Informativa sulla privacy di Talentpilot

1. Disposizioni iniziali

1.1 La presente Informativa sulla privacy è predisposta da explore & beyond s.r.o., con sede legale in Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praga 1, Repubblica Ceca, numero identificativo 09525602, iscritta nel Registro delle imprese tenuto dal Tribunale municipale di Praga al numero C 337604 (anche «noi» o «nostro»). Nella presente Informativa sulla privacy indichiamo collettivamente come «Servizi» tutti i nostri prodotti, servizi, siti web e applicazioni, compreso in particolare, ma non esclusivamente, il nostro prodotto «Talentpilot».

1.2 Rispettiamo l'esigenza di riservatezza e di protezione delle informazioni personali, compresi, a titolo non esaustivo, tutti i dati personali.

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per dati personali si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante un identificativo quale un nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online oppure uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale (i «Dati Personali»).

1.3 Trattiamo sempre i Dati Personali conformemente alla presente Informativa sulla privacy e alla normativa applicabile, tra cui il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (il «GDPR»).

1.4 La presente Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i Dati Personali e quali diritti sono a sua disposizione.

1.5 Agiamo come titolari del trattamento quando determiniamo le finalità e i mezzi essenziali del trattamento dei Dati Personali, anche per il nostro sito web e la gestione aziendale e, ove applicabile, per i Servizi forniti direttamente per uso personale. Quando trattiamo Dati Personali per conto di un cliente che utilizza i Servizi (il «Cliente»), agiamo come responsabili o sub-responsabili del trattamento sulla base di istruzioni documentate e dell'accordo sul trattamento dei dati (DPA) applicabile. L'informativa sulla privacy del titolare pertinente descrive tale trattamento.

2. Categorie di Dati Personali

2.1 A seconda dei Servizi utilizzati e delle sue interazioni con noi, possiamo trattare:

• Informazioni identificative, di contatto e relative all'account, inclusi nomi, recapiti, identificativi dell'account e registrazioni di fatturazione e transazioni.
• Informazioni professionali e organizzative, inclusi CV, istruzione, esperienze lavorative, qualifiche, ruoli e relazioni nei team.
• Informazioni sulle competenze e sulle valutazioni, incluse competenze, preferenze, motivazioni, risposte e risultati di valutazioni della personalità, della cultura lavorativa e di altro tipo.
• Contenuti e comunicazioni, inclusi documenti caricati, messaggi, prompt, immagini, trascrizioni e registrazioni audio o video quando viene utilizzata la relativa funzionalità.
• Informazioni relative a sviluppo e coaching, inclusi obiettivi, conversazioni, feedback, piani e progressi.
• Risultati generati e informazioni sui flussi di lavoro, inclusi riepiloghi, punteggi, classifiche, raccomandazioni, abbinamenti con ruoli, stato delle candidature e azioni effettuate tramite i Servizi.
• Informazioni tecniche e di utilizzo, inclusi indirizzi IP, informazioni su dispositivo e browser, identificativi di sessione, log di accesso e registri delle attività.

2.2 Queste categorie comprendono informazioni fornite da lei o da un Cliente, contenute in materiali caricati o valutazioni di terzi oppure generate tramite i Servizi. Tali materiali e risultati possono anche contenere o rivelare Dati Personali sensibili, quali informazioni sulla salute, o informazioni relative a condanne penali e reati.

3. Finalità del trattamento e conservazione dei Dati Personali

3.1 Otteniamo, raccogliamo e trattiamo dati personali quando:

• lei inserisce Dati Personali nei nostri Servizi (ad esempio compilando moduli, caricando il proprio CV, ecc.)
• riceviamo i suoi Dati Personali dal Cliente, che agisce come titolare del trattamento dei suoi dati personali (nel qual caso siamo responsabili del trattamento dei Dati Personali) oppure come responsabile del trattamento (nel qual caso siamo sub-responsabili del trattamento dei Dati Personali)

3.2 Quando agiamo come titolari del trattamento, trattiamo i Dati Personali per le seguenti finalità:

• Fornire i Servizi richiesti, compreso il coaching personale, e gestire il suo account, l'assistenza e i pagamenti, quando necessario per eseguire il contratto con lei o adottare misure su sua richiesta prima di stipularlo.
• Gestire i rapporti commerciali, rispondere alle richieste e mantenere la sicurezza e l'affidabilità dei nostri Servizi, sulla base dei nostri legittimi interessi a gestire e proteggere la nostra attività, salvo che prevalgano i suoi diritti e interessi.
• Adempiere a obblighi di legge, compresi i requisiti contabili e fiscali applicabili.
• Accertare, esercitare o difendere pretese giuridiche, sulla base del nostro legittimo interesse a tutelare i nostri diritti.

