Datenschutzerklärung von Talentpilot

1. Einleitende Bestimmungen

1.1 Diese Datenschutzerklärung stammt von explore & beyond s.r.o. mit Sitz in Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Prag 1, Tschechische Republik, Identifikationsnummer 09525602, eingetragen im vom Stadtgericht Prag geführten Handelsregister unter C 337604 (auch „wir“, „uns“ oder „unser“). Alle unsere Produkte, Dienstleistungen, Websites und Apps, insbesondere, aber nicht ausschließlich, unser Produkt „Talentpilot“, bezeichnen wir in dieser Datenschutzerklärung gemeinsam als die „Dienstleistungen“.

1.2 Wir achten das Bedürfnis nach Privatsphäre und nach Schutz persönlicher Informationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf personenbezogene Daten.

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar gilt eine natürliche Person, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder einem oder mehreren besonderen Merkmalen ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität identifiziert werden kann (die „personenbezogenen Daten“).

1.3 Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets gemäß dieser Datenschutzerklärung und den geltenden Rechtsvorschriften, beispielsweise der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (die „DSGVO“).

1.4 Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten erheben, verwenden und schützen und welche Rechte Ihnen zustehen.

1.5 Wir handeln als Verantwortlicher, wenn wir die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmen, unter anderem für unsere eigene Website und Geschäftsverwaltung sowie gegebenenfalls für direkt angebotene Dienstleistungen zur persönlichen Nutzung. Wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag eines die Dienstleistungen nutzenden Kunden (der „Kunde“) verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter nach dokumentierten Weisungen und dem maßgeblichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Datenschutzhinweise des jeweiligen Verantwortlichen erläutern diese Verarbeitung.

2. Kategorien personenbezogener Daten

2.1 Je nach genutzten Dienstleistungen und Ihren Interaktionen mit uns können wir Folgendes verarbeiten:

• Identifikations-, Kontakt- und Kontoinformationen, darunter Namen, Kontaktdaten, Kontokennungen sowie Abrechnungs- und Transaktionsunterlagen.
• Berufliche und organisatorische Informationen, darunter Lebensläufe, Ausbildung, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Rollen und Beziehungen innerhalb von Teams.
• Kompetenz- und Bewertungsinformationen, darunter Fähigkeiten, Präferenzen, Motivationen, Antworten und Ergebnisse aus Persönlichkeits-, Arbeitskultur- und sonstigen Bewertungen.
• Inhalte und Kommunikation, darunter hochgeladene Dokumente, Nachrichten, Prompts, Bilder, Transkripte sowie Audio- oder Videoaufzeichnungen bei Nutzung der entsprechenden Funktion.
• Entwicklungs- und Coaching-Informationen, darunter Ziele, Gespräche, Feedback, Pläne und Fortschritte.
• Generierte Ergebnisse und Workflow-Informationen, darunter Zusammenfassungen, Bewertungen, Rangfolgen, Empfehlungen, Zuordnungen zu Rollen, Bewerbungsstatus und über die Dienstleistungen vorgenommene Handlungen.
• Technische und Nutzungsinformationen, darunter IP-Adressen, Geräte- und Browserinformationen, Sitzungskennungen, Zugriffsprotokolle und Aktivitätsaufzeichnungen.

2.2 Diese Kategorien umfassen Informationen, die von Ihnen oder einem Kunden bereitgestellt werden, in hochgeladenen Materialien oder Bewertungen Dritter enthalten sind oder durch die Dienstleistungen erzeugt werden. Solche Materialien und Ergebnisse können auch sensible personenbezogene Daten wie Gesundheitsinformationen oder Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten oder offenbaren.

3. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten und Aufbewahrung

3.1 Wir erhalten, erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, wenn:

• Sie personenbezogene Daten in unsere Dienstleistungen eingeben, etwa Informationen in Formulare eintragen oder Ihren Lebenslauf hochladen;
• wir Ihre personenbezogenen Daten vom Kunden erhalten, der als Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten handelt (in diesem Fall sind wir Auftragsverarbeiter) oder als Auftragsverarbeiter handelt (in diesem Fall sind wir Unterauftragsverarbeiter).

3.2 Soweit wir als Verantwortlicher handeln, verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Dienstleistungen, einschließlich persönlichen Coachings, sowie Verwaltung Ihres Kontos, des Supports und der Zahlungen, soweit dies zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist.
• Pflege von Geschäftsbeziehungen, Beantwortung von Anfragen und Gewährleistung der Sicherheit und Zuverlässigkeit unserer Dienstleistungen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen am Betrieb und Schutz unseres Unternehmens, sofern Ihre Rechte und Interessen diese Interessen nicht überwiegen.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, einschließlich anwendbarer buchhalterischer und steuerlicher Anforderungen.
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am Schutz unserer Rechte.

