Politika zasebnosti Talentpilot

1. Uvodne določbe

1.1 To Politiko zasebnosti izdaja explore & beyond s.r.o., s sedežem na naslovu Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praga 1, Češka republika, identifikacijska številka 09525602, vpisana v poslovni register pri Mestnem sodišču v Pragi pod št. C 337604 (tudi »mi«, »nas« ali »naš«). Vse naše izdelke, storitve, spletna mesta in aplikacije, zlasti, vendar ne izključno, naš izdelek »Talentpilot«, v tej Politiki zasebnosti skupaj imenujemo »Storitve«.

1.2 Spoštujemo potrebo po zasebnosti in varstvu osebnih informacij, med drugim vseh osebnih podatkov.

Za namene te Politike zasebnosti osebni podatki pomenijo katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot so ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, značilnih za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (»Osebni podatki«).

1.3 Osebne podatke vedno obdelujemo v skladu s to Politiko zasebnosti in veljavnimi predpisi, kot je Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (»GDPR«).

1.4 Ta Politika zasebnosti pojasnjuje, kako zbiramo, uporabljamo in varujemo Osebne podatke ter katere pravice imate.

1.5 Kot upravljavec delujemo, kadar določamo namene in bistvena sredstva obdelave Osebnih podatkov, med drugim za lastno spletno mesto in poslovno administracijo ter, kjer je ustrezno, za neposredne Storitve za osebno uporabo. Kadar Osebne podatke obdelujemo v imenu naročnika, ki uporablja Storitve (»Naročnik«), delujemo kot obdelovalec ali podobdelovalec na podlagi dokumentiranih navodil in veljavne pogodbe o obdelavi podatkov. To obdelavo pojasnjuje obvestilo o zasebnosti ustreznega upravljavca.

2. Kategorije Osebnih podatkov

2.1 Glede na uporabljene Storitve in vaše stike z nami lahko obdelujemo:

• Identifikacijske, kontaktne podatke in podatke o računu, vključno z imeni, kontaktnimi podatki, identifikatorji računov ter evidencami obračunavanja in transakcij.
• Poklicne in organizacijske podatke, vključno z življenjepisi, izobrazbo, zaposlitveno zgodovino, kvalifikacijami, vlogami in odnosi v skupinah.
• Podatke o spretnostih in ocenjevanju, vključno s kompetencami, preferencami, motivacijo, odgovori in rezultati osebnostnih ocen, ocen delovne kulture in drugih ocen.
• Vsebino in komunikacijo, vključno z naloženimi dokumenti, sporočili, pozivi, slikami, prepisi ter zvočnimi ali videoposnetki, kadar se uporablja ustrezna funkcija.
• Podatke o razvoju in coachingu, vključno s cilji, pogovori, povratnimi informacijami, načrti in napredkom.
• Ustvarjene rezultate in podatke o delovnih procesih, vključno s povzetki, ocenami, razvrstitvami, priporočili, ujemanji z vlogami, stanjem prijav in dejanji, izvedenimi prek Storitev.
• Tehnične podatke in podatke o uporabi, vključno z naslovi IP, podatki o napravah in brskalnikih, identifikatorji sej, dnevniki dostopa in evidencami dejavnosti.

2.2 Te kategorije vključujejo informacije, ki jih posredujete vi ali Naročnik, ki so vsebovane v naloženih gradivih ali ocenah tretjih oseb oziroma nastanejo prek Storitev. Takšna gradiva in rezultati lahko vsebujejo ali razkrivajo tudi občutljive Osebne podatke, kot so zdravstveni podatki, ali podatke o kazenskih obsodbah in prekrških.

3. Nameni obdelave in hramba Osebnih podatkov

3.1 Osebne podatke pridobivamo, zbiramo in obdelujemo, kadar:

• vnesete Osebne podatke v naše Storitve (na primer vnašate informacije v obrazce, naložite življenjepis itd.)
• vaše Osebne podatke prejmemo od Naročnika, ki deluje kot upravljavec vaših osebnih podatkov (v tem primeru smo obdelovalec Osebnih podatkov) ali kot obdelovalec (v tem primeru smo podobdelovalec Osebnih podatkov)

3.2 Kadar delujemo kot upravljavec, Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• Zagotavljanje Storitev, ki jih zahtevate, vključno z osebnim coachingom, ter upravljanje vašega računa, podpore in plačil, kadar je to potrebno za izvajanje naše pogodbe z vami ali ukrepanje na vašo zahtevo pred njeno sklenitvijo.
• Upravljanje poslovnih odnosov, odgovarjanje na poizvedbe ter ohranjanje varnosti in zanesljivosti naših Storitev na podlagi naših zakonitih interesov za izvajanje in zaščito poslovanja, razen če nad temi interesi prevladajo vaše pravice in interesi.
• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti, vključno z veljavnimi računovodskimi in davčnimi zahtevami.
• Uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov na podlagi našega zakonitega interesa za zaščito svojih pravic.