Quando il trattamento richiede il consenso, illustriamo la relativa finalità e raccogliamo il consenso separatamente.

3.3 Con il suo consenso, possiamo conservare il suo profilo di candidato per contattarla in merito a opportunità lavorative analoghe entro l'ambito del consenso, per un massimo di tre anni dalla data in cui lo presta. Può revocare il consenso in qualsiasi momento; in tal caso cesseremo di utilizzare i suoi dati per questa finalità.

3.4 Possiamo trattare informazioni di verifica, comprese registrazioni video, per controllare il rispetto delle condizioni d'uso, anche mediante controlli contro comportamenti scorretti nelle prove. Le conserviamo soltanto per il tempo necessario alla verifica e comunque non oltre tre mesi dalla raccolta. Quando agiamo come titolari del trattamento, ci basiamo sul nostro legittimo interesse a tutelare l'integrità dei Servizi, salvo che prevalgano i suoi diritti e interessi.

3.5 I dati dei Servizi sono conservati e cancellati ai sensi dell'accordo e del DPA applicabili, comprese le disposizioni sul recupero e sulla cancellazione dei backup. I periodi sopra indicati non prorogano alcun termine di cancellazione anteriore previsto da tali documenti o dalla legge applicabile. Le registrazioni detenute per la nostra gestione aziendale sono conservate soltanto per il tempo necessario alla relativa finalità, compresi i requisiti contabili applicabili e i termini di prescrizione delle pretese giuridiche.

3.6 Utilizziamo agenti di IA e modelli di terzi per trattare Dati Personali esclusivamente per fornire, supportare, mantenere e proteggere i Servizi, anche generando risultati e verificando la qualità dei Servizi forniti a lei o al Cliente. Il trattamento per conto di un Cliente segue le sue istruzioni documentate e il DPA applicabile.

Non utilizziamo Dati Personali contenuti in materiali caricati, prompt, output o log per addestrare, perfezionare o riaddestrare modelli, salvo separato accordo scritto con il Cliente, oppure con lei per i Servizi forniti direttamente per uso personale, e nei limiti consentiti dalla legge applicabile. Richiediamo ai fornitori che trattano tali dati per nostro conto di rispettare la stessa restrizione. Ai dati delle API di Google Workspace si applicano le ulteriori restrizioni della clausola 5.2.

3.7 A seconda delle funzionalità utilizzate, i Servizi possono analizzare informazioni professionali, competenze, risultati di valutazioni e altri dati pertinenti per generare profili, punteggi, classifiche e raccomandazioni. Questi possono influenzare le opportunità di selezione, sviluppo e mobilità interna.

Ai sensi del GDPR, una decisione completamente automatizzata che produca effetti giuridici o incida in modo analogamente significativo su di lei è consentita soltanto se necessaria per stipulare o eseguire un contratto con lei, autorizzata dalla legge applicabile oppure basata sul suo consenso esplicito, con le garanzie richieste. Ove applicabile, può richiedere l'intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare la decisione.

Il titolare pertinente deve spiegare il processo decisionale, i suoi fattori principali e le probabili conseguenze, nonché le modalità di esercizio dei diritti. Quando agiamo come titolari, forniamo tali informazioni e gestiamo le richieste; quando agiamo come responsabili, assistiamo il titolare pertinente ai sensi del DPA. Può contattarci all'indirizzo dpo@talentpilot.com.

3.8 I nostri Servizi standard non richiedono categorie particolari di Dati Personali, quali informazioni sulla salute. Tali dati possono tuttavia essere contenuti nelle informazioni fornite dai Clienti o dagli utenti tramite i Servizi, oppure essere rivelati dai risultati generati a partire da esse. Trattiamo tali dati e quelli relativi a condanne penali e reati soltanto nei limiti consentiti dalla normativa applicabile sulla protezione dei dati e, quando agiamo per conto di un Cliente, ai sensi del DPA applicabile.