Soweit eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, erläutern wir den jeweiligen Zweck und holen die Einwilligung gesondert ein.

3.3 Mit Ihrer Einwilligung dürfen wir Ihr Bewerberprofil bis zu drei Jahre ab Erteilung der Einwilligung aufbewahren, um Sie im Rahmen dieser Einwilligung wegen ähnlicher Stellenangebote zu kontaktieren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

3.4 Wir können Verifizierungsinformationen, einschließlich Videoaufzeichnungen, verarbeiten, um die Einhaltung der Nutzungsbedingungen zu prüfen, einschließlich Prüfungen zur Verhinderung von Täuschungen. Wir bewahren diese nur so lange auf, wie dies für die Verifizierung erforderlich ist, und höchstens drei Monate nach ihrer Erhebung. Soweit wir als Verantwortlicher handeln, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse am Schutz der Integrität der Dienstleistungen, sofern Ihre Rechte und Interessen dieses Interesse nicht überwiegen.

3.5 Dienstleistungsdaten werden nach der maßgeblichen Vereinbarung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag („DPA“) aufbewahrt und gelöscht, einschließlich ihrer Bestimmungen zum Datenabruf und zur Löschung von Sicherungskopien. Die vorstehenden Fristen verlängern keine frühere Löschfrist aus diesen Dokumenten oder dem geltenden Recht. Unterlagen, die wir für unsere eigene Geschäftsverwaltung führen, werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, einschließlich geltender Rechnungslegungspflichten und Verjährungsfristen für Rechtsansprüche.

3.6 Wir verwenden KI-Agenten und Modelle Dritter zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich, um die Dienstleistungen bereitzustellen, zu unterstützen, zu warten und abzusichern, einschließlich der Erzeugung von Ergebnissen und der Prüfung der Qualität der Ihnen oder dem Kunden bereitgestellten Dienstleistungen. Die Verarbeitung im Auftrag eines Kunden erfolgt nach dessen dokumentierten Weisungen und dem maßgeblichen DPA.

Wir verwenden personenbezogene Daten in hochgeladenen Materialien, Prompts, Ausgaben oder Protokollen nicht für Modelltraining, Feinabstimmung oder erneutes Training, sofern dies nicht gesondert schriftlich mit dem Kunden oder bei direkt angebotenen Dienstleistungen zur persönlichen Nutzung mit Ihnen vereinbart und nach geltendem Recht zulässig ist. Wir verpflichten Anbieter, die diese Daten für uns verarbeiten, zur Einhaltung derselben Beschränkung. Für Daten aus Google Workspace APIs gelten zusätzlich die Beschränkungen in Klausel 5.2.

3.7 Je nach genutzten Funktionen können die Dienstleistungen berufliche Informationen, Kompetenzen, Bewertungsergebnisse und andere relevante Eingaben analysieren, um Profile, Bewertungen, Rangfolgen und Empfehlungen zu erzeugen. Diese können Einstellungsmöglichkeiten sowie Chancen zur Weiterentwicklung und internen Mobilität beeinflussen.

Nach der DSGVO ist eine vollständig automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, nur zulässig, wenn sie für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich, nach geltendem Recht zulässig oder auf Ihre ausdrückliche Einwilligung gestützt ist und die erforderlichen Schutzmaßnahmen bestehen. Soweit anwendbar, können Sie menschliches Eingreifen verlangen, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten.

Der jeweilige Verantwortliche muss das Entscheidungsverfahren, seine wesentlichen Faktoren und voraussichtlichen Folgen sowie die Ausübung Ihrer Rechte erläutern. Handeln wir als Verantwortlicher, stellen wir diese Informationen bereit und bearbeiten Anfragen; handeln wir als Auftragsverarbeiter, unterstützen wir den jeweiligen Verantwortlichen nach dem DPA. Sie erreichen uns unter dpo@talentpilot.com.

3.8 Unsere standardmäßigen Dienstleistungen erfordern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsinformationen. Solche Daten können dennoch in Informationen enthalten sein, die Kunden oder Nutzer über die Dienstleistungen bereitstellen, oder in daraus erzeugten Ergebnissen offenbar werden. Wir verarbeiten solche Daten sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nur, soweit das anwendbare Datenschutzrecht dies zulässt, und, wenn wir im Auftrag eines Kunden handeln, nach dem maßgeblichen DPA.