Kadar obdelava zahteva privolitev, pojasnimo ustrezni namen in privolitev pridobimo ločeno.

3.3 Z vašo privolitvijo lahko vaš profil kandidata hranimo za obveščanje o podobnih zaposlitvenih priložnostih v okviru te privolitve največ tri leta od dneva, ko jo podate. Privolitev lahko kadar koli prekličete; nato bomo vaše podatke prenehali uporabljati za ta namen.

3.4 Za preverjanje spoštovanja pogojev uporabe, tudi preverjanje goljufanja, lahko obdelujemo informacije za preverjanje, vključno z videoposnetki. Hranimo jih samo toliko časa, kolikor je potrebno za preverjanje, in največ tri mesece po zbiranju. Kadar delujemo kot upravljavec, se opiramo na zakoniti interes za zaščito integritete Storitev, razen če nad njim prevladajo vaše pravice in interesi.

3.5 Podatki Storitev se hranijo in brišejo po veljavni pogodbi in DPA, vključno z njunimi določbami o prevzemu podatkov in brisanju varnostnih kopij. Zgoraj navedena obdobja ne podaljšujejo nobenega zgodnejšega roka za izbris po teh dokumentih ali veljavnem pravu. Evidence za lastno poslovno administracijo hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za ustrezni namen, vključno z veljavnimi računovodskimi zahtevami in zastaralnimi roki za pravne zahtevke.

3.6 Agente umetne inteligence in modele tretjih oseb uporabljamo za obdelavo Osebnih podatkov samo za zagotavljanje, podporo, vzdrževanje in varovanje Storitev, vključno z ustvarjanjem rezultatov in preverjanjem kakovosti Storitev, zagotovljenih vam ali Naročniku. Obdelava v imenu Naročnika sledi njegovim dokumentiranim navodilom in veljavnemu DPA.

Osebnih podatkov iz naloženih gradiv, pozivov, izhodnih rezultatov ali dnevnikov ne uporabljamo za učenje, fino prilagajanje ali ponovno učenje modelov, razen če je to ločeno pisno dogovorjeno z Naročnikom ali z vami pri neposrednih Storitvah za osebno uporabo in dovoljeno po veljavnem pravu. Od ponudnikov, ki te podatke obdelujejo za nas, zahtevamo spoštovanje enake omejitve. Za podatke iz API-jev Google Workspace veljajo dodatne omejitve iz točke 5.2.

3.7 Glede na uporabljene funkcije lahko Storitve analizirajo poklicne podatke, spretnosti, rezultate ocenjevanj in druge ustrezne vhodne podatke za ustvarjanje profilov, ocen, razvrstitev in priporočil. Ti lahko vplivajo na priložnosti za zaposlitev, razvoj in notranjo mobilnost.

Po GDPR je povsem avtomatizirana odločitev, ki ima pravne učinke ali drugače pomembno vpliva na vas, dovoljena samo, kadar je potrebna za sklenitev ali izvajanje pogodbe z vami, dovoljena z veljavnim pravom ali temelji na vaši izrecni privolitvi, ob zahtevanih zaščitnih ukrepih. Kjer je ustrezno, lahko zahtevate človekovo posredovanje, izrazite svoje stališče in izpodbijate odločitev.

Ustrezni upravljavec mora pojasniti postopek odločanja, njegove glavne dejavnike in verjetne posledice ter način uveljavljanja vaših pravic. Kadar delujemo kot upravljavec, te informacije zagotovimo in obravnavamo zahteve; kadar delujemo kot obdelovalec, ustreznemu upravljavcu pomagamo po DPA. Obrnete se lahko na nas na dpo@talentpilot.com.

3.8 Naše standardne Storitve ne zahtevajo posebnih vrst Osebnih podatkov, kot so zdravstveni podatki. Takšni podatki pa so lahko vsebovani v informacijah, ki jih Naročniki ali uporabniki posredujejo prek Storitev, ali razkriti v rezultatih, ustvarjenih iz njih. Takšne podatke ter podatke o kazenskih obsodbah in prekrških obdelujemo le, kot dopuščajo veljavni predpisi o varstvu podatkov, in kadar delujemo v imenu Naročnika, po veljavnem DPA.

