Политика за поверителност на Talentpilot

1. Начални разпоредби

1.1 Настоящата Политика за поверителност е изготвена от explore & beyond s.r.o., със седалище на адрес Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Прага 1, Чешка република, идентификационен № 09525602, вписано в Търговския регистър, воден от Градския съд в Прага, под № C 337604 (също „ние“, „нас“ или „наш“). В тази Политика за поверителност наричаме всички наши продукти, услуги, уебсайтове и приложения, включително по-специално, но не само, продукта ни „Talentpilot“, общо „Услугите“.

1.2 Ние уважаваме необходимостта от неприкосновеност и защита на информацията за личността, включително, но не само, всички лични данни.

За целите на тази Политика за поверителност лични данни означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано. Лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде разпознато пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, икономическата, културната или социалната идентичност на това лице („Лични данни“).

1.3 Винаги обработваме Личните данни съгласно тази Политика за поверителност и приложимото законодателство, като Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО („GDPR“).

1.4 Тази Политика за поверителност обяснява как събираме, използваме и защитаваме Личните данни и какви права имате.

1.5 Действаме като администратор, когато определяме целите и основните средства за обработване на Лични данни, включително за собствения си уебсайт и бизнес администрация и за преки Услуги за лична употреба, когато е приложимо. Когато обработваме Лични данни от името на възложител, използващ Услугите („Възложителят“), действаме като обработващ или подизпълнител по обработване на лични данни съгласно документирани указания и приложимото споразумение за обработване на данни. Уведомлението за поверителност на съответния администратор обяснява това обработване.

2. Категории Лични данни

2.1 В зависимост от използваните Услуги и взаимодействията ви с нас можем да обработваме:

• Идентификационна информация, данни за контакт и за профил, включително имена, данни за връзка, идентификатори на профили и записи за фактуриране и трансакции.
• Професионална и организационна информация, включително автобиографии, образование, трудов опит, квалификации, роли и отношения в екипа.
• Информация за умения и оценяване, включително компетенции, предпочитания, мотивация, отговори и резултати от личностни оценки, оценки на работната култура и други оценки.
• Съдържание и комуникации, включително качени документи, съобщения, инструкции към моделите, изображения, транскрипции и аудио- или видеозаписи, когато се използва съответната функция.
• Информация за развитие и коучинг, включително цели, разговори, обратна връзка, планове и напредък.
• Генерирани резултати и информация за работните процеси, включително обобщения, оценки, класирания, препоръки, съпоставяния с роли, статус на кандидатурата и действия, предприети чрез Услугите.
• Техническа информация и информация за употребата, включително IP адреси, данни за устройството и браузъра, идентификатори на сесии, регистрационни записи за достъп и записи за активност.

2.2 Тези категории включват информация, предоставена от вас или Възложител, съдържаща се в качени материали или оценки на трети страни или генерирана чрез Услугите. Тези материали и резултати могат също да съдържат или разкриват чувствителни Лични данни, като здравна информация, или информация за наказателни присъди и престъпления.

3. Цели на обработването и съхранение на Лични данни

3.1 Получаваме, събираме и обработваме лични данни, когато:

• въвеждате Лични данни в нашите Услуги (например попълвате формуляри, качвате автобиографията си и др.)
• получаваме Личните ви данни от Възложителя, който действа като администратор на личните ви данни (в който случай ние сме обработващ Лични данни) или като обработващ лични данни (в който случай ние сме подизпълнител по обработване на Лични данни)

3.2 Когато действаме като администратор, обработваме Лични данни за следните цели:

• Предоставяне на поисканите от вас Услуги, включително личен коучинг, и управление на профила, поддръжката и плащанията ви, когато това е необходимо за изпълнение на договора ни с вас или предприемане на стъпки по ваше искане преди сключването му.
• Управление на бизнес отношенията, отговор на запитвания и поддържане на сигурността и надеждността на нашите Услуги въз основа на законните ни интереси да управляваме и защитаваме бизнеса си, освен ако вашите права и интереси имат преимущество.
• Изпълнение на законови задължения, включително приложимите счетоводни и данъчни изисквания.
• Установяване, упражняване или защита на правни претенции въз основа на законния ни интерес да защитаваме правата си.