4. Übermittlung personenbezogener Daten

4.1 Wir und unsere Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb Ihres Landes verarbeiten. Wenn wir personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, auch durch Fernzugriff von außerhalb des EWR, stützen wir uns auf einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, einschließlich erforderlicher Übermittlungsprüfungen und ergänzender Maßnahmen.

Bei personenbezogenen Daten, die im Auftrag eines Kunden verarbeitet werden, setzen Übermittlungen und Zugriffe von außerhalb des EWR außerdem die im maßgeblichen DPA vorgesehene vorherige schriftliche Genehmigung voraus.

Informationen zu diesen Übermittlungen und eine Kopie der anwendbaren Garantien können Sie unter dpo@talentpilot.com anfordern.

5. Offenlegung personenbezogener Daten

5.1 Soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, können wir personenbezogene Daten gegenüber folgenden Empfängern offenlegen:

• Dem jeweiligen Kunden und seinen autorisierten Nutzern, wenn Sie an dessen Einstellungsverfahren oder anderen organisatorischen Abläufen teilnehmen, vorbehaltlich der geltenden Zugriffsberechtigungen.
• Dienstleistern für Hosting, KI-Verarbeitung, Kommunikation, Kundenbetreuung, Analysen, Sicherheit und Zahlungsabwicklung.
• Professionellen Beratern, Gerichten, Aufsichtsbehörden und anderen Behörden, soweit dies für fachliche Beratung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Rechtsansprüche oder den Schutz der Sicherheit der Dienstleistungen erforderlich ist.
• Parteien und Beratern, die an einer geplanten oder abgeschlossenen Fusion, Übernahme oder Veräußerung unseres Unternehmens beteiligt sind, unter angemessenen Vertraulichkeitsschutzmaßnahmen.

Für personenbezogene Daten, die im Auftrag eines Kunden verarbeitet werden, unterliegen Offenlegungen weiterhin dem maßgeblichen DPA. Unser Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter nennt die für diese Verarbeitung eingesetzten Anbieter; ihre Beauftragung und Ersetzung richten sich nach dem DPA.

5.2 Daten aus Google Workspace APIs und KI-Dienste

Wenn Sie Ihr Google-Konto verbinden, verwenden wir die über Google Workspace APIs erhaltenen Daten einschließlich abgeleiteter Daten ausschließlich zur Bereitstellung, Unterstützung und Absicherung der von Ihnen aktivierten nutzerseitigen Funktionen, etwa zur Terminplanung für Vorstellungsgespräche, zur Kommunikation mit Bewerbern und zur Erstellung von Zusammenfassungen. Die Verarbeitung im Auftrag eines Kunden unterliegt weiterhin dessen dokumentierten Weisungen und dem maßgeblichen DPA.

Für diese Integration nutzen wir Google Cloud Vertex AI / Gemini als verwalteten KI-Dienst. Wir verwenden hierfür kein eigenes, selbst gehostetes oder Offline-Modell. Wir verkaufen diese Daten nicht und verwenden sie weder für Werbung noch zum Training, zur Feinabstimmung oder zum erneuten Training allgemein einsetzbarer KI- oder Machine-Learning-Modelle; eine solche Nutzung gestatten wir auch Anbietern nicht.

Unsere Nutzung und Weitergabe dieser Daten entsprechen der Richtlinie für Nutzerdaten der Google API-Dienste und der Google Workspace-Richtlinie für Nutzerdaten und Entwickler, einschließlich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Menschlicher Zugriff und Übermittlungen sind auf die nach diesen Richtlinien zulässigen Fälle beschränkt. Jede Übermittlung im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder Veräußerung von Vermögenswerten setzt Ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus.

Sie können den Zugriff über die Berechtigungen Ihres Google-Kontos oder, soweit verfügbar, durch Trennen der Integration in Talentpilot widerrufen. Der Widerruf des Zugriffs führt nicht automatisch zur Löschung bereits erhaltener Daten; Aufbewahrung und Löschung richten sich nach Abschnitt 3.

6. Sicherheit

6.1 Wir unterhalten technische und organisatorische Maßnahmen, die den Risiken der Verarbeitung personenbezogener Daten angemessen sind. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung gespeicherter Daten und bei der Übertragung über öffentliche Netzwerke, Sicherheitsprotokollierung, Schwachstellenmanagement, Sicherungskopien und Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Der Zugriff ist auf autorisierte Mitarbeiter und Anbieter beschränkt, die ihn für zulässige Zwecke benötigen und Vertraulichkeitspflichten unterliegen.