4. Prenos Osebnih podatkov

4.1 Mi in naši ponudniki storitev lahko Osebne podatke obdelujemo zunaj vaše države. Kadar jih prenašamo zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP), tudi z oddaljenim dostopom iz držav zunaj EGP, se opiramo na veljaven sklep Evropske komisije o ustreznosti ali ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardna pogodbena določila Evropske komisije, z vsemi zahtevanimi ocenami prenosa in dopolnilnimi ukrepi.

Za Osebne podatke, obdelovane v imenu Naročnika, prenosi in dostop iz držav zunaj EGP zahtevajo tudi predhodno pisno odobritev, določeno v veljavnem DPA.

Informacije o teh prenosih in kopijo veljavnih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na dpo@talentpilot.com.

5. Razkritje Osebnih podatkov

5.1 Kadar je to potrebno za namene, opisane v tej Politiki zasebnosti, lahko Osebne podatke razkrijemo:

• Ustreznemu Naročniku in njegovim pooblaščenim uporabnikom, kadar sodelujete v zaposlitvenih ali drugih organizacijskih procesih tega Naročnika, ob upoštevanju veljavnih dovoljenj za dostop.
• Ponudnikom storitev, ki podpirajo gostovanje, obdelavo z umetno inteligenco, komunikacijo, podporo strankam, analitiko, varnost in obdelavo plačil.
• Strokovnim svetovalcem, sodiščem, regulatorjem in drugim organom, kadar je to potrebno za strokovno svetovanje, skladnost s pravom, pravne zahtevke ali zaščito varnosti Storitev.
• Udeležencem in svetovalcem pri predlagani ali zaključeni združitvi, prevzemu ali prodaji našega poslovanja, ob ustreznih zaščitnih ukrepih za zaupnost.

Za Osebne podatke, obdelovane v imenu Naročnika, za razkritja še naprej velja ustrezni DPA. Naš register podobdelovalcev navaja ponudnike, vključene v to obdelavo; njihovo imenovanje in zamenjava potekata po DPA.

5.2 Podatki API-jev Google Workspace in storitve umetne inteligence

Če povežete svoj račun Google, podatke, pridobljene prek API-jev Google Workspace, vključno z izpeljanimi podatki, uporabljamo samo za zagotavljanje, podporo in varovanje uporabniških funkcij, ki jih omogočite, kot so načrtovanje razgovorov, komunikacija s kandidati in povzemanje. Obdelava v imenu Naročnika še naprej sledi njegovim dokumentiranim navodilom in veljavnemu DPA.

Za to integracijo uporabljamo Google Cloud Vertex AI / Gemini kot upravljano storitev umetne inteligence. Zanjo ne uporabljamo lastnega interno razvitega, samostojno gostovanega ali nepovezanega modela. Teh podatkov ne prodajamo, ne uporabljamo za oglaševanje in jih ne uporabljamo niti ponudnikom ne dovoljujemo njihove uporabe za učenje, fino prilagajanje ali ponovno učenje modelov umetne inteligence za splošne namene ali strojnega učenja.

Naša uporaba in deljenje teh podatkov sta skladna s Pravilnikom o uporabniških podatkih za storitve Google API in Pravilnikom o uporabniških podatkih in za razvijalce Google Workspace, vključno z njunimi zahtevami glede omejene uporabe. Človeški dostop in prenosi so omejeni na primere, ki jih dovoljujeta ta pravilnika. Vsak prenos v okviru združitve, prevzema ali prodaje sredstev zahteva vašo predhodno izrecno privolitev.

Dostop lahko prekličete v dovoljenjih računa Google ali, kjer je na voljo, z odklopom integracije v Talentpilotu. Preklic dostopa ne izbriše samodejno že pridobljenih podatkov; hrambo in izbris ureja razdelek 3.

6. Varnost

6.1 Vzdržujemo tehnične in organizacijske ukrepe, primerne tveganjem obdelave Osebnih podatkov. Ti vključujejo nadzor dostopa, šifriranje med hrambo in prenosom po javnih omrežjih, varnostno beleženje, upravljanje ranljivosti, varnostne kopije in postopke odzivanja na incidente. Dostop je omejen na pooblaščeno osebje in ponudnike, ki ga potrebujejo za dovoljene namene in jih zavezuje zaupnost.

6.2 Imamo certifikat ISO/IEC 27001, ki zajema Talentpilot. Kadar Osebne podatke obdelujemo v imenu Naročnika, so naše varnostne obveznosti podrobneje opisane v veljavnem DPA.

6.3 Prijavne podatke za račun hranite zaupno. Noben sistem ali način prenosa oziroma shranjevanja podatkov ni popolnoma varen.