Когато обработването изисква съгласие, обясняваме съответната цел и получаваме съгласието отделно.

3.3 С ваше съгласие можем да съхраняваме профила ви на кандидат, за да се свързваме с вас относно сходни възможности за работа в обхвата на това съгласие, за срок до три години от датата на съгласието. Можете да оттеглите съгласието по всяко време, след което ще спрем да използваме данните ви за тази цел.

3.4 Можем да обработваме информация за проверка, включително видеозаписи, за да проверяваме спазването на условията за ползване, включително чрез проверки за предотвратяване на измамно поведение. Съхраняваме я само докато е необходима за проверката и не повече от три месеца след събирането. Когато действаме като администратор, се основаваме на законния си интерес да защитаваме достоверността и надеждността на Услугите, освен ако вашите права и интереси имат преимущество.

3.5 Данните на Услугите се съхраняват и изтриват съгласно приложимия договор и DPA, включително разпоредбите им за извличане и изтриване на резервни копия. Горните периоди не удължават по-ранен срок за изтриване по тези документи или приложимото право. Записите, които поддържаме за собствената си бизнес администрация, се съхраняват само докато са необходими за съответната цел, включително приложимите счетоводни изисквания и давностни срокове за правни претенции.

3.6 Използваме агенти с изкуствен интелект и модели на трети страни за обработване на Лични данни само за предоставяне, обслужване, поддръжка и обезпечаване на сигурността на Услугите, включително генериране на резултати и проверка на качеството на Услугите, предоставени на вас или Възложителя. Обработването от името на Възложител следва документираните му указания и приложимото DPA.

Не използваме Лични данни в качени материали, инструкции към моделите, изходни резултати или регистрационни записи за обучение, фина настройка или повторно обучение на модели, освен ако това е отделно договорено писмено с Възложителя или с вас за преки Услуги за лична употреба и е разрешено от приложимото право. Изискваме доставчиците, които обработват тези данни за нас, да спазват същото ограничение. Допълнителните ограничения по точка 5.2 се прилагат за данни от API на Google Workspace.

3.7 В зависимост от използваните функции Услугите могат да анализират професионална информация, умения, резултати от оценки и други относими входни данни, за да генерират профили, оценки, класирания и препоръки. Те могат да влияят върху възможностите за подбор, развитие и вътрешна мобилност.

Съгласно GDPR изцяло автоматизирано решение, което поражда правни последици или по друг начин ви засяга съществено, е разрешено само когато е необходимо за сключване или изпълнение на договор с вас, разрешено е от приложимото право или се основава на изричното ви съгласие, при изискваните защитни мерки. Когато е приложимо, можете да поискате човешка намеса, да изразите гледната си точка и да оспорите решението.

Съответният администратор трябва да обясни процеса на вземане на решения, основните му фактори и вероятните последици, както и как да упражните правата си. Когато действаме като администратор, предоставяме тази информация и разглеждаме исканията; когато действаме като обработващ, съдействаме на съответния администратор съгласно DPA. Можете да се свържете с нас на dpo@talentpilot.com.

3.8 Стандартните ни Услуги не изискват специални категории Лични данни, като здравна информация. Такива данни обаче могат да се съдържат в информация, която Възложители или ползватели предоставят чрез Услугите, или да се разкриват в резултати, генерирани от нея. Обработваме такива данни и данни за наказателни присъди и престъпления само доколкото е разрешено от приложимото право за защита на данните и, когато действаме от името на Възложител, съгласно приложимото DPA.

4. Предаване на Лични данни

4.1 Ние и нашите доставчици на услуги можем да обработваме Лични данни извън вашата държава. Когато предаваме Лични данни извън Европейското икономическо пространство (ЕИП), включително чрез отдалечен достъп извън ЕИП, се основаваме на приложимо решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита или на подходящи гаранции, като стандартните договорни клаузи на Европейската комисия, с всички необходими оценки на предаването и допълнителни мерки.