6.2 Wir verfügen über eine Talentpilot umfassende Zertifizierung nach ISO/IEC 27001. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, sind unsere Sicherheitsverpflichtungen im maßgeblichen DPA näher beschrieben.

6.3 Bitte behandeln Sie Ihre Kontozugangsdaten vertraulich. Kein System und keine Methode zur Datenübertragung oder -speicherung ist vollständig sicher.

6.4 Wenn uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, die im Auftrag eines Kunden verarbeitete Daten betrifft, benachrichtigen wir diesen Kunden unverzüglich und innerhalb von 48 Stunden gemäß dem maßgeblichen DPA.

Handeln wir als Verantwortlicher, benachrichtigen wir die zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich und, soweit möglich, innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Führt die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für betroffene Personen, benachrichtigen wir auch diese unverzüglich, vorbehaltlich der Ausnahmen in Artikel 34 DSGVO.

7. Ihre Rechte

7.1 Unter den Voraussetzungen des anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie das Recht:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie eine Kopie und Informationen über deren Verarbeitung zu erhalten.
• Unrichtige personenbezogene Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen.
• Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung ihrer Verarbeitung zu verlangen.
• Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen oder einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe zu widersprechen sowie jederzeit der Direktwerbung zu widersprechen.
• Von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wenn die Verarbeitung automatisiert erfolgt und auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag mit Ihnen beruht, und diese Daten, soweit technisch machbar, direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Die in Klausel 3.7 beschriebenen Rechte hinsichtlich automatisierter Entscheidungen auszuüben.

Anträge sind grundsätzlich kostenlos. Ist ein Antrag offensichtlich unbegründet oder exzessiv, können wir nach Maßgabe des geltenden Rechts ein angemessenes Entgelt verlangen oder ein Tätigwerden ablehnen.

7.2 Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zu unserer Verarbeitung personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an dpo@talentpilot.com.

Soweit wir als Verantwortlicher handeln, antworten wir unverzüglich und innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Ist dies wegen der Komplexität oder Anzahl der Anträge erforderlich, können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern und erläutern die Verlängerung innerhalb des ersten Monats. Haben wir begründete Zweifel an Ihrer Identität, können wir die zu deren Überprüfung erforderlichen Informationen anfordern.

Verarbeiten wir Daten im Auftrag eines Kunden, leiten wir Anträge zu diesen Daten unverzüglich an den Kunden weiter und unterstützen den jeweiligen Verantwortlichen nach dem maßgeblichen DPA.

7.3 Sie können bei jeder zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

8. Umfragen und Erfahrungsberichte

8.1 Die Teilnahme an unseren Umfragen zu Ihren Erfahrungen mit den Dienstleistungen ist freiwillig. Wir verwenden die Antworten und die von Ihnen freiwillig bereitgestellten Kontakt- oder beruflichen Angaben, um die Nutzerzufriedenheit zu verstehen und die Dienstleistungen zu verbessern, gestützt auf unser berechtigtes Interesse, Feedback einzuholen, sofern Ihre Rechte und Interessen dieses Interesse nicht überwiegen. Umfrageergebnisse senden wir Ihnen nur auf Ihren Wunsch.

8.2 Wir dürfen Erfahrungsberichte oder Zitate veröffentlichen, die Sie in unseren Umfragen teilen. Sie können unter hello@talentpilot.com eine Berichtigung oder Entfernung verlangen.

9. Schlussbestimmungen

9.1 Unsere Dienstleistungen können Links zu Websites Dritter enthalten. Bitte lesen Sie deren Datenschutzerklärungen, bevor Sie über diese Websites personenbezogene Daten bereitstellen.

9.2 Natürliche Personen, die sich zur persönlichen Nutzung registrieren, müssen mindestens 18 Jahre alt sein. Soweit wir personenbezogene Daten Minderjähriger im Auftrag eines Kunden verarbeiten, erfolgt dies nach dem maßgeblichen DPA und dem Datenschutzrecht. Bei Bedenken bezüglich der personenbezogenen Daten einer minderjährigen Person wenden Sie sich an dpo@talentpilot.com.

9.3 Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen unserer Dienstleistungen, unserer Verfahren oder rechtlicher Anforderungen Rechnung zu tragen. Wir veröffentlichen die aktualisierte Fassung mit ihrem Gültigkeitsdatum und informieren Sie über wesentliche Änderungen vor deren Wirksamwerden per E-Mail oder auf andere geeignete Weise.

9.4 Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter dpo@talentpilot.com.

9.5 Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen dieser Datenschutzerklärung ist die englische Fassung maßgeblich.