetwarzający, pomagamy właściwemu administratorowi zgodnie z DPA. Możesz skontaktować się z nami na dpo@talentpilot.com.

3.8 Nasze standardowe Usługi nie wymagają szczególnych kategorii Danych Osobowych, takich jak informacje o zdrowiu. Dane takie mogą jednak znajdować się w informacjach przekazywanych przez Zamawiających lub użytkowników za pośrednictwem Usług albo ujawniać się w wygenerowanych na ich podstawie wynikach. Takie dane oraz dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa przetwarzamy wyłącznie w zakresie dozwolonym przez właściwe prawo ochrony danych, a gdy działamy w imieniu Zamawiającego — zgodnie z właściwą DPA.

4. Przekazywanie Danych Osobowych

4.1 My i nasi dostawcy usług możemy przetwarzać Dane Osobowe poza Twoim krajem. Gdy przekazujemy Dane Osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym poprzez zdalny dostęp spoza EOG, opieramy się na właściwej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, wraz z wymaganymi ocenami transferu i środkami uzupełniającymi.

W przypadku Danych Osobowych przetwarzanych w imieniu Zamawiającego przekazywanie i dostęp spoza EOG wymagają również uprzedniej pisemnej zgody określonej we właściwej DPA.

Informacje o takich transferach i kopię właściwych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z dpo@talentpilot.com.

5. Ujawnianie Danych Osobowych

5.1 Gdy jest to niezbędne do celów opisanych w niniejszej Polityce prywatności, możemy ujawniać Dane Osobowe:

• Właściwemu Zamawiającemu i jego upoważnionym użytkownikom, gdy uczestniczysz w jego rekrutacji lub innych procesach organizacyjnych, z zastrzeżeniem właściwych uprawnień dostępu.
• Dostawcom usług wspierającym hosting, przetwarzanie AI, komunikację, obsługę klienta, analitykę, bezpieczeństwo i przetwarzanie płatności.
• Profesjonalnym doradcom, sądom, organom regulacyjnym i innym władzom, gdy jest to niezbędne do uzyskania profesjonalnej porady, zachowania zgodności z prawem, dochodzenia lub obrony roszczeń albo ochrony bezpieczeństwa Usług.
• Stronom i doradcom zaangażowanym w planowane lub zakończone połączenie, przejęcie lub sprzedaż naszej działalności, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń poufności.

W przypadku Danych Osobowych przetwarzanych w imieniu Zamawiającego ujawnienia nadal podlegają właściwej DPA. Nasz rejestr dalszych podmiotów przetwarzających wskazuje dostawców zaangażowanych w to przetwarzanie; ich powołanie i zastępowanie odbywa się zgodnie z DPA.

5.2 Dane API Google Workspace i usługi AI

Jeżeli połączysz konto Google, danych uzyskanych przez interfejsy API Google Workspace, w tym danych pochodnych, używamy wyłącznie do świadczenia, obsługi i zabezpieczania włączonych przez Ciebie funkcji dla użytkowników, takich jak planowanie rozmów rekrutacyjnych, komunikacja z kandydatami i tworzenie podsumowań. Przetwarzanie w imieniu Zamawiającego nadal podlega jego udokumentowanym instrukcjom i właściwej DPA.

W tej integracji wykorzystujemy Google Cloud Vertex AI / Gemini jako zarządzaną usługę AI. Nie używamy do niej modelu wewnętrznego, samodzielnie hostowanego ani działającego offline. Nie sprzedajemy tych danych, nie używamy ich do reklamy ani nie używamy i nie zezwalamy dostawcom na ich używanie do trenowania, dostrajania lub ponownego trenowania modeli AI ogólnego przeznaczenia lub uczenia maszynowego.

Nasze wykorzystywanie i udostępnianie tych danych jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkowników usług Google API i Zasadami Google Workspace dotyczącymi danych użytkowników i deweloperów, w tym wymogami ograniczonego wykorzystania. Dostęp ludzi i transfery są ograniczone do przypadków dozwolonych przez te zasady. Każdy transfer w ramach połączenia, przejęcia lub sprzedaży aktywów wymaga Twojej uprzedniej wyraźnej zgody.

Możesz cofnąć dostęp w ustawieniach uprawnień konta Google lub, gdy jest to dostępne, odłączając integrację w Talentpilot. Cofnięcie dostępu nie usuwa automatycznie danych już uzyskanych; przechowywanie i usuwanie podlegają rozdziałowi 3.

6. Bezpieczeństwo

6.1 Utrzymujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka przetwarzania Danych Osobowych. Obejmują one kontrolę dostępu, szyfrowanie danych przechowywanych i przesyłanych przez sieci publiczne, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, zarządzanie podatnościami, kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty. Dostęp ograniczamy do upoważnionego personelu i dostawców, którzy potrzebują go do dozwolonych celów i są zobowiązani do zachowania poufności.