4. Trasferimento dei Dati Personali

4.1 Noi e i nostri fornitori di servizi possiamo trattare Dati Personali al di fuori del suo paese. Quando trasferiamo Dati Personali al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), anche mediante accesso remoto dall'esterno del SEE, ci basiamo su una decisione di adeguatezza applicabile della Commissione europea oppure su garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali tipo della Commissione europea, con le eventuali valutazioni dei trasferimenti e misure supplementari richieste.

Per i Dati Personali trattati per conto di un Cliente, i trasferimenti e gli accessi dall'esterno del SEE richiedono anche la previa approvazione scritta prevista dal DPA applicabile.

Può richiedere informazioni su tali trasferimenti e una copia delle garanzie applicabili contattando dpo@talentpilot.com.

5. Comunicazione dei Dati Personali

5.1 Ove necessario per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy, possiamo comunicare Dati Personali a:

• Il Cliente pertinente e i suoi utenti autorizzati, quando lei partecipa a processi di selezione o ad altri flussi organizzativi di quel Cliente, nel rispetto delle autorizzazioni di accesso applicabili.
• Fornitori di servizi a supporto di hosting, elaborazione tramite IA, comunicazioni, assistenza clienti, analisi, sicurezza ed elaborazione dei pagamenti.
• Consulenti professionali, tribunali, autorità di vigilanza e altre autorità, ove necessario per consulenza professionale, adempimenti di legge, pretese giuridiche o tutela della sicurezza dei Servizi.
• Parti e consulenti coinvolti in una fusione, acquisizione o vendita della nostra attività, proposta o completata, nel rispetto di adeguate garanzie di riservatezza.

Per i Dati Personali trattati per conto di un Cliente, le comunicazioni restano soggette al DPA applicabile. Il nostro registro dei sub-responsabili elenca i fornitori incaricati di tale trattamento; la loro nomina e sostituzione seguono il DPA.

5.2 Dati delle API di Google Workspace e servizi di IA

Se collega il suo account Google, utilizziamo i dati ottenuti tramite le API di Google Workspace, compresi i dati derivati, esclusivamente per fornire, supportare e proteggere le funzionalità rivolte all'utente da lei abilitate, quali la pianificazione dei colloqui, le comunicazioni con i candidati e la creazione di riepiloghi. Il trattamento per conto di un Cliente resta soggetto alle sue istruzioni documentate e al DPA applicabile.

Utilizziamo Google Cloud Vertex AI / Gemini come servizio di IA gestito per questa integrazione. Non utilizziamo per essa un modello interno, self-hosted o offline. Non vendiamo questi dati, non li utilizziamo per pubblicità e non li utilizziamo né consentiamo ai fornitori di utilizzarli per addestrare, perfezionare o riaddestrare modelli di IA per finalità generali o di apprendimento automatico.

L'utilizzo e la condivisione di questi dati rispettano le Norme sui dati degli utenti dei servizi API di Google e le Norme sui dati degli utenti e per gli sviluppatori di Google Workspace, compresi i requisiti di Utilizzo limitato. L'accesso da parte di persone e i trasferimenti sono limitati ai casi consentiti da tali norme. Qualsiasi trasferimento nell'ambito di una fusione, acquisizione o cessione di beni richiede il suo previo consenso esplicito.

Può revocare l'accesso tramite le autorizzazioni del suo Account Google o, ove disponibile, scollegando l'integrazione in Talentpilot. La revoca dell'accesso non cancella automaticamente i dati già ottenuti; la conservazione e la cancellazione seguono la sezione 3.

6. Sicurezza

6.1 Manteniamo misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi del trattamento dei Dati Personali. Queste comprendono controlli di accesso, cifratura dei dati a riposo e durante la trasmissione su reti pubbliche, registrazione degli eventi di sicurezza, gestione delle vulnerabilità, backup e procedure di risposta agli incidenti. L'accesso è limitato a personale e fornitori autorizzati che ne abbiano bisogno per finalità consentite e siano soggetti a obblighi di riservatezza.

6.2 Possediamo una certificazione ISO/IEC 27001 che copre Talentpilot. Quando trattiamo Dati Personali per conto di un Cliente, i nostri obblighi di sicurezza sono ulteriormente descritti nel DPA applicabile.