За Лични данни, обработвани от името на Възложител, предаването и достъпът извън ЕИП изискват и предварителното писмено одобрение, посочено в приложимото DPA.

Можете да поискате информация за тези предавания и копие от приложимите гаранции, като се свържете с dpo@talentpilot.com.

5. Разкриване на Лични данни

5.1 Когато е необходимо за целите, описани в тази Политика за поверителност, можем да разкриваме Лични данни на:

• Съответния Възложител и неговите оторизирани ползватели, когато участвате в неговия подбор или други организационни процеси, при спазване на приложимите разрешения за достъп.
• Доставчици на услуги, подпомагащи хостинга, обработването с изкуствен интелект, комуникациите, обслужването на клиенти, анализите, сигурността и обработването на плащания.
• Професионални консултанти, съдилища, регулаторни и други органи, когато е необходимо за професионален съвет, спазване на закона, правни претенции или защита на сигурността на Услугите.
• Страни и консултанти, участващи в предложено или завършено сливане, придобиване или продажба на бизнеса ни, при подходящи гаранции за поверителност.

За Лични данни, обработвани от името на Възложител, разкриването остава подчинено на приложимото DPA. Нашият регистър на подизпълнителите по обработване посочва доставчиците, ангажирани за това обработване; назначаването и замяната им следват DPA.

5.2 Данни от API на Google Workspace и услуги с изкуствен интелект

Ако свържете своя профил в Google, използваме данните, получени чрез API на Google Workspace, включително производните данни, само за предоставяне, поддръжка и обезпечаване на сигурността на функциите за ползватели, които активирате, като насрочване на интервюта, комуникация с кандидати и обобщаване. Обработването от името на Възложител остава подчинено на документираните му указания и приложимото DPA.

За тази интеграция използваме Google Cloud Vertex AI / Gemini като управлявана услуга с изкуствен интелект. Не използваме за нея вътрешно разработен, самостоятелно хостван или офлайн модел. Не продаваме тези данни, не ги използваме за реклама и не ги използваме, нито разрешаваме на доставчици да ги използват, за обучение, фина настройка или повторно обучение на модели с изкуствен интелект с общо предназначение или модели за машинно обучение.

Използването и споделянето на тези данни от наша страна съответстват на Правилата за потребителските данни в услугите Google API и Правилата за потребителските данни и разработчиците на Google Workspace, включително изискванията им за ограничено използване. Достъпът от хора и предаванията са ограничени до случаите, разрешени от тези правила. Всяко предаване като част от сливане, придобиване или продажба на активи изисква предварителното ви изрично съгласие.

Можете да оттеглите достъпа чрез разрешенията на профила си в Google или, когато е възможно, като прекъснете интеграцията в Talentpilot. Оттеглянето на достъпа не изтрива автоматично вече получените данни; съхранението и изтриването се уреждат от раздел 3.

6. Сигурност

6.1 Поддържаме технически и организационни мерки, съобразени с рисковете от обработването на Лични данни. Те включват контрол на достъпа, криптиране при съхранение и при предаване през обществени мрежи, регистрационни записи за сигурност, управление на уязвимости, резервни копия и процедури за реакция при инциденти. Достъпът е ограничен до оторизиран персонал и доставчици, които се нуждаят от него за разрешени цели и са обвързани със задължения за поверителност.

6.2 Притежаваме сертификация по ISO/IEC 27001, обхващаща Talentpilot. Когато обработваме Лични данни от името на Възложител, задълженията ни за сигурност са описани допълнително в приложимото DPA.

6.3 Моля, пазете поверителността на данните за вход в профила си. Никоя система или метод за предаване или съхранение на данни не е напълно сигурен.