6.2 Posiadamy certyfikat ISO/IEC 27001 obejmujący Talentpilot. Gdy przetwarzamy Dane Osobowe w imieniu Zamawiającego, nasze obowiązki bezpieczeństwa są dodatkowo opisane we właściwej DPA.

6.3 Zachowaj poufność danych logowania do swojego konta. Żaden system ani sposób przesyłania lub przechowywania danych nie jest całkowicie bezpieczny.

6.4 Jeżeli dowiemy się o naruszeniu ochrony Danych Osobowych dotyczącym danych przetwarzanych w imieniu Zamawiającego, powiadomimy go bez zbędnej zwłoki i w ciągu 48 godzin, zgodnie z właściwą DPA.

Gdy działamy jako administrator, powiadamiamy właściwy organ nadzorczy bez zbędnej zwłoki i, gdy jest to wykonalne, w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, chyba że jest mało prawdopodobne, aby stwarzało ono ryzyko dla praw i wolności osób. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla osób, których dotyczy, powiadamiamy je również bez zbędnej zwłoki, z zastrzeżeniem wyjątków z art. 34 RODO.

7. Twoje prawa

7.1 Z zastrzeżeniem warunków wynikających z właściwego prawa ochrony danych masz prawo do:

• Dostępu do swoich Danych Osobowych oraz otrzymania ich kopii i informacji o ich przetwarzaniu.
• Sprostowania nieprawidłowych Danych Osobowych i uzupełnienia danych niekompletnych.
• Żądania usunięcia Danych Osobowych lub ograniczenia przetwarzania.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach lub zadaniu realizowanym w interesie publicznym z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją oraz sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie.
• Otrzymania dostarczonych przez Ciebie Danych Osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, gdy przetwarzanie jest zautomatyzowane i oparte na zgodzie lub umowie z Tobą, oraz do bezpośredniego przekazania ich innemu administratorowi, gdy jest to technicznie wykonalne.
• Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
• Wykonywania praw dotyczących zautomatyzowanych decyzji opisanych w punkcie 3.7.

Żądania są co do zasady bezpłatne. Jeżeli żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić podjęcia działań w zakresie dozwolonym przez właściwe prawo.

7.2 Aby skorzystać z praw lub zadać pytanie o przetwarzanie Danych Osobowych, skontaktuj się z dpo@talentpilot.com.

Gdy działamy jako administrator, odpowiadamy bez zbędnej zwłoki i w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Gdy jest to konieczne z uwagi na złożoność lub liczbę żądań, możemy przedłużyć ten okres o maksymalnie dwa kolejne miesiące, wyjaśniając przedłużenie w ciągu pierwszego miesiąca. W razie uzasadnionych wątpliwości co do Twojej tożsamości możemy zażądać informacji niezbędnych do jej zweryfikowania.

Gdy przetwarzamy dane w imieniu Zamawiającego, żądania dotyczące tych danych przekazujemy mu bez zbędnej zwłoki i pomagamy właściwemu administratorowi zgodnie z właściwą DPA.

7.3 Możesz wnieść skargę do każdego właściwego organu nadzorczego.

8. Ankiety i opinie

8.1 Udział w naszych ankietach dotyczących korzystania z Usług jest dobrowolny. Odpowiedzi i wszelkie dane kontaktowe lub zawodowe, które zdecydujesz się podać, wykorzystujemy do poznania satysfakcji użytkowników i ulepszania Usług na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w uzyskiwaniu informacji zwrotnych, chyba że nadrzędny charakter mają Twoje prawa i interesy. Wyniki ankiet wysyłamy tylko na Twoje żądanie.

8.2 Możemy publikować opinie lub wypowiedzi przekazane w ankietach. Możesz zażądać sprostowania lub usunięcia, kontaktując się z hello@talentpilot.com.

9. Postanowienia końcowe

9.1 Nasze Usługi mogą zawierać linki do witryn podmiotów trzecich. Przed podaniem Danych Osobowych za pośrednictwem tych witryn zapoznaj się z ich politykami prywatności.

9.2 Osoby rejestrujące się do użytku osobistego muszą mieć co najmniej 18 lat. Gdy przetwarzamy Dane Osobowe małoletnich w imieniu Zamawiającego, przetwarzanie odbywa się zgodnie z właściwą DPA i prawem ochrony danych. Jeżeli masz obawy dotyczące Danych Osobowych małoletniego, skontaktuj się z dpo@talentpilot.com.

9.3 Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby uwzględnić zmiany naszych Usług, praktyk lub wymogów prawnych. Opublikujemy zaktualizowaną wersję z datą wejścia w życie i powiadomimy Cię o istotnych zmianach e-mailem lub w inny odpowiedni sposób, zanim zaczną obowiązywać.

9.4 Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub naszych praktyk w zakresie prywatności, skontaktuj się z nami pocztą elektroniczną na dpo@talentpilot.com.

9.5 W przypadku różnic między wersjami językowymi niniejszej Polityki prywatności pierwszeństwo ma wersja angielska.