6.3 Mantenga riservate le credenziali del suo account. Nessun sistema o metodo di trasmissione o conservazione dei dati è completamente sicuro.

6.4 Se veniamo a conoscenza di una violazione dei Dati Personali che riguarda dati trattati per conto di un Cliente, informiamo quel Cliente senza ingiustificato ritardo ed entro 48 ore, conformemente al DPA applicabile.

Quando agiamo come titolari del trattamento, notifichiamo la violazione all'autorità di controllo competente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, salvo che sia improbabile che la violazione presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone. Se è probabile che la violazione presenti un rischio elevato per le persone interessate, informiamo anche queste senza ingiustificato ritardo, fatte salve le eccezioni previste dall'articolo 34 GDPR.

7. I suoi diritti

7.1 Alle condizioni previste dalla normativa applicabile sulla protezione dei dati, ha il diritto di:

• Accedere ai propri Dati Personali e riceverne una copia e informazioni sul loro trattamento.
• Rettificare Dati Personali inesatti e integrare quelli incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei propri Dati Personali o la limitazione del trattamento.
• Opporsi al trattamento basato su legittimi interessi o su un compito di interesse pubblico per motivi connessi alla propria situazione particolare, e opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto.
• Ricevere i Dati Personali forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico quando il trattamento è automatizzato e basato sul consenso o su un contratto con lei, e ottenerne il trasferimento diretto a un altro titolare ove tecnicamente possibile.
• Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
• Esercitare i diritti relativi alle decisioni automatizzate descritti nella clausola 3.7.

Le richieste sono generalmente gratuite. Se una richiesta è manifestamente infondata o eccessiva, possiamo addebitare un contributo ragionevole o rifiutare di darvi seguito, nei limiti consentiti dalla legge applicabile.

7.2 Per esercitare i suoi diritti o porre domande sul nostro trattamento dei Dati Personali, contatti dpo@talentpilot.com.

Quando agiamo come titolari del trattamento, rispondiamo senza ingiustificato ritardo ed entro un mese dal ricevimento della richiesta. Ove necessario per la complessità o il numero delle richieste, possiamo prorogare il termine fino a ulteriori due mesi, spiegando la proroga entro il primo mese. Se abbiamo ragionevoli dubbi sulla sua identità, possiamo richiedere le informazioni necessarie per verificarla.

Quando trattiamo dati per conto di un Cliente, inoltriamo senza ingiustificato ritardo al Cliente le richieste relative a tali dati e assistiamo il titolare pertinente ai sensi del DPA applicabile.

7.3 Può proporre reclamo a qualsiasi autorità di controllo competente.

8. Sondaggi e testimonianze

8.1 La partecipazione ai nostri sondaggi sulla sua esperienza dei Servizi è volontaria. Utilizziamo le risposte e gli eventuali recapiti o dettagli professionali che sceglie di fornire per comprendere la soddisfazione degli utenti e migliorare i Servizi, sulla base del nostro legittimo interesse a ottenere feedback, salvo che prevalgano i suoi diritti e interessi. Inviamo i risultati dei sondaggi soltanto su sua richiesta.

8.2 Possiamo pubblicare testimonianze o citazioni che condivide tramite i nostri sondaggi. Può richiederne la correzione o la rimozione contattando hello@talentpilot.com.

9. Disposizioni finali

9.1 I nostri Servizi possono contenere collegamenti a siti web di terzi. La invitiamo a consultarne le informative sulla privacy prima di fornire Dati Personali attraverso tali siti.

9.2 Le persone che si registrano per uso personale devono avere almeno 18 anni. Quando trattiamo Dati Personali di minori per conto di un Cliente, tale trattamento segue il DPA applicabile e la normativa sulla protezione dei dati. Se ha dubbi o preoccupazioni riguardo ai Dati Personali di un minore, contatti dpo@talentpilot.com.

9.3 Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy per riflettere modifiche ai Servizi, alle nostre prassi o ai requisiti di legge. Pubblicheremo la versione aggiornata con la data di efficacia e comunicheremo le modifiche sostanziali per email o con altro mezzo appropriato prima che entrino in vigore.

9.4 Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa sulla privacy o sulle nostre prassi in materia, ci contatti per email all'indirizzo dpo@talentpilot.com.

9.5 In caso di differenze tra le versioni linguistiche della presente Informativa sulla privacy, prevale la versione in lingua inglese.