6.4 Ако узнаем за нарушение на сигурността на Лични данни, засягащо данни, обработвани от името на Възложител, го уведомяваме без ненужно забавяне и в рамките на 48 часа съгласно приложимото DPA.

Когато действаме като администратор, уведомяваме компетентния надзорен орган без ненужно забавяне и, когато е възможно, до 72 часа от узнаването, освен ако няма вероятност нарушението да породи риск за правата и свободите на физически лица. Ако е вероятно нарушението да породи висок риск за засегнатите лица, уведомяваме и тях без ненужно забавяне, при изключенията по член 34 от GDPR.

7. Вашите права

7.1 При условията на приложимото законодателство за защита на данните имате право:

• Да получите достъп до Личните си данни, копие от тях и информация за обработването им.
• Да коригирате неточни Лични данни и да допълните непълни данни.
• Да поискате изтриване на Личните си данни или ограничаване на обработването.
• Да възразите срещу обработване въз основа на законни интереси или задача от обществен интерес по причини, свързани с конкретното ви положение, и да възразите срещу директния маркетинг по всяко време.
• Да получите Личните данни, които сте предоставили, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, когато обработването е автоматизирано и се основава на съгласие или договор с вас, и да поискате прякото им предаване на друг администратор, когато това е технически осъществимо.
• Да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето.
• Да упражните правата, свързани с автоматизирани решения, описани в точка 3.7.

Исканията по правило са безплатни. Когато искане е явно неоснователно или прекомерно, можем да начислим разумна такса или да откажем действие, както е разрешено от приложимото право.

7.2 За да упражните правата си или да попитате за обработването на Лични данни от наша страна, свържете се с dpo@talentpilot.com.

Когато действаме като администратор, отговаряме без ненужно забавяне и в рамките на един месец от получаване на искането ви. При необходимост поради сложността или броя на исканията можем да удължим срока с до още два месеца, като обясним удължаването в рамките на първия месец. Ако имаме основателни съмнения за самоличността ви, можем да поискаме информация, необходима за проверката ѝ.

Когато обработваме данни от името на Възложител, препращаме исканията за тези данни на Възложителя без ненужно забавяне и съдействаме на съответния администратор съгласно приложимото DPA.

7.3 Можете да подадете жалба до всеки компетентен надзорен орган.

8. Анкети и отзиви

8.1 Участието в нашите анкети за опита ви с Услугите е доброволно. Използваме отговорите и всички данни за контакт или професионални данни, които решите да предоставите, за да разберем удовлетвореността на ползвателите и да подобрим Услугите, въз основа на законния си интерес да получаваме обратна връзка, освен ако вашите права и интереси имат преимущество. Изпращаме ви резултатите от анкетите само ако ги поискате.

8.2 Можем да публикуваме отзиви или цитати, които споделите чрез анкетите ни. Можете да поискате корекция или премахване, като се свържете с hello@talentpilot.com.

9. Заключителни разпоредби

9.1 Нашите Услуги могат да съдържат връзки към уебсайтове на трети страни. Прегледайте техните политики за поверителност, преди да предоставяте Лични данни чрез тези уебсайтове.

9.2 Физическите лица, които се регистрират за лична употреба, трябва да са навършили 18 години. Когато обработваме Лични данни за лица, ненавършили пълнолетие, от името на Възложител, обработването следва приложимото DPA и законодателството за защита на данните. Ако имате притеснения относно Лични данни на лице, ненавършило пълнолетие, свържете се с dpo@talentpilot.com.

9.3 Можем да актуализираме тази Политика за поверителност, за да отразим промени в Услугите, практиките или законовите изисквания. Ще публикуваме актуализираната версия с датата на влизане в сила и ще ви уведомим за съществени промени по електронна поща или по друг подходящ начин преди влизането им в сила.

9.4 Ако имате въпроси относно тази Политика за поверителност или практиките ни за поверителност, свържете се с нас по електронна поща на dpo@talentpilot.com.

9.5 При различия между езиковите версии на тази Политика за поверителност предимство има версията на английски език.