6.4 Če izvemo za kršitev varstva Osebnih podatkov, ki vpliva na podatke, obdelovane v imenu Naročnika, ga obvestimo brez nepotrebnega odlašanja in v 48 urah v skladu z veljavnim DPA.

Kadar delujemo kot upravljavec, pristojni nadzorni organ obvestimo brez nepotrebnega odlašanja in, kadar je izvedljivo, v 72 urah po seznanitvi, razen če je malo verjetno, da bi kršitev povzročila tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Če je verjetno, da bi kršitev povzročila veliko tveganje za prizadete posameznike, brez nepotrebnega odlašanja obvestimo tudi njih, ob upoštevanju izjem iz člena 34 GDPR.

7. Vaše pravice

7.1 Ob upoštevanju pogojev po veljavnem pravu varstva podatkov imate pravico:

• Dostopati do svojih Osebnih podatkov ter prejeti njihovo kopijo in informacije o obdelavi.
• Popraviti netočne Osebne podatke in dopolniti nepopolne podatke.
• Zahtevati izbris svojih Osebnih podatkov ali omejitev obdelave.
• Ugovarjati obdelavi na podlagi zakonitih interesov ali naloge v javnem interesu iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ter kadar koli ugovarjati neposrednemu trženju.
• Prejeti Osebne podatke, ki ste jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, kadar je obdelava avtomatizirana in temelji na privolitvi ali pogodbi z vami, ter doseči njihov neposreden prenos drugemu upravljavcu, kadar je to tehnično izvedljivo.
• Kadar koli preklicati privolitev, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.
• Uveljavljati pravice glede avtomatiziranih odločitev, opisane v točki 3.7.

Zahteve so praviloma brezplačne. Kadar je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, lahko zaračunamo razumno pristojbino ali zavrnemo ukrepanje, kot dopušča veljavno pravo.

7.2 Za uveljavljanje pravic ali vprašanja o naši obdelavi Osebnih podatkov se obrnite na dpo@talentpilot.com.

Kadar delujemo kot upravljavec, odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja in v enem mesecu po prejemu vaše zahteve. Kadar je to potrebno zaradi zapletenosti ali števila zahtev, lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca, pri čemer podaljšanje pojasnimo v prvem mesecu. Če razumno dvomimo o vaši identiteti, lahko zahtevamo informacije, potrebne za njeno preverjanje.

Kadar podatke obdelujemo v imenu Naročnika, mu zahteve glede teh podatkov posredujemo brez nepotrebnega odlašanja in ustreznemu upravljavcu pomagamo po veljavnem DPA.

7.3 Pritožbo lahko vložite pri katerem koli pristojnem nadzornem organu.

8. Ankete in izjave uporabnikov

8.1 Sodelovanje v naših anketah o izkušnjah s Storitvami je prostovoljno. Odgovore in kontaktne ali poklicne podatke, ki jih po lastni izbiri posredujete, uporabljamo za razumevanje zadovoljstva uporabnikov in izboljšanje Storitev na podlagi našega zakonitega interesa za pridobivanje povratnih informacij, razen če nad njim prevladajo vaše pravice in interesi. Rezultate anket vam pošljemo samo, če jih zahtevate.

8.2 Izjave ali navedke, ki jih posredujete prek naših anket, lahko objavimo. Popravek ali odstranitev lahko zahtevate na hello@talentpilot.com.

9. Končne določbe

9.1 Naše Storitve lahko vsebujejo povezave do spletnih mest tretjih oseb. Pred posredovanjem Osebnih podatkov prek teh mest preberite njihove politike zasebnosti.

9.2 Posamezniki, ki se registrirajo za osebno uporabo, morajo biti stari najmanj 18 let. Kadar v imenu Naročnika obdelujemo Osebne podatke o mladoletnikih, obdelava poteka po veljavnem DPA in predpisih o varstvu podatkov. Če imate pomisleke glede Osebnih podatkov mladoletnika, se obrnite na dpo@talentpilot.com.

9.3 To Politiko zasebnosti lahko posodobimo zaradi sprememb naših Storitev, praks ali pravnih zahtev. Objavili bomo posodobljeno različico z datumom začetka veljavnosti in vas o bistvenih spremembah obvestili po e-pošti ali na drug primeren način, preden začnejo veljati.

9.4 Če imate vprašanja o tej Politiki zasebnosti ali naših praksah varstva zasebnosti, nam pišite na dpo@talentpilot.com.

9.5 V primeru razlik med jezikovnimi različicami te Politike zasebnosti prevlada angleška